論文的排版是讓許多人頭疼的問題，尤其是論文需要多次修改時更加令人頭疼。本文將給你提供一些用 Word進行論文排版的技巧，使你的論文排版更加方便和輕鬆，以便把更多的精力放在論文的內容上而不是文字的編排上。這些技巧不只在論文寫作中可以使用，在寫其他文檔時也可以使用。
一、頁眉頁腳的製作
二、圖表自動編號
三、公式自動編號
四、目錄的製作
五、參考文獻的編號和引用
六、其他技巧
七、基本軟件
一、頁眉頁腳的製作
首先介紹一個概念：節。這裏的“節”不同於論文裏的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳註和尾註。如果沒有插入分節符，Word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬於這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分爲多個節。
論文裏同一章的頁面採用章標題作爲頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作爲一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。
首先介紹頁眉的製作方法。在各個章節的文字都排好後，設置第一章的頁眉(視圖菜單→頁眉和頁腳)。然後跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入→分隔符”，分節符類型選“下一頁”，不要選“連續”(除非你想第二章的標題放在第一章的文字後面而不是另起一頁)，若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在光標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬於另外一節了。
光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉Word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕(圖像按鈕，不是文字)
這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整爲“彈起”狀態(與上一節相同的提示文字會消失)，然後修改頁眉爲第二章的標題，完成後關閉工具欄。如法炮製製作其餘各章的頁眉。
頁腳的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬於同一節。然後，光標移到第一章，點擊“視圖→頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處於彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。
注：
頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式並自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。
論文裏頁眉使用章標題，可以採用章標題做成書籤，然後在頁眉交*引用的方法來維護兩者的一致。
二、圖表自動編號
論文寫作中，圖和表要求按照章節進行編號如：圖1.6，表4.7，圖表的自動編號可以使用Word的題注功能。Word提供圖表標籤和表格標籤，圖表也就是圖的標籤
操作步驟：插入菜單→引用→題注，選中圖表標籤，編號中可以選包含章節號，這需要章節的編號聯接到一個項目標號上，參照項目編號的設置，重要的是章的編號，其它節的.編號聯接到上層編號，則所有的章節、圖、表都可以實現自動編號。把題注中不包含標籤勾上，按確定插入標籤，之需要在正文中的標籤前鍵入圖就可以了。表只要在標籤選擇中選表格就可以，其它相同。
一般只需要建立一個標籤就可以了，其它地方需要，可以直接copy標籤，粘貼到指定位置，然後選中標籤，更新域就可以，對於數量很多的標籤，則先全部copy好，然後按Ctl+A快捷鍵全部選中，在有標籤域的數字上點右鍵，選更新域就會全部更新，或者在別的地方再插入一次題注就會自動更新了。最簡單的方法是按Ctrl+A全部選中，按F9更新域。
圖表的應用則需要用到引用的交*引用功能：插入菜單→引用→交*引用，引用類型選中圖表的標籤，標註內容選“只有標籤和編號”即可插入引用。
圖片組合
Word中如果一頁圖片太多的話就會跑來跑去找不到位置，可以使用Word的組合功能將所有圖片組合在一起就好了
(1)將所有圖片的屬性→設置圖片格式→版式→浮於文字上方
(2)將所有圖片選中，右鍵組合
(3)將組合後的圖片版式設置成嵌入型或其它需要的版式。
圖片不攝製成浮於文字上方的話是不能進行組合的，浮於文字上方後圖片就可以和Word畫的各種圖形組合在一起了。
三、公式自動編號
公式編輯應該使用公式編輯器MathType，自動插入公式編號，目前爲5.2版。Word的公式編輯器實際上就是Mathtype的早期版本，但不好用。Mathtype安裝好後(要先裝office再裝Mathtype否則不認)在word中會有一個工具條和菜單，根據需要使用。公式編號和編號引用在工具條上直接有，不同章節需要不同的編號可在章節的開頭處插入章、節號(注意：如果是連續章節編號，則選“New Chapter Number”，自動延續章節編號，修改起來就方便了)，論文一般只需要按章編號，所以插入章編號即可，插入時應放在正文中第一個公式的編號處，以方便查找，不要放在標題處，否則自動生成目錄時要手工刪除。
公式編號的引用只需把把光標放在要引用的地方，點“Insert Equation Reference”按鈕，然後雙擊要引用的公式編輯器生成的編號即可。
另外，Mathtype有一個“Insert Right-Numbered Display Equation”按鈕，可以直接插入公式和公式編號，公式居中，編號右對齊。
四、目錄的製作
目錄是用來列出文檔中的各級標題及標題在文檔中相對應的頁碼。首先介紹Word的一個概念：大綱級別。Word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，Word提供9級大綱級別，對一般的文檔來說足夠使用了。Word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的，在Normal模板中已經提供了內置的標題樣式，命名爲“標題1”、“標題2”，…，“標題9”，分別對應大綱級別的1-9。我們也可以不使用內置的標題樣式而採用自定義樣式，但有點麻煩。下文中的目錄製作方法直接使用Word的內置標題樣式，關於自定義樣式的方法請參閱Word的幫助文檔(視圖菜單→文檔結構可顯示與將要生成目錄結構相同的文檔結構)。
目錄的製作分三步進行。
1) 修改標題樣式的格式。通常Word內置的標題樣式不符合論文格式要求，需要手動修改。在菜單欄上點“格式︱樣式”，列表下拉框中選“所有樣式”，點擊相應的標題樣式，然後點“更改”。可修改的內容包括字體、段落、製表位和編號等，按論文格式的要求分別修改標題1-3的格式。
