面試官面試技巧訓練全攻略
一、有效的招聘系統對於目前的組織來說採用一種有效的招聘系統變得越來越重要了。一般而言非常有效的招聘系統具有以下三個特徵準確性招聘系統可以正確地預測應聘者將來的工作績效。公平性招聘系統可以給每一位應聘者公正、公平的機會。雙嬴性招聘雙方都可以從招聘中獲益。
二、迫切的現實需要在現在這樣一種競爭激烈的市場中企業處在時時刻刻的壓力之下。這個市場中的勞動力卻比以前更頻繁地變換工作單位、職業以求找到一個能夠滿足他她們經濟上和個人需要的工作。企業因此需要一種招聘方法它可以找到能爲企業穩定工作的人這些人不僅具有工作能力而且還要願意爲企業服務。
三、不良招聘方法的後果把一個不適合的人招進企業是代價昂貴的。企業不但在招聘這個人時付出了許多成本而且更嚴重的是不合似的人在企業中可能帶來的巨大損失。四、招聘中可能存在的普遍性問題有效招聘的三大特徵即準確性、公平性、雙贏性是衡量我們採用的招聘方法的標準。很遺憾我們通常採用的招聘方法中總是存在這樣的或是那樣的問題。現在我們根據經驗把招聘中可能存在的問題列表如下。
看一看你的組織中是否這些問題面試官遺漏重要的信息/503面試官把過多的精力和時間花在影響工作是否成功關鍵因素的個別因素他她們往往只考察到應聘者有限的幾個方面而難以獲得關於應聘者的完整信息。面試官忽略了應聘者的工作能動性和組織適應性面試官容易把注意力放在應聘者的工作能力上而因此忽視了面試官的工作能動性和組織適應性。須知工作能力和工作能動性不同。前者執應聘者是否具有但當工作的客觀能力後者反映了應聘者的一種主觀願望願不願以爲企業服務。
如果忽視這一點可能會出現應聘者被錄用後的低劣績校表現以及較高的流失率。面試官問了非法的、與工作無關的問題如果面試官問了非法的、與工作無關的問題可能會把自己捲入令人生厭的法律糾紛中或是給應聘者留下非常不好的印象。面試官的問題重複儘管有時面試官之間需要問應聘者一些重複的問題但是大量重複的問題就是在浪費面試寶貴的時間不但容易使應聘者生厭而且不能考察應聘者的全面素質。面試官不能系統性地組織面試如果面試官不能系統性地組織面試那麼他她可能會針對不同的應聘者採用不同的方法有些應聘者因而處於不利局面。相反一個系統的招聘方法將會很快地把不適合要求的應聘者據之門外而且花費甚微。
應聘者對招聘方法過程不滿面試官有時候會在面試中誇誇其談、羅裏羅唆、粗魯或思維無序。在這種情況下有些應聘者會拒絕面試甚至拒絕錄用轉而它投。糟糕的是企業的聲譽也因此受到損害。面試官頭腦中存有偏見或先入爲主有些面試官習慣於先入爲主地看待應聘者但是他她們卻意識不到這種偏見給招聘本身帶來的惡果。面試官不作記錄或很少作記錄有的面試官不做或很少作記錄他她們依賴自己的記憶。這樣做的結果往往是他她們對面試過程中的第一個人和最後一個人記得較清而其它的應聘者記憶就不清楚/504了。面試官錯誤地理解應聘者的回答面試官在面試結束後總要從收集到的結果中分析應聘者的回答以便進一步做出判斷。有的面試官可能總在扮演“業餘心理學家”的角色但是他她們往往錯誤地從結果中判斷應聘者的個性和能力。面試官做出草率的判斷有的面試官會通過一次會面時的握手或隨後的幾個問題就做出錄用決策但是研究表明如果他她們能夠繼續有計劃地收集應聘者的情況做出的決策無疑會更好。只依賴面試做出錄用面試如果用的好的確非常有用。但是不可以單純依賴面試而應該綜合其它的方法如筆試、情景模擬以及向證明人查詢等。面試官讓應聘者的某項特點左右面試官有時會陷入一種被稱作“光輪效應”的現象中即面試官被應聘者的某項強項或弱項左右做出甄選判斷。
五、TargetedSelection方法的引入針對以上我們提到的問題TargetedSelection方法
