摘要：現就電子檔案和紙質檔案的優缺點進行討論，並簡要分析組織機構代碼電子檔案的應用。
關鍵詞：組織機構代碼；電子檔案；紙質檔案
組織機構代碼是對中華人民共和國內依法註冊、依法登記的機關、企、事業單位、社會團體和民辦非企業單位頒發一個在全國範圍內唯一的、始終不變的代碼標識。
建立代碼統一標識制度的意義：對單位法人實行組織機構代碼和自然人實行社會保障號碼制度，是國家整個經濟和社會實現現代化管理的基本制度，儘快建立這一制度對建立社會主義市場經濟體制和推動社會進步具有十分重要的意義，且具有緊迫性。
隨着組織機構代碼的應用的擴展，組織機構的影響力也隨之擴大。許多應用組織機構代碼的企事業、機關單位要求組織機構代碼的信息。併爲了保證組織機構代碼的信息的準確，在有的時候還要用到紙質的檔案。
電子檔案是陰數字電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區別於一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示並使之在計算機網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字元、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子文件所採用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。
電子檔案的特點：
(1)信息的非人工識讀性；(2)信息存儲的高密度性；(3)信息與載體之間的可分離性；(4)多種信息媒體的'繼承性；(5)系統依賴性。
現在全國組織機構代碼管理中心與全國其它各分中心都已經將所有的紙質檔案掃描成電子檔案，並且已經將舊檔案已經掃描完畢。並且所有中心將每天新產生的新的紙質檔案掃描完畢，並且在五天之內上傳到國家電子檔案服務器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實現了有組織機構代碼就有電子檔案。同時由於電子檔案的特性，也彌補了紙質檔案的不足。
1 但由於紙質的檔案本身的原因，紙質檔案存在以下幾點不足
(1)紙質檔案由於本身材質的原因，容易破損不容易保存。
(2)紙質一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應用。
(3)紙質檔案無法做到備份。
(4)紙質檔案的存放也需要極大的存儲空間。
(5)雖然我們在紙質梢案存放時，已經按_一定的順序存放檔案，並且爲紙質檔案編排了目錄。但在查詢的過程中還是相當的費時費力。如果要多次查閱則更爲不方便。
2 紙質檔案不足彌補方法
(1)紙質檔案極易破損及污染，保存極爲不易。
由於電子檔案是將掃描儀將紙質檔案掃描後，以數字的形式存儲在計算機中，就不會產生破損和污染的現象。使我們的檔案保存更方便快捷。
(2)紙質檔案的唯一性，不易其它相關部門應用。
由於紙質檔案只有一份，無法實現原件複製。並在相關部門之間傳遞十分的不方便。由於電子檔案以數字的形式存儲在計算機中，這樣就以通過其它的存儲介質進行傳遞，也可以通過計算機利用互聯網進行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時間。
(3)紙質檔案無法做到備份。
紙質檔案的唯一性，無實現備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描後，存儲在其它存儲介質裏。這樣可以實現多種形式的備份和異地備份。
(4)紙質檔案的存放也需要極大的存儲空問。
由於紙質檔案本身就佔用一定的空間，隨着檔案的增加存儲空間也隨之增大。極不利於大量存儲。利用電子檔案就可以存儲在其它存儲介質上。隨着計算機技術的發展，存儲介質的密碼的增加，存儲介質的存儲能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲的空間。