2) 在各個章節的標題段落應用相應的格式。章的標題使用“標題1”樣式，節標題使用“標題2”，第三層次標題使用“標題3”。使用樣式來設置標題的格式還有一個優點，就是更改標題的格式非常方便。假如要把所有一級標題的字號改爲小三，只需更改“標題1”樣式的格式設置，然後自動更新，所有章的標題字號都變爲小三號，不用手工去一一修改，即麻煩又容易出錯。關於如何應用樣式和自動更新樣式，請參考Word幫助。
3) 提取目錄。按論文格式要求，目錄放在正文的前面。在正文前插入一新頁(在第一章的標題前插入一個分頁符)，光標移到新頁的開始，添加“目錄”二字，並設置好格式。新起一段落，菜單欄選“插入→引用→索引和目錄”，點“目錄”選項卡，“顯示級別”爲3級，其他不用改，確定後Word就自動生成目錄。若有章節標題不在目錄中，肯定是沒有使用標題樣式或使用不當，不是Word的目錄生成有問題，請去相應章節檢查。此後若章節標題改變，或頁碼發生變化，只需更新目錄即可。
注：目錄生成後有時目錄文字會有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時是不會打印出來的。在“工具︱選項”的“視圖”選項卡可以設置域底紋的顯示方式。
五、參考文獻的編號和引用
參考文獻的標註最好用EndNote9.0，支持中文，自動更新，修改方便快捷，一勞永逸。Endnote安裝後也會在word中有一個工具條，如果沒有，在工具條上點右鍵，選中即可。
參考文獻的標註分爲文後的參考文獻和文中的參考文獻引用，在endnote中表示爲：參考文獻(Bibilogrphay)和引用(Citation)，endnote有很多參考文獻樣式，但不一定符合自己的需要，可根據自己需要建立自己的樣式。參考文獻以數據庫的方式保存，所以要先建立自己的參考文獻數據庫()。參考文獻建立好後，在endnote數據庫中選中要插入的數據記錄(Ctrl和Shift多選)，然後返回word將光標置於要插入的地方，點“Insert Selected Citations”即根據設置好的參考文獻和引用樣式進行標註，並在文檔末尾自動生成參考文獻。
參考文獻樣式定義：Edit菜單→Output Styles→New Style打開新建樣式窗口，然後根據自己的要求建立參考文獻和引用的樣式進行定義：
新建一個樣式，在Bibliography的Templates中進行如下定義：
Journal Article
Author. Title[J].. Journal. Year, Vol. Volume (Issue) : Pages
Thesis
Author. Title[D]: [Degree學位論文]. City: University, Year
Conference Proceedings
Author. Title[C]. Editor, Conference Name. Conference Location: Publisher, Year of Conference. Pages
Book Section
Author. Title
Book Title. City: Publisher, Year
在Citation的Templates中進行如下定義：
[Bibliography Number](Author, Year)，這是在正文中標出作者和年月，最終只需要編號即可。
數據庫中新建參考文獻，按照不同類型輸入相關信息
輸出結果：
城市外圍的限定[1](Mark W., 2001) (最好標記爲紅色以方便查找)
參考文獻
Horner Mark W., Grubesic Tony H. A GIS-based planning approach to locating urban rail terminals[J]. Transportation. 2001, Vol.12(5): 55-77
每次插入新的參考文獻編號都會自動更新，導致運行變慢，如果不要自動更新而是在所有做好後一次全部更新，可在格式設置中僅用更新。
參考文獻樣式可以導出，Edit菜單→Output Style→Edit 要編輯的樣式，然後File菜單選另存爲即可(格式)，如果要調用保存的樣式，需要把樣式文件放到endnote安裝目錄下的style目錄(C: Program Files EndNote 9 Styles )。Edit菜單→Preference→Libaries可以設置自己定義的數據庫爲默認數據庫(Add Open libraries並點擊Endnote Default)
在文檔末尾的參考文獻最好不要生成編號，在參考文獻完畢後使用word的項目符號的編號更方便：選中所有參考文獻，格式菜單→項目符號和編號→編號→自定義，編號格式中修改爲：[1]即可自動生成，格式可根據需要修改。
如果論文是各章一個文檔，Endnote可以設置起始編號：在word中的endnote工具條上點Format bibliography(格式化參考文獻)→layout標籤，start with bibliography中填上需要的起始編號。
六、其他技巧
u 分頁符(Ctrl+Enter)
顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符後的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最後放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什麼變化，後一章的標題總是出現在新的一頁上。
肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁!這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化，比如刪掉了一行，這時後一章的標題就跑到前一章的最後一頁的末尾;若增加一行，則後一章標題前又多了一個空行。快拋棄這種費力不討好的作法吧!
u 換行符(Shift+Enter)
這裏又涉及Word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特徵，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記(一個灰色的拐彎箭頭)。敲Enter鍵有兩個作用，一是在光標位置插入一個段落標記，表示一個段落的結束;二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和後一行仍然屬於同一個段落，共享相同的段落格式(灰色豎向箭頭)。
七、基本軟件
①繪圖和圖像處理：微軟的繪圖工具、AcdSee及其FotoCanvas、Photo Shop
②流程圖繪製：Smartdraw、Microsoft Visio
③座標圖：Excel、Origin
④破除pdf複製限制：Adult PDF Password Recovery v2.2.0
⑤Acrobat7.0和Acrobat Reader 5.0
⑥Caj Viewer識別pdf，Vip Browser識別掃描圖
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