【摘要】目的：從根本上提升檔案的管理水平，確保檔案材料的嚴肅性完整性。方法：建立檔案管理工作標準化，實施規範的檔案工作流程；建立現代信息化載體檔案管理責任追溯制度，完善技術平臺建設，確保歸檔齊全、無塗改、流失、造假等問題。釐清管理人員責任和權力清單，建立科學有效的監督、制約、協調機制依法管理檔案，依法追溯責任。結論：檔案管理責任追溯制度建設的必要性與可行性。
【關鍵詞】檔案管理；責任追溯制；建設必要性
一、指導思想
“十三五”時期是全面建成小康社會的關鍵時期，也是深化改革開放、加快轉變經濟發展方式的攻堅時期，由此，檔案工作有了新的更高要求。準確把握新形勢要求，深入總結檔案管理存在的問題，探討建立檔案追溯體系，是發揮檔案主管部門職能，強化檔案利用，加快檔案信息化建設管理的迫切需要。建立健全檔案追溯制度是全面落實《檔案法》的重要環節，通過檔案追溯體系建設，強化檔案工作者的檔案意識和主體責任，從基層檔案室（館）等源頭把好檔案質量關，從根本上提升檔案管理和督導水平，確保檔案無塗改、丟失、造假等問題。
二、檔案追溯制度建設的研究內容
檔案管理責任追溯制度是指在檔案室與檔案館業務管理、檔案監督指導、檔案執法三個層面中確保管理、記錄的準確性、完整性、規範性。簡言之，就是對檔案機構、檔案人員的一切檔案管理行爲及後果都必須和能夠追溯責任的制度。主要分：檔案管理責任追溯體系建設的必要性與可行性；檔案管理責任追溯制度的建立；檔案管理責任追溯的平臺建設；實現檔案管理責任追溯體系建設的保障和應用四個模塊進行研究。
三、檔案管理責任追溯制度建設的現狀及問題
（一）檔案基礎管理記錄不全。目前，仍有立檔單位存在多年檔案未整理或整理後沒有安全保管，未按規定要求移交進館，綜合檔案館庫容量飽和未能及時接收等現象，這些現象都有可能造成檔案資源的流失。還有每年各立檔單位檔案登記數量只有監督指導處室掌握，本級檔案館沒能及時瞭解，有可能造成檔案移交時與原登記數量不符。加之基層檔案人員變動頻繁，人員變動中檔案移交不到位，也可能導致檔案遺失。而檔案管理頂層設計滯後，問題多年後纔會顯現，因爲沒有相關的管理記錄，因此也沒法對相關人員追究相應的問責措施。
（二）檔案監督管理無相關記錄。各級檔案行政管理部門以及相關主管部門到單位監督指導時對涉及檔案的行爲活動依法進行監督管理及相應責任提出規定要求沒有記錄，單位對監督指導時提出的問題有無整改也沒有相關憑證，事後執法檢查問責時，由於責任不清晰明確，執法時很難追究，檔案工作監管制度不夠健全完善。監督指導工作不規範，法律法規賦予的有些權利沒有很好履行，結果往往在不同程度上造成監督指導工作自身的“軟弱性”和不確定性。比如：監督指導人員有沒有去單位指導？有沒有根據國家標準指出對方單位需要整改的.問題？指導後單位有沒有進行整改？監督指導人員有沒有跟蹤落實？有些監督指導人員責任心不強，沒有認真履行監督指導職責，領導也無從知道。
（三）館藏檔案資源缺失。一是檔案室與檔案館銜接不順暢。按《福建省檔案管理條例》規定，檔案室每年應向檔案行政管理部門報送檔案登記表和電子檔案目錄，而依據《檔案法》，中央一級、省級和設區的市級機關單位的檔案，自形成之日起20年內向同級國家檔案館移交，這就可能存在移交時檔案實體的數量和當初檔案登記的數量不符，電子檔案目錄也可能存在不相符現象，而基層檔案館工作人員少，無法抽出人力進行覈實。二是檔案形成與管理的責任人沒有明確，檔案的形成範圍在各單位、各項目、各類業務活動中，僅依靠檔案部門與檔案人員很難保證檔案資源完整齊全。（四）社會普遍存在檔案意識不強，單位檔案責任不明。建立檔案管理責任制度是必要的，這個必要性在可追溯體系所遵循的“問題—源頭—責任”這一邏輯中，主要解決“源頭”的問題。只有建立了檔案管理責任追溯制度，才能在發現問題後，更快速更確切地查出問題的源頭，使之有跡可循，有據可查。
