一、問題的提出
實現會計電算化後面臨的一個重要問題是會計信息載體以磁性介質為主，紙介質為輔，而磁性介質上數據的修改無法象紙介質那樣留下可辯認的痕跡，以為日後審計等工作留下應有的線索。為解決這一問題，在會計軟件中設置了各種日誌文件：操作日誌、控制日誌、系統與程序修改日誌、數據資料使用日誌及業務日誌等。這幾種日誌文件的作用都是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作，來保證數據的安全性、真實性。但由於這幾種日誌文件的內容及作用方面存在着一定的交叉，因此，目前國內的會計軟件絕大多數只設計了操作日誌文件。
操作日誌是指對進入會計軟件中的所有操作進行跟蹤記錄，從而確保所有經授權或未經授權的接觸和修改活動都留有痕跡，以提高計算機系統的安全性。其內容應包括操作日期、進入時間、推出時間、操作內容等。
為了進一步實現內部控制，從而進一步提高會計信息的安全性，操作日誌包括機制操作日誌和手工操作日誌，前者是由會計軟件系統自動生成；後者則應由上機操作人員手工如實填寫。
在筆者參與計算機替代手工記帳的過程中，發現操作日誌並未發揮其應有的作用，究其原因，一方面是由於會計軟件自身的不足，使機制操作日誌存在缺陷；另一方面是用户對操作日誌重視不夠，集中表現在手工操作日誌的不健全。
二、機制操作日誌存在的問題及對策
1、機制操作日誌查詢權限問題
《會計電算化工作規範》要求操作日誌要由專人保存。目前軟件中機制操作日誌的查詢權限幾乎都沒有限制，在權限劃分內容中，很多軟件根本未考慮有關機制操作日誌權限的設置問題，任何人都可以查詢上機操作日誌，個別會計核算軟件、甚至個別ERP軟件中的操作日誌內容還可以進行修改，這完全背離了設置操作日誌的初衷。
筆者認為，機制操作日誌應當僅授權系統管理員、會計主管進行日常的查詢功能，只有系統管理員有權進行機制操作日誌的打印輸出、機外備份工作。這樣做的目的是為了確保機制操作日誌的安全性、完整性和真實性。
2、機制操作日誌記錄內容問題
操作日誌記錄的內容應包括操作人、進入時間、退出時間、操作執行的功能、操作狀態等。
考察機制操作日誌的內容方面存在的問題，總結有如下幾種：
（1）操作記錄內容不全面，有的軟件僅僅記錄操作人、操作時間，缺少操作執行的具體功能；
（2）操作時間記錄過粗，有的缺少年月日記錄，有的僅記錄到分，或只記錄有進入時間，而沒有退出時間；
（3）操作執行的功能記錄不夠具體，未能記錄到基本模塊；
（4）缺少軟件操作的狀態，如正常通過、或未有通過等。
分析出現的上述問題我們可以看到，記錄內容的不全面造成機制操作日誌可用價值不大，失去了存在的意義；操作時間記錄得過粗，使我們看到有些操作者在同一時間進入，又在同一時間退出的現象；操作執行的功能記錄不夠具體，一旦出現問題不便於核查問題；沒有操作狀態的記錄，容易引起誤解，以及日後查詢工作上的不便和其他一些工作不能很好的完成。例如，筆者所接觸的一家軟件，出現了下表所示的操作日誌記錄。
操作人姓名進入時間 退出時間操作內容…… …… …………
杜玫筠 99/03/1209：23：45 99/03/1209：26：12製作憑證
李傳茂 99/03/1510：13：49 99/03/1510：26：34製作憑證
李傳茂 99/03/1510：26：37 99/03/1510：27：02審核憑證
李傳茂 99/03/1510：27：09 99/03/1510：29：56製作憑證
