一年前，某機械廠爲開發新產品、提高競爭力，來到某名牌大學招聘，與應屆畢業生小周（非滬籍）簽訂了勞動合同。爲此，廠方向小周所在高校支付了3000元的教育資助費，並將小周的戶口落入該廠集體戶。雙方在勞動合同中約定：小周必須爲企業服務5年，如果小周提前解除勞動合同，應賠償違約金 20000元和教育資助費3000元。
半年後，小周提出辭職。機械廠批准了小周的辭職，但要求小周按約定支付違約金和教育資助費。結果小周沒有支付違約金，機械廠也沒有爲小周辦理退工手續，並且扣留了他的人事檔案。
又過了三個月，小周提起勞動爭議仲裁，要求機械廠辦理退工手續，轉移人事檔案。廠方則提起反訴，要求小周賠償違約金和教育資助費。
勞動爭議仲裁委員會認爲，小周提出辭職後，廠方既予批准，即應及時爲小周辦理退工手續。機械廠不爲小周辦理退工手續，確有過錯，應當改正。小周因個人原因提出辭職，違反了雙方的合同約定，理應承擔違約責任，按約定支付違約金。但是，遺憾的是，機械廠沒有在小周拒付違約金後的六十日內提起勞動爭議仲裁，放棄了主張自己權利的機會。由於已經超過了仲裁時效期，機械廠的請求不予支持。
爲什麼同樣過了三個月，小周的主張能夠得到仲裁部門的支持，而機械廠的反訴卻被拒絕？因爲按時辦理退工手續，是用人單位在與勞動者解除勞動關係後的法定義務。勞動合同是一種特殊的合同，從某種意義上講，它體現的是一種人身關係。勞動合同終止後，雙方仍應遵循誠實信用原則，履行通知、協助、保密等義務。用人單位不開具退工單，不辦理退工手續，勞動者就無法與其他用人單位建立正常規範的勞動關係，這是一種侵犯勞動者就業權的違法行爲，應當予以制止。機械廠的.反訴則不同，它體現的是一種財產關係，在法律上一般受到時效期限的制約。同理，如果不是受時效影響，機械廠還應承擔民事賠償責任，賠償小周由於延遲退工造成的相應損失。
目前，辭職者一走了之，以逃避支付違約金的現象時有發生。對此，用人單位完全可以通過法律渠道主張權利並獲得支持。但是一些用人單位認爲拒絕退工、扣留檔案是唯一對抗個人違約的辦法，實際上既妨礙了員工正當的就業權利，也會使自己的合法權利遭受損失。以上機械廠的教訓再次提醒大家：這種以侵權行爲對抗違約行爲的做法並不可取。
最近，依據國家勞動和社會保障部《勞動力市場管理規定》和《上海市勞動合同條例》，上海市勞動和社會保障局在《關於改進本市單位辦理招退工登記備案手續的意見》中重申：用人單位與勞動者終止或解除勞動（工作）關係後（含標準勞動關係和特殊勞動關係），應在7日內向職業介紹所辦妥退工登記備案手續。用人單位使用勞動者爲全日制職工的（指標準勞動關係），在辦理招工或退工登記備案手續後，必須按國家和本市檔案管理的有關規定，負責做好勞動者的人事檔案的調集、保管、轉移等工作。
用人單位辦理退工手續時，應填寫一式四聯的《上海市單位退工證明》，並蓋章。其中第三聯交被退勞動者本人。此外，用人單位也可向職業介紹所申請，直接在上海勞動保障服務網上辦理勞動者的招工或退工登記備案手續。必須強調的是，網上辦理退工登記手續時，仍應按規定填寫《上海市單位退工證明》。
如果勞動者發現用人單位沒有按照以上規定及時地辦理退工手續、轉移人事檔案，可以向勞動監察部門舉報，也可提起勞動爭議仲裁。同時，勞動者也要珍惜自己的職業信用，履行對用人單位應盡義務。這樣，才能維護勞動力市場的正常秩序。