1.注意批請函與請示的區別,向有隸屬關係的上級機關請求指示,批准事項用請示,而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項,則用請批函.主管機關答覆請求審批事項,用審批函.
2.開門見山,直奔主題.無論去函還是覆函,都不要轉彎抹角,切忌空話,套話和發空泛的議論.
3.一文一函,簡潔明瞭.
4.語言要規範得體,並體現函的.用語特色.發函要使用平和,禮貌,誠懇的語言,對主管機關要尊重,謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善.切忌使用生硬,命令性的語言.覆函,則態度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統,猶豫不定.