……………………
從操作日誌的時間記錄中我們可以看到，李傳茂同志在製作完憑證後，即刻對憑證進行了審核工作，是否存在軟件允許自己審核本人制作的憑證呢？經過詢問我們瞭解到，李傳茂在試圖審核自己製作的憑證時未能通過。由此，我們看到操作日誌對操作內容做了如實地記錄，但是，由於記錄內容過於籠統，以致造成誤會。在此筆者認為操作執行功能的記錄應該具體基本功能，同時記錄操作執行的狀況。例如，製作憑證記錄到憑證編號，審核憑證記錄到所審核的記帳憑證編號等，執行功能通過與否，諸如此類的具體內容。這樣做的好處是便於落實責任，究查問題，真實全面的反映會計人員操作情況，也便於日後審計工作的順利進行。
3、機制操作日誌備份、打印問題
操作日誌的備份工作同樣未能引起重視，許多軟件的數據備份內容中並不包括機制操作日誌的備份，甚至一些軟件鑑於機制操作日誌文件過大，在月末結帳後自動進行刪除，或沒有提供機制操作日誌備份的功能。
筆者認為會計軟件的備份功能不僅包括會計數據的備份，而且還應當包括操作日誌的備份。當然，隨着軟件系統的.規模增大，尤其是網絡版軟件，操作日誌文件會隨着業務量的增大而變大，然而，當今硬件技術的飛速發展使得存儲容量不再成為問題，加之財務部門使用的機器要求專機專用，備份的保存工作應該説是完全能夠做得很好的。
同時，軟件應該提供機制操作日誌的強制備份功能，即依據一定時期，或依據機制操作日誌文件的大小，適時提示進行備份工作或強制自動進行備份工作，機制操作日誌的刪除要有權限限制，絕不能在做尚未備份和打印機制操作日誌的情況下就刪除日誌。機制操作日誌的打印一般來講是由系統管理員每月打印一次並裝訂成冊，年末與手工操作日誌、其他會計檔案一併送交存檔。
三、手工操作日誌存在的問題及對策
目前已實現會計電算化的基層單位普遍存在一個問題，即手工操作日誌的記錄內容是從機制操作日誌中抄錄而來的。這樣做的後果是造成手工操作日誌流於形式，未能起到設置手工操作日誌的真正作用，要求上機填寫手工操作日誌是從另一方面保證上機操作記錄的真實性。這一點在實際工作中應當加以足夠的重視。
單機版軟件的手工操作日誌，一般用一個記錄簿就夠了；網絡版軟件的手工操作日誌問題較複雜些。目前許多使用網絡版軟件的單位普遍未進行手工操作日誌工作，或僅僅用一個手工操作日誌記錄簿。筆者認為，僅採用一個手工操作日誌記錄簿遠遠不能達到設立手工操作日誌的目的，不能全面如實的反映上機操作的真實、完整情況。針對網絡版軟件的特點：工作站在都分散於各處而不集中，筆者認為每個工作站可以採用分別設立各自手工操作日誌的辦法加發解決。按月或按季由系統管理員將所有操作日誌收起保存，待日後裝訂成冊（按年）入檔。
手工操作日誌的記錄工作應當貫徹實事求是、一絲不苟的態度，克服應付、敷衍、圖省事的工作作風，只有這樣才能認真作好手工操作日誌的記錄工作。
許多人主夥手工操作日誌要做到每做一項工作就得準確記錄，既不可能，也耽誤正常工作。其實，這是對設置手工操作日誌的一種誤解，手工操作日誌的記錄不可能、也沒必要同計算機操作日誌的記錄一樣“細微”之致，而應如實地記錄工作人員的上機操作情況，如：××點××至××點××分，大體的操作事項，如帳務系統-憑證處理-錄入憑證（共計×張，第××號至××憑證）。
操作日誌問題看似小問題，實際上大有文章可做，希望本文能夠引起大家對這一問題加以足夠的重視，為會計電算化的正常、有序、健康發展作出貢獻。