關鍵詞：商業書信；撰寫原則
一、前言
隨着我國對外開放政策的進一步貫徹，我國的對外經濟交往和貿易業務必將有更大的發展。在這些活動中，電子通信是一種先進的手段，管理信息系統爲企業內部管理創造了良好的條件。但書信往來仍不失爲一個重要的工具。
商業英語書信（Business or Commercial English Correspondence）有時只稱爲Correspondence，是指交易時所用的通信。在美國，常用Business Writing，它包括書信，電報電話、電傳、報告書、契約書、明信片、回憶錄，只要以商業英語表達的，均包含在內。商業英語書信，以常用英語爲基礎，加入商業術語以及商業習慣用語所組成。要熟練商業英語通信，通常從研究商業書信開始，依次研究其他文體。本文以此爲主題來探討其撰寫原則。
二、英語商業書信的撰寫原則
（一）正確無誤
商業書信必須寫得正確。正確不僅僅是指英語語法、標點符號、拼寫等正確。商業信件的內容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過其實。商業貿易離不開數字，對商業信件中的數字的正確性要特別加以注意。商業書信中常常離不開商業術語。一般常用的商業術語用字簡潔，意義明確。使用得當，工作進行的順利；使用不當，就會引起誤解，造成混亂，甚至產生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運用商業術語，力爭商業信件正確無誤。
（二）內容完整
一封信必須要絕對的完整確實。當答謝來信時，最好提及那封信的日期、主要內容，甚至於編號。同時回答來信所提出的全部問題及要求。重要信更須注意完整和嚴謹。例如，接受對方的報盤時根據是什麼（如報價單，信件等），因爲這種信實際上已是成交的合同，此信發出後，對方收到，即對雙方都有約束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。例如：
The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering LC，upon receipt of which；we will effect shipment without delay.（你方訂購的貨物已準備好了。請告知我們什麼時候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會立即裝運）。
（三）生動具體
信要寫得生動、具體和明確。特別是要求對方做出明確反應的信，或是報盤承諾等，避免含混模糊、籠統和抽象。不過，並不是所有的商業信件都要具體。在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統些反而更適宜。有時，由於手頭沒有確鑿的事實和數字，但爲了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。有時，爲了有意識地讓對方發表或形成他的意見，或者這些具體事實或數字是否列明都無關緊要，也可以不必具體。總之，該具體的具體，不宜具體的就籠統些，看需要而定。
所謂生動，就是將書信中要闡明的問題，活潑地表達出來，給看信者留下深刻難忘的印象。如何給讀者好的印象，設身處地爲讀者着想：他需要些什麼？他希望些什麼？他的'利益何在？以及他的問題核心是什麼？總之抓住對方的中心問題，把握對方的心理，且儘可能強調對方的重要性，說服對方，達到通訊的目的。
（四）謙虛有禮貌
我們對外所寫的商業書信要體現我國外貿政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。既要遵守國際貿易習慣，又要維護我國利益。藉以通過商業書信來往，發展與各國人民的友好關係，開展同各國的經濟貿易。要謹防有意或無意泄露國家商業機密或其他機密。書信內容以寫得有理、有利、有節爲秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強加於人。因此，要尊重對方，保持You-Attitude，多爲對方着想。英語的禮貌用語有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請求，所以後面不要問號。另外，禮貌也可說是一種策略。如要告訴對方好消息時，採用直接法，一開始就把好的消息寫出來；如果要告訴對方壞消息時，採用間接法，開頭說點別的，作爲“緩衝”，然後才把壞消息以適度準確的語言表達出來。例如： “Thank you very much for your interest in my work；and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand；and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩衝手段作爲禮貌策略來減輕拒絕的強度，使收信人感到寫信人是周到而體貼的。