[摘 要]檔案管理在企業、事業單位以及高校的日常管理中是非常重要的內容，而檔案管理信息化建設可以更好地提高檔案管理的效率。本研究探討了檔案管理信息化建設的必要性，同時也闡述了幾點關於檔案管理信息化建設的認識問題。最後針對檔案管理信息化建設問題提出了幾個對策。
[關鍵詞]檔案管理;必要性;對策;信息化
檔案是企業、事業單位、高校或者其它單位進行日常管理的重要依據，對檔案進行科學的管理可以有效地提高單位日常管理的效率。然而，隨着檔案管理技術的不斷提升，檔案信息化管理得到了廣泛的應用，而且信息化管理在檔案管理中的應用取得很好的效果。但要不斷地完善檔案信息化管理還需加深對信息化管理的認識，從而可以採取有效的措施來完善檔案信息化管理。
一、檔案管理信息化建設的必要性
檔案信息化管理指的是用現代信息技術加強對檔案信息資源的收集、整理以及開發和利用。檔案信息化管理涉及了很多內容，其中包括檔案信息存儲數字化、檔案信息的標準化建設、檔案信息利用網絡化等，檔案信息化建設是一個同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。檔案信息化建設的必要性體現在以下幾個方面：第一，檔案信息化管理是實現資源共享的必要條件。當今社會，加快信息化建設的步伐不僅是加快經濟和社會全球化的需要，而且是實現檔案信息共享的需要。檔案管理信息化可以進一步促進資源的開發利用、保存和傳遞，促使資源共享的實現;第二，檔案管理信息化建設是檔案事業發展的快速通道。檔案事業是企業及其它單位發展的先決條件，在我國現代化建設中佔有重要的地位，檔案管理信息化建設是奠定檔案事業的關鍵環節。在檔案管理的新時期，檔案工作的內部和外部需求均發生了較大的變化，爲了順應檔案工作的變化就必須實現檔案管理信息化;第三，檔案管理信息化是實現高效率管理及節約資源的重要途徑。與傳統檔案管理相比，檔案信息化管理大大地提升了檔案管理的`效率，而且節約了很多資源[1]。
二、對檔案管理信息化建設的幾點認識
2.1檔案管理信息化與檔案資料數字化的區別
我國檔案管理相關文件指出信息化的核心內容是：信息化是一個以信息技術廣闊應用爲主導，信息資源爲核心，信息網絡爲基礎，信息人才爲依託，法規政策、標準爲保證綜合體系。同時可以將檔案管理信息化理解爲它建立在信息技術基礎上，同時以檔案信息資源建設爲核心以及依靠相關管理法規的一個綜合體系。但是我國關於打過了信息化的理論還沒有完全形成，在這種情況下有人就將檔案管理信息化理解爲檔案資料數字化，這最終導致了很多問題，比如說很多信息可能因爲格式、質量等問題不能成爲共享資源，這就造成了數據資源的浪費[2]。
2.2檔案管理信息化建設的效益問題
雖然檔案管理信息化建設不能帶來直接的經濟效益，但是它可以間接地帶來一定的經濟和社會效益。這主要體現在檔案管理信息化可以提高檔案管理效率，這就意外着它可以降低檔案管理的成本，而且隨着社會發展步伐的不斷加快，各種檔案資料也在不斷地增多，傳統的檔案管理根本滿足不了檔案管理的現實需求，這也就意味着檔案管理信息化可以提高社會效益。另外，檔案管理信息化還提高了檔案管理的質量，降低了人們查找檔案的差錯[2]。
三、檔案管理信息化建設的對策
3.1加強檔案信息資源整合力度
檔案資源建設是實現檔案資源共享的必要條件，同時也是促使檔案工作發揮自身優勢的關鍵。檔案資源也是分種類的，好的檔案資源屬於那種可以直觀反映社會生活和個體發展情況的。因此，對於檔案資源的整合是非常重要的，在檔案資源整合過程中應該做到統一領導和分級管理，只有這樣才能真正做到檔案資源的有效配置。另外，整理與組合是檔案資源整合的基本途徑，檔案整合、整理包括基礎性整理和研究性整理，具體又涉及了物理資源整合、應用系統整合以及數據資源整合。檔案資源整合的真正意義在於爲社會提供一個資源共享、行業協作以及提升原有資源價值[3]。
3.2增加資金投入，增設軟、硬件設施
檔案管理信息化建設離不開資金支持，因此國家必須加大對檔案管理信息化建設的資金投入。另外，檔案管理信息化建設還需要依靠軟件和硬件設施來實現，因此有關單位需要大力地提供技術支持，將現有的軟件、硬件投入到檔案管理信息化建設中，而且還要加強對新型檔案管理軟件及硬件的開發，爭取爲檔案管理信息化建設提供最大的技術支持。
3.3加強現代化管理人才隊伍建設
任何規劃、計劃都需要通過實際執行來實現，檔案管理信息化建設也亦如此，檔案管理信息化建設要依靠一支高素質現代化管理人才來實現，但是目前我國檔案管理人員還不具備可以勝任檔案管理信息化建設的能力，無論是能力還是學歷都無法滿足檔案管理信息化建設的需要。因此，想要做好檔案管理信息化建設就必須要擁有一支高素質的檔案管理人才隊伍，國家可以通過引進和培訓來建立這支高素質的人才隊伍[3]。
3.4制定我國檔案信息化發展規劃
任何事務要想得到了快速地發展，就需要做好發展規劃。所以檔案管理信息化建設也需要做好發展規劃，而目前我國還沒有制定一個完善的檔案管理信息化建設發展規劃，這對於檔案管理信息化建設是非常不利的。因此，檔案管理信息化建設管理部門應該儘早地做出一個合理的、科學的發展規劃，只有做出發展規劃接下來的檔案管理信息化建設纔能有章可循。這對於檔案管理信息化建設來說是非常關鍵的，相關單位一定要深刻地認識這個問題，同時及早地做出行動。
四、結語
總而言之，檔案管理的重要性已經不言而喻了，而且檔案管理信息化建設意義也很明瞭。因此，國家應該將注意力放在如何加快檔案管理信息化建設上，加深對檔案管理信息化建設的認識，同時採取各種積極有效的措施來促進檔案管理信息化建設。最終希望檔案管理信息化建設能夠給我國檔案管理工作開創一個美好的明天。
參考文獻：
[1]戴志強.國家檔案資源整合的涵義及其運作機制探討[J].檔案學通訊.2013(02)：8-10
[2]薛匡勇.論檔案資源建設[J].浙江檔案.2012(12)：12-14
[3]毛福民.在全國檔案工作服務機制創新座談會上的講話[J].中國檔案.2012(09)：17-19