摘要:內部控制管理作爲企業自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業管理工作中得到了廣泛的應用,並且發揮着越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執行四個層面,對如何通過建立和加強企業內部控制管理工作,來提高物資採購工作的管理水平進行了論述,並着重對採購工作的內部控制管理程序進行了說明,以供大家研討。
關鍵詞:物資採購;管理;控制
內部控制是現代企業管理的一項重點工作任務,是企業爲了提高經營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產安全完整、促進法律法規有效遵循、規避生產經營風險,由企業管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資採購環節又是企業實施內部控制管理工作的重點,因爲採購直接關係到生產的質量,關係到企業的成本和利潤,是企業實現低成本,高效益的重要環節。那麼,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高採購工作的管理水平呢?
筆者認爲,要通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高採購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求,即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執行有效是關鍵。只有做到這些,並結合各自企業實際,予以適當的完善和補充,才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業採購管理水平的目的。
一、正確認識,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的前提。
從企業管理層到具體的採購業務部門每一名工作人員對採購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要着眼於企業的科學發展,善於從宏觀層面審視採購內部控制管理工作,並納入重要的企業議事日程。採購業務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務於採購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業的一切決策,應統馭在完善的內部控制體系之下;企業的一切活動,都不能遊離於內部控制管理之外。這既是完善現代企業管理的要求,更是全面提升企業經營管理水平的需要。
二、制度保障,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的基礎。
建立完善的物資採購內部控制管理制度,既是滿足提高採購管理水平的需要,也是完善現代企業制度的需要,同時更是全面提升企業經營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規範和管理採購程序和標準,並開展定期的評價和維護,必將爲採購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵禦和控制經營風險、實現經營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業的經營活動全過程均處於受控狀態,確保採購業務工作有章可循,有法可依,促進採購工作的規範運轉。
三、程序合理,是加強內部控制管理,提高採購管理水平的重點。
內部控制管理工作其實質是強化企業的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的採購業務管控程序就是提高採購管理水平的重點。包括採購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、採購付款與往來覈對、採購業務的分析與考覈等管控節點。
(一)採購計劃、方案的編制與審定環節。這一環節可以使企業最大限度地控制採購預算,其一般管理控制程序爲採購部門根據企業生產經營需要,提出物資採購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存後由物資管理部門編制採購計劃,經財務管理部門審覈後報採購主管領導審定。採購部門根據採購計劃編制採購方案,採購方案應明確採購的原則、採購的渠道、供應商的選擇方式和範圍等內容。這一環節的管理控制重點是檢查採購方案是否經採購部門負責人審覈,是否明確採購物資的具體數量、質量要求、交貨期、採購方式等,相關審定是否符合權限。