1.本公司對物料的驗收及入庫均依本辦法作業。
2.待收料。
物料管理收料人員在接到採購部門轉來已覈准的“採購單”時，按供應商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔，並於交貨前安排存放的庫位以利收料作業。
3.收料。
(1)內購收料。
①材料進廠後，收料人員必須依“採購單”的內容，覈對供應商送來的物料名稱、規格、數量和送貨單及發票並清點數量無誤後，將到貨日期及實收數量填記於“請購單”，辦理收料。
②如發覺所送來的材料與“採購單”上所覈准的內容不符時，應及時通知採購部門處理，並通知主管，原則上非“採購單”上所覈准的材料不予接受，如採購部門要求收下該批材料時，收料人員應告知主管，並於單據上註明實際收料狀況，並會籤採購部門。
(2)外購收料。
①材料進廠後，物料管理收料人員應立即會同檢驗單位依“裝箱單”及“採購單”開櫃(箱)覈對材料名稱、規格並清點數量，並將到貨日期及實收數量填於“採購單”。
②開櫃(箱)後，如發現所裝載的`材料與“裝箱單”或“採購單”所記載的內容不符時，通知辦理進口人員及採購部門處理。
③如發現所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮……等異常情況時，經初步計算損失將超過5 000元以上者(含)，收料人員應及時通知採購人員聯絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，並儘可能維持異常狀態以利公證作業，如未超過5 000元者，則依實際的數量辦理收料，並於“採購單”上註明損失數量及情況。
④對於由公證或代理商確認後，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管覈實後，送會計部門及採購部門督促辦理。
4.材料待驗。
進廠待驗的材料，必須於物品的外包裝上貼上材料標籤並詳細註明料號、品名規格、數量及入廠日期，且與已檢驗的材料分開儲存，並規劃“待驗區”以作爲區分，收料後，收料人員應將每日所收料品彙總填入“進貨日報表”以作爲入賬銷單的依據。
5.超交處理。
交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量在3%(含)以下，由物料管理部門在收料時，在備註欄註明超交數量，經請購部門主管(如科長)同意後，方能收料，並通知採購人員。
6.短交處理。
交貨數量未達訂購數量時，以補足爲原則，但經請購部門主管(如科長)同意，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知採購部門聯絡供應商處理。
7.急用品收料。
緊急材料於廠商交貨時，若物料管理部門尚未收到“請購單”時，收料人員應先詢問採購部門，確認無誤後，方可依收料作業辦理。
8.材料驗收規範。
爲利於材料檢驗收料的作業，質量管理部門應就材料重要性及特性等適時通知使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規範”，呈總經理覈准後公佈實施，以作爲採購及驗收的依據。
9.材料檢驗結果的處理。
(1)檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格檢籤，以示區別，物料管理人員再將合格品入庫定位。
(2)不合驗收標準的材料，檢驗人員在物品包裝上貼不合格的標籤，並於“材料檢驗報告表”上註明不合格原因，經主管作出處理對策並轉採購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理部門辦理退貨。
10.退貨作業。
對於檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”並檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管籤認後，將異常材料出廠。
11.實施與修正。
本辦法呈總經理覈准後實施，修訂時亦同。
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