1.“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關於邀請出席×X活動的函”。
2.被邀請者的姓名應寫全，不應寫綽號或別名。在兩個姓名之間應該寫上“暨”或“和”，不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發布的邀請函，由於對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啓者”統稱。
3.嚴格遵守寫作格式，稱謂、邀請事由、具體內容、活動時間、活動地點、相關事宜、聯繫方式、落款等是必不可少的'部分，不能丟漏信息。
4.邀請事項務必周詳，使邀請對象可以有準備而來，也會使活動舉辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。
5.邀請函須提前發送，使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統籌安排。
總之，禮儀活動邀請函屬於社會生活使用文書，具有社會公關及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用，要寫得簡明得體，準確文雅。