爲了加強學生會內部交流合作，讓基層班級與普通同學更加了解學生會，也爲了進一步推動我院的工程文化建設工作，工程學院文化部及辦公室組織進行了這次交流活動。
一、活動主題 ：溝通、交流，共建新一屆工程學院學生會
二、活動時間，活動地點（待定）
三、活動目標
1） 加強學生會各部門間溝通，爲其更好的配合打好基礎。
2） 加強學生會與基層班級間溝通，強化彼此聯繫
3） 加強普通學生對學生會了解，實際踐行學生會服務同學的宗旨
4） 進一步弘揚工程文化，傳承工程精神
四、組織實施
第一步 準備階段。
1) 由各部門各小組選擇人員，進行整理資料，組織發言的工作。
2) 每個部門要選出代表進行發言，介紹工作，加強交流。
3) 選擇主持人，並完成主持人的撰稿。
第二步 發動宣傳階段
通過文件、班委通知、宣傳板、海報等媒體宣傳發動，讓全院學生了解活動、關注、參與活動。具體如放複印方案至各班，希望各班班委積極配合，希望同學們踊躍關注。
第三步 組織及安排
1）活動準備
a) 下達通知至各部門，使其代表提前做好PPT等展示準備
b) 預約多媒體教室，需考慮人員數量，比例等問題，將座位安排妥帖。
c) 工作人員需提前四十分鐘入場，完成麥克，投影等與之有關的準備工作。並協調現場秩序，使聽衆順利入座，避免現場嘈雜混亂。
d) 工作人員須在開場前五分鐘儘量使聽衆全部入座，並迅速就位，保證開場前秩序良好。
2）活動進行
a) 由各部門代表講解部門工作性質，具體內容，與其他部門間配合時的要求(各部門限3-5分鐘)。
b) 由有經驗的.部長部員介紹自己的工作經驗以及對部門和工作的認識看法以及感悟，並回答觀衆提問（各部門限時十分鐘）。
c) 由主席團補充發言，回答觀衆提問。
第四步 後續的總結工作及成果宣傳。
1) 組織人員於例會上提交工作彙報，以自己的角度回顧整個活動，具體分析在其間遇到的問題，從中吸取的教訓和經驗。
2) 撰寫通訊，對本次活動進行報道。
3) 整理活動中的全部資料備案，從早期的工作策劃，會議記錄，最終的工作總結，通訊稿件，全部整理備案。
4) 藉助廣播、院報、網絡等平臺，整理後的資料予以展示，擴大活動成果和影響。