論文的排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用Microsoft Word進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕鬆，以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時也可以使用。
本文將分三個專題來講解論文排版問題的解決方法及一些小技巧。
一、目錄的製作
目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名爲“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1-9。我們也可以不使用內置的標題樣式而採用自定義樣式，略有些麻煩。下文中的目錄製作方法直接使用Word的內置標題樣式，關於自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔。
目錄的製作分三步進行。
1) 修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式︱樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然後點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、製表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。
2) 在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改爲小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然後自動更新，所有章的標題字號都變爲小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關於如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。
3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符)，光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，並設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入︱索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”爲3級，其他不用改，確定後Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此後若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。
注意事項：目錄生成後有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的(如果你願意浪費一張紙可以試着打印一下目錄)。在“工具︱選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。
二、頁眉頁腳的製作
首先介紹一個概念：節。這裏的“節”不同於論文裏的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳註和尾註。如果沒有插入分節符，Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬於這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分爲多個節。
論文裏同一章的頁面採用章標題作爲頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作爲一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。
首先介紹頁眉的製作方法。在各個章節的文字都排好後，設置第一章的頁眉(若連頁眉都不知怎麼加，請參考Word幫助)。然後跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入︱分隔符”，分節符類型選“下一頁”，不要選“連續”(除非你想第二章的標題放在第一章的文字後面而不是另起一頁)，若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在光標所在的`地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬於另外一節了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕(圖像按鈕，不是文字)，這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整爲“彈起”狀態，然後修改頁眉爲第二章的標題，完成後關閉工具欄。如法炮製製作其餘各章的頁眉。
頁腳的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、中文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬於同一節。然後，光標移到第一章，點擊“視圖︱頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處於彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。
注意事項：頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式並自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。
其他技巧 分頁符(Ctrl + Enter)
顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符後的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最後放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什麼變化，後一章的標題總是出現在新的一頁上。肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁--這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化，比如刪掉了一行，這時後一章的標題就跑到前一章的最後一頁的末尾;若增加一行，則後一章標題前又多了一個空行。
換行符(Shift + Enter)
這裏又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特徵，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記(一個灰色的拐彎箭頭)。敲Enter鍵有兩個作用，一是在光標位置插入一個段落標記，表示一個段落的結束;二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和後一行仍然屬於同一個段落，共享相同的段落格式。
居中和右對齊
你還在用插入空格的方法來把章節標題推到頁面中間嗎?用格式工具欄上的居中按鈕使文字居中。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。
三、其他建議：
1. 不要自己敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間纔會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應該利用標尺、製表位、對齊方式和段落的縮進等來進行。如果發現自己打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，不要敲回車來調整段落的間距。
2. 編輯數學公式建議使用 MathType5.0，其實Word集成的公式編輯器是它的3.0版。安裝Math Type後，Word會增加一個菜單項，其功能一目瞭然。一定要使用 Math Type的自動編號和引用功能。這樣首先可以有一個良好的對齊，還可以自動更新編號。Word 正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了，很不美觀，這部分可以通過固定行距來修正。
3.使用大綱視圖寫文章的提綱，調整章節順序比較方便。
4. 使用文檔結構圖讓你方便的定位章節。
5.請記住最後一點，常常多按Ctrl + S(保存)，以防止文稿丟失。