四、建立責任追溯體系方法
建立檔案管理責任追溯制度完善了檔案事業管理鏈。
（一）實現事故發生時倒查問責，方便“溯源”。在我國當前的檔案管理過程中，監管記錄這一方面始終是空白的，所以當管理事故真正發生時，就很難釐清導致事故發生的原因，也就難以實現倒查問責。檔案管理責任追溯制度的建立，將會填補這一空白。事故發生之後，可以在監督指導的臺賬裏提取相關信息，可以倒查產生問題的原因，具體操作的人員及操作方法，本着“誰管理，誰負責”的原則，實現事故的倒查問責，解決事故發生後“溯源”的問題。
（二）減少事故發生後的損失，實現“召回”。召回指通過命令或溝通的手段讓作用對象返回作用主體身邊的行爲過程。通常人們理解的“召回”多數在指生產商對於有缺陷或有質量問題的商品，無償提供處理或收回的制度。狹義的理解通常在實物的基礎上，通過“召回”以降低產品危害，提高產品售後服務，減少企業損失。本文所指“召回”是在檔案管理過程中，可能出現的管理質量、技術等方面的缺陷，從而進行“召回”。衆所周知，檔案是不可再生資源，檔案這一“產品”一旦遭受損壞等，其後果都是不可逆的。隨着大環境日新月異的變化，新時代的檔案監督指導需要不斷地完善和創新管理方法。在此所言之“事故”和“召回”，指在新形勢下完善和創新的管理模式裏，須備有“預案”，一旦某種方法對檔案本身，或者檔案管理上會造成損害，當即進行“召回”，即技術或方法上的修復與更正。新時期的檔案，尤其是電子檔案的增多，對檔案管理要求越發提高，管理手段需要與時俱進。而檔案管理責任追溯制度的建立，可以迅速瞭解新措施、新方法在各全宗單位檔案管理中的運用情況，一旦出現任何異常，都便於第一時間做出“召回”措施，及時進行補救。
（三）降低檔案管理事故發生的概率，形成“約束”。制度是要求共同遵守的辦事規程或行動準則，使各項工作按計劃按要求達到預計的目標。建立檔案管理責任追溯制度，不僅是規範檔案管理操作過程的依據，同時也是對監督指導部門人員、檔案管理人員行爲的約束。往往在管理事故發生過程中，人爲因素是誘發事故的一大原因。建立檔案管理責任追溯制度，是進一步完善檔案管理建設依據，是完善檔案管理鏈上重要的一個環節。它以制度形式約束和規範檔案管理操作行爲，包括檔案管理、監督、指導、執法等行爲。只有共同約束指導與被指導人員，才能真正形成約束力，有效發揮制約作用，降低管理事故發生的概率。
五、建立責任追溯的必要性和可行性
可行性。建立檔案管理責任追溯制度，是基於理論基礎和物質基礎都成熟的基礎上，其可行性可從兩個方面來看。
1.技術可行性。
技術可行性即指建立檔案管理責任追溯制度所需的技術性條件的成熟度和現實性具備可操作性。檔案管理責任追溯制度是檔案工作管理過程的操作規範，無須特別前沿或先進的技術或設備，只需通過對監督指導人員及檔案管理人員進行操作規範培訓，熟練掌握檔案管理操作即可，故不存在技術性難題，在日常檔案管理工作中即可滿足需要。隨着新時期檔案管理水平進一步提升，逐步將以現代化管理技術代替傳統管理技術，這是新形勢下檔案工作的需要。檔案管理責任追溯制度也是配合了時代的發展的步伐，順應檔案事業發展的必然。
2.組織可行性。
組織可行性主要要求制定合理的實施進度計劃、設計合理的組織機構、選擇經驗豐富的管理人員、建立良好的協作關係，保證制度得以順利實施。建立檔案管理責任追溯制度，是檔案管理工作的一大進步。它協調了監督指導部門和全宗單位的關係，有效促進檔案管理規範化。指導人員和檔案管理人員按照統一標準進行規範操作，共同推進檔案管理工作的協調發展。故檔案管理責任追溯制度在組織可行性上體現出優勢。