【1】被引入。這種方法能夠在不同程度上克服我們以上提到的問題而且長時間的實踐經驗表明這種方法行之有效。六、目標甄選法的組成爲什麼目標甄選法能夠具有準確性和公平性這是因爲它由六大組成部分構成。弄懂這六個組成部分我們可以達到以下目標把面試和甄選過程的重點始終放在與工作相關的信息上。把甄選過程的各部分組成一個有效的系統。獲得具體的行爲分析類信息以便用來預測應聘者將來的工作績效。評估應聘者的工作動機。
【1】這種方法的中文譯法譯者暫定爲“目標甄選法”以下采用本譯法或簡稱TS面試法。/505面試官之間進行系統的紀錄信息討論。做出合法的、可信的錄用。.素質我們這裏給“素質”下的定義爲素質指與工作的成敗相關的應聘者知識、動機和行爲。如果你是目標甄選法的面試官那麼你的首要責任是收集以下三個方面的應聘者信息知識行爲動機在TS面試法中你應列出可以歸入以上三類的幾項素質把它們作爲面試所要收集信息的目標。基於素質的面試問題把你的注意力集中於對待聘工作有重要影響的特定知識、動機和行爲上。以下是一個例子列出了兩項工作需要的素質羣銷售人員銷售能力、說服力交流能力工作動機是否合適計劃和組織能力精力決策能力堅韌力談判能力主動性影響力領導責任心計劃和組織能力決策力進取心承受壓力的能力談判能力主持會議能力交流能力工作動機如何收集信息能力/.招聘系統TS面試法的系統性保證了它的可靠性。
因爲它可以幫助你把從面試、模擬以及向證明人查詢幾個方面得到的相關信息做出結構化評估所以可以做出準確的招聘決策。但是現實中不少組織缺乏這樣一種收集信息的系統而且更缺乏用於評估這些信息並做出招聘決策的方法。之所以會這樣主要是因爲沒有建立起一種“招聘系統”即在招品種從頭到尾應採用的一系列規則和步驟。在TS面試法中“系統”是指一種具有內在聯繫的、一步步的招聘過程用來收集、評估應聘者信息以及做出招聘決策。它可以確保最終錄用和淘汰的決定是對所有應徵者公平的。“招聘漏斗”下圖反映了在招聘中常常出現的一種情形雖然我們只有一個職位但有許多名應徵者來應聘。
一個好的招聘系統可以讓企業既有效又經濟地從一大批應徵者中選出合格者。我們來舉個例子假設我們要通過招聘系統——TS面試法從大量的應徵者中找到兩個人來填補通信工程師和地區銷售代表這兩個不同的職位下面的圖表示了這一流程請注意它們的異同點。另外素質交叉表幫助面試官來做事先的計劃——分清由誰來收集應聘者的某項素質由誰來收集面試者的其它素質。這種有計劃的交叉表可以使我們在獲取目標素質的信息時不至於發生遺漏而且我們只需對一些重要的目標素質由多人考察一些次要的素質可以精簡。/507通訊工程師校園招聘TS面試人力資源部TS面試技術主管TS面試技術部經理情景模擬綜合評估、做錄用決策向證明人查詢發出錄用通知地區銷售代表廣告一般面試人力資源部TS面試人力資源部TS面試銷售部經理情景模擬綜合評估、做錄用決策向證明人查詢發出錄用通知地區銷售代表招聘系統構成校園面試官TS面試法人力資源部TS面試法銷售經理情景模擬向證明人查詢決策能力XXXX顧客導向XXX計劃和組織能力XXX責任心XXXX銷售能力XXX主動性XXXX工作動機XXX溝通能力XXXX演講能力X/.信息收集有那些類信息面試官從應聘者處得到的信息可以分爲三類工作背景/教育背景/資歷/技能——應聘者廣泛的、一般的背景。
這種信息的主要來源是申請表或是簡歷。具體的經驗——應聘者在過去的工作中或相關歷史中做過的具體事情。比如——有一次該應聘者向他她的小組領導貢獻了一個主意。——該應聘者做過一項大工程的項目預算。——該應聘者化解了一次和一位小組成員的矛盾。興趣/動機——應聘者想從工作、組織和工作地點中得到什麼。面試官應在面試中記錄下這些信息並要求應聘者用實例說明。用行爲分析法來確認信息並預計工作績效認清上述三種信息和目標素質之間的關係是面試官必須掌握的主要技巧。然而實際過程中對這種關係的認識往往流於表面所以找不全甚至沒找到需要的信息一致做出錯誤決策。TS面試法通過收集行爲類問
