檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的複雜系統工程，系統建設到階段，探討對系統的協調組織、加強管理和決策，是十分必要的。
加強對檔案信息自動化系統管理的目的在於開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件採用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，存在的，尋求解決的途徑。本文試從經常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規範化水平
目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規範化滯後和應用軟件多亂，這些都嚴重了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能並沒有充分發揮。筆者認爲對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的'觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啓示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規範，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規範本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規範化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關係。
二、自動化建設要着眼於提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的着眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，並通過加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭並進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是爲了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
三、有重點地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處於由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在於數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依託先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到羣體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考覈數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫羣，將使自動化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術路線
信息技術的飛速發展成爲當代技術革命的主要特徵。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機?工作站、服務器?性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷髮生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。