題可以幫助面試官克服上面的缺點。
讓我們設想一下假如一位應聘者告訴你他她是一個小組的成員曾經開發了一種新產品。這個信息雖然看起來不錯但是卻容易誤導我們。這個人在多大程度上參與了小組的'開發工作他她在其中起了多大作用積極的作用還是消極的作用小組達到它們的目標了嗎他她們開發的產品有沒有市場有沒有按時完成有沒有超出預算收集應聘者行爲類的例子可以幫助我們很好地理解這個人的工作經驗並把收集的信息和目標工作聯繫考慮。請大家記住過去的行爲反映將來的行爲。
這是TS面試法的精要和基礎所在。收集STARsSTARsSTARsSTARs爲了使我們可以收集到行爲類事例TS面試法採用一種稱爲“STARSTARSTARSTAR”的技術。一個可以用來預測將來績效的行爲類例子應該包括/509應聘者曾面臨的情形SSSSituation和任務TTTTask。應聘者當時採取的行動AAAAction。應聘者採取行動後獲得的結果RRRResult。STAR是爲了獲得行爲類例子的三個構成部分的首字縮寫他她可以幫助面試官收集和評估具體的工作相關信息。面試技巧面試官在面試中應收集行爲類例子並且要獲得與目標工作相關的不同實例以便對應聘者的過去行爲有一個完整的認識。爲此你需要提出的問題應可以問出每一個目標素質的行爲信息。用追問的技巧得到完整的STARs。面試過程中作記錄。和應聘者之間保持良好的氛圍。按時、有步驟地進行面試。情景模擬情景模擬可以使我們直觀地看到應聘者在將來要面對的環境中的表現。作爲面試過程中的一個部分情景模擬可以在以下情況下提供行爲類信息有的素質僅靠一般面試無法準確評估。
有的關鍵素質需要更多的信息。應聘者缺乏工作經驗。應聘者從另外的職業剛剛轉來。
.動機招聘中對應聘者動機的評價和對其技能和能力的評價一樣重要。動機可以分爲三類工作合適度、組織合適度、工作地點合適度。目前引起對工作不滿和員工流失的一大主要原因就是“合適度”不足。員工有能力做好工作可是因爲他她對有些事情不滿意所以不願已做好工作。動機素質可以幫助面試官考察應聘者的“合適度”/5010工作合適度——一個人能夠做好工作但可能不喜歡這項工作。組織合適度——一個人可能喜歡他她的工作但是可能對企業的管理方式和企業文化不滿。工作地點合適度——一個人可能對他她的工作地點不滿意。面試和評估對動機素質的面試和其它素質的面試形式上不同但也是在收集關於應聘者動機的行爲類事例。爲了達到這一點你應該詢問具體的動機特徵包括應聘者滿意和不滿意的工作/角色、組織和地點分別是什麼。和應聘者的技能和能力實例結合在一起我們可以更全面地考察應聘者。.數據評估面試完應聘者後你需要對收集的信息作評估。信息評估包括兩個方面信息分析和信息綜合。這兩個方面的結合給評估信息提供了一個系統的方法。信息分析A.把收集到的、有關每個素質方面的信息整理好。B.評估信息的質量。C.給每個素質打分。信息綜合A.和其它的面試官討論分數一個一個素質討論。B.對每個素質的最後分數達成一致。
C.所有素質討論完後做出招聘決策。
有關法律的考慮TS面試法由於公平對待每一位應聘者、招聘過程基於目標素質、有檔案記錄、面試問題只與工作相關所以具有合法效力。/5011素質成功的目標瞄準工作需求一個有效招聘系統的第一步是確認應聘者是不是有進一步考慮的資格。資格是指一些基本要求比如是否具有合法的公民地位、是否具有一定的教育水平、是否有駕駛執照等等。資格驗證可以幫助面試有效地淘汰不具有基本要求的應聘者。下一步是確定工作/職位要求這會幫助你把注意力集中在與目標工作/職位相關的信息收集上進而做出招聘決策。在目標甄選法中工作/職位的要求被稱爲素質。素質——與工作成敗相關的知識、行爲和動機。作爲一個面試官你需要可以幫助你預計應聘者將來工作績效的信息。素質就是你在招聘面試中自始至終應該注意的目標。下面是一些你可能要考慮的素質注意由於企業現在出現了組織的動態變化傳統意義上的工作概念已發生了改變。
有時我們需要分析目標工作角色的要求而不是某一具體工作的要求。素質的分類所有的
素質可以分爲三類技術知識、行爲或動機。大多數工作/職位需要應聘者達到這三類中的一些素質要求。技術知識——許多工作/職位需要人具有某方面的特殊知識例如具有操作某種軟件、市場學、財務管理或者是經同某門外語。多數情況下一份工作所需要得知是不是段時間內就可以學會的它需要人接受某方面的培訓、獲取一定的關鍵知識以及從過去的經驗中成爲某方面的專家。行爲——除了考察應聘者是否具有應有的技術知識外你必須評估應聘者過去和技術和專業知識和技能工作合適度責任心/5012現在的行爲以判斷他她是否能夠擔當起目標工作。許多目標工作所需要的素質屬於這一類比如責任心、決策能力、計劃和組織能力等。動機——除了考察應聘者能不能承擔工作以外同樣重要的是考察他她願不願意承擔工作。對動機素質的信息收集使我們可以判斷應聘者是否具有比較好的“合適度”該應聘者喜歡什麼將從工作、組織和工作地點中獲得什麼。
能夠招到對合適度三方面滿意的人我們就增加了這個人留在組織中並有出色績效的可能性。素質從何而來既然素質在招聘面試中如此重要那麼我們要在面試中考察應聘者的各項素質要求從何而來目標甄選法提供了一種被稱爲“素質分析”的方法可以手工完成也可以依靠計算機的幫助。進行素質分析的過程是1.向目標工作的員工、員工上級以及其它熟悉目標工作的人收集活動/行爲、知識和動機的信息。2.分析收集來的信息把它們初步劃分到不同的組形成一張素質表。3.讓熟悉目標工作的經理人員根據對於目標工作的重要性評估每項素質然後根據重要性對各項素質從大到小排序。4.對於經理人員們的評估和排序進行統計最終產生正式的素質列表。素質分析不僅幫助我們弄清用於考察應聘者的素質的準確性而且明白那些素質對於目標工作的成敗舉足輕重。一個典型的素質分析最終產生多個行爲類素質、至少一個技術知識類素質以及三種動機類素質。運用素質的目的從素質分析中得來的素質羣是目標甄選法中不可或缺的部分它們被用於指導如何去收集信息。主要在面試過程中分析應聘者在與目標工作相關的知識和行爲方面的強項和弱項。做出公平和準確的招聘決策。幫助確定判斷某項工作表現好壞的標準用於招聘過程中。
素質結構三類素質在結構上略有差異但是它們基於相同的基本原則。行爲類素質行爲類素質由四個部分構成1.名稱——對某個特定行爲的標稱使我們不必每次都要描述某個行爲。
2.定義——給某個特定行爲下定義確保術語上的通用性。3.主要行動表現——主要行動表現是對素質定義的擴展具體指明瞭一項特定素質中的行爲有什麼樣的表現做什麼和怎麼做。某個素質的主要行動表現一般不隨目標工作/職位的不同而改變。假如有兩個不同的工作有一項素質與工作的成敗相關那麼這項素質的主要行動表現一般是相同的但是評價的標準可能會不同。例如就決策能力這項素質來說對一個項目經理的要求就要比對一個銷售員的要求高。4.具體的工作活動——具有相同素質以及相同主要行動表現的個體工作差異在這一層面上明顯表現出來。具體的工作活動是指當我們把素質和主要行動表現應用到某一具體目標工作中時工作者所表現出的具體活動。
技術知識類素質技術知識類素質也是由四個部分構成頭兩個部分同行爲類素質一樣
1.名稱——一個方便我們使用的標稱。
2.定義——確保術語上的通用性。
3.知識域——知識域相當於行爲類素質的主要行動表現是對素質定義的擴展用來說明目標工作需要工作者應該知道的東西。
4.實例——相當於行爲類素質的具體工作活動指明瞭和某一具體工作相關的知識域的確切內容。爲了更好地理解某一目標工作/職位的行爲類素質和技術知識類素質考察每項素質時請思考下面的問題/5014爲了證明某人具有某項素質你期望從這個人的工作/職位中觀察到些什麼爲什麼某項素質對於做好一項工作十分重要假如某個人沒有某項素質這對於目標工作意味着什麼動機類素質三種動機類素質工作合適度、組織合適度以及地點合適度同樣可分爲四個部分1.名稱——一個方便我們使用的標稱。2.定義——確保術語上的通用性。3.動機源——
動機源相當於主要行動表現和知識域列出了對工作、組織及工作地點滿意和不滿意的一般因素。4.動機源說明——相當於具體工作活動和實例指明瞭和某一具體工作相關的動機源的確切內容。爲了更好地理解動機類素質考察每項素質時請思考下面的問題目標工作可以提供什麼工作內容和責任組織的價值觀和管理方式是什麼工作地點有那些特點和機會信息和STARsSTARsSTARsSTARs有那些類信息面試官從應聘者處得到的信息可以分爲三類工作背景////教育背景////資歷////技能——應聘者廣泛的、一般的背景。這種信息的主要來源是申請表或是簡歷。例如應聘者畢業的學校在公司的服務年限工作變換的次數學歷和證書、執照/5015使用某種計算機軟件的能力對工作流程的熟悉程度操作專業設備的能力這種信息幫助我們判斷應聘者是否看起來有足夠的經驗和自理一般用來確定需要進一步考慮的應聘者淘汰不合格者。具體的經驗——應聘者在過去的工作中或相關歷史中做過的具體事情。比如有一次該應聘者領導過一個質量提高小組。
應聘者拿下了一個很大的銷售訂單。應聘者化解了一個重要客戶的抱怨。這種信息使我們可以進距離審視應聘者過去的工作和經驗。它可以讓我們對簡歷中的事實刨根問底獲得諸如“Who”“What”“When”“Where”以及“How”等的詳細信息。興趣////動機——應聘者想從工作、組織和工作地點中得到什麼。關於應聘者“喜歡”和“不喜歡”的信息是我們判斷他她工作動機的良好起點。收集行爲實例我們如何確保我們從應聘者那裏收集來的信息可以預測應聘者將來的工作績效不要忘了目標甄選法的基本原則過去的行爲反映將來的行爲。我們應當把注意力放在應聘者的實際行爲實例上。讓我們來看幾個例子你正在和應聘者討論他的教育背景。給你留下深刻印象的是這位應聘者獲得了許多榮譽而且被同意推薦讀研究生。當你進一步詢問他是如何獲得這樣好的成績時——他花了多少時間在學習上他的學習習慣等等。你驚訝地發現他自豪地說“幾乎從不看書。
我的專業不難而且知道選那位教授的課容易考過。”你正在和一位應聘者討論她上個月是如何當經理突然生病“幫助”部門工作的。你向她追問她所說的“幫助”的具體含義從而瞭解到她實際上在那段時間裏充當了他老闆的角色她給兼職工人列出工作計劃總結每日賬目而且解決了兩名工人之間的激烈衝突。她做得棒極了。當她的老闆病好後特別讚揚了她的工/5016作並推薦她升級。你正在招聘一個擅長處理日常事務性工作的人。當你問一名應聘者她什麼時候對她的工作最不滿意時她告訴你她過去有三個月的時間不得不在做文案送達顧客手中前的最後檢查工作。“實際上他們讓我做一個校對者那並不適合我。我喜歡組織文案可我不喜歡一行行地檢查錯誤。三個月後我去找我的老闆請求不要再幹最後的檢查者。”收集行爲類實例就是在收集可以預測應聘者將來工作績效的信息。
舉例來說假如你正在考察某個人的堅韌力你可以收集當這個人什麼時候堅韌或不堅韌的實例——他克服困難的次數、堅持不懈的程度或是經過一、兩次嘗試後放棄。假如你想考察某個人的建立顧客忠誠度的能力那麼你應該收集應聘者何時使顧客滿意過或是試圖讓顧客滿意但是最終失敗了。在目標甄選法中一項非常重要的任務就是收集對應於目標素質的實例。