很多文章談到如何利用計算機和網絡技術做好學報編輯工作這個問題，總體感覺是理論性太強而實用性甚小，因爲按它們的提法去做，需要增加相當的經費以購買硬件和軟件，同時還需1定的培訓時間，對於大部分經費緊張、人員較少或電腦操作能力較弱的報刊編輯部來說，無疑是水中望月。如何利用現有條件改進工作成了筆者常常思考和向同事、同行請教的問題。經過近3年的摸索與實踐，筆者掌握了1些技巧，現供大家參考。
1、來稿管理
充分利用網絡電子郵件系統，在刊物和相關網頁上公佈編輯部電子信箱。經常查看電子信箱，並在線完成初審。從文件名可以大致看出該來稿是否爲本刊取稿範圍。如肯定不採用的文章，立即回覆“謝謝支持我刊不刊發此類文章請投它刊”和單位落款（利用輸入法的手工造字功能，34鍵即可完成）。如果覺得這樣不夠禮貌，另1種做法是寫好規範的退稿信放在“常用文檔”中，在回信時，打開文檔，複製到電子郵件系統中去，這也很省時省事。
下1步是把進入初審的文稿下載到相應文件夾，可名爲“200504初審”，有的準備延期待用的，則可另建文件夾“200601初審”。同時，要將作者的電子郵箱地址拷下粘貼在正文特定位置。有些文稿可能缺少1些內容或格式不符，則可回信“請照附件論文格式修改5日內重發”和單位落款，將“論文格式”樣本放在附件中同時發去供作者參照。將修改過準備2審的文稿移到“2005042審”文件夾。
2、審校管理
責任編輯在電腦上完成初審初校後，對於需要外審的文稿，則刪除有關作者的信息，再通過電子郵件發給外審人員，要求提出審稿意見和回覆期限，若超過期限，則要送另1外審人員。對於改動較大的或需要修改的文稿，責任編輯要將它發給作者，再視作者的修改情況定奪。外審文稿則要再次發給外審人員審察。由於網絡速度快，這些看似複雜的事情並不會費太多時間。當然，在電腦上建立自己的“外審人員庫”（EXCEL）是有必要的，它的主要內容項有“姓名”“單位”“郵編”“EMAIL”“電話”“職稱”“專業”。同時，要建1個“文章數據總庫”（EXCEL），它的主要內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”（設置成￥00.00格式）“備註”。
之後將文稿全部打印出來，編好排版序號，再根據“文章數據總庫”，制1個“2005年第4期擬用表”，內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“初審”“外審”“2審”“3審”。這纔將文稿和表格送2審和3審。通常要多準備1些文稿，以防個別文稿通不過複審，更主要的是防正式排版後才發現不夠頁碼。對於沒通過複審的文稿，則要給作者發1封退稿信。
這些工作完成後，讓印刷廠根據審定的文稿排版印出校樣。我們還是主張人工紙質校對，因爲在排版文檔中校對大量文稿是很累人的，工作效率、質量比較低，至於轉版，更是不好
完成。初校完成後，要將其他內容補上，如“目錄”“編者按”“徵稿啓事”等。對於排不上的文稿，則要與作者聯繫，共商解決辦法，最好是讓他同意在下1期發表，這樣可省卻再審之事。初校還有很多事要做，如文章圖書分類號、文章編號、版式等。2校主要看印刷廠是否將初校改正，整體是否完備。3校則是最後把關，責任編輯、2審、3審在校樣上簽名以示可以付印。3校樣則作爲檔案保存。
刊物印刷完畢後，應要求印刷廠將排版文檔轉爲純文本文檔，再將兩種文檔拷回編輯部，用途之1是通過電子郵件系統發給合作網站，另1用途是編輯部存檔以備用。編輯部用途可能有以下幾種：1、利用電腦工具中的“字數統計”，得出本學報排1版、兩版、3版、4版、5版的字數，這樣編輯稿件時增刪多少字數就心中有數，減少轉版數。2、備建設學報編輯部網頁時用。現在很多學校都有自己的網站，學報是高等院校的重要組成部分，等條件成熟，學報也可上網，這樣就多了1條傳播途徑。3、有些作者和讀者也要求提供電子版文章。
3、稿費和刊物發放
由於人員因素，編輯要兼做編務工作，主要是稿費和刊物發放。
根據“文章數據總庫”，在EXCEL中製作“2005年第4期外單位作者稿費審批表”（內容項有“編號”“姓名”“題目”“單位”“郵編”“稿費”“備註”，“備註”欄輸入“郵匯”）和“2005年第4期本單位作者稿費審批表”（“編號”“姓名”“題目”“稿費”“備註”，其中“備註”爲作者領款簽名用）。當然，在表中要有稿費總額、審批、會計、複覈、經辦等人簽字的地方，以及編輯部落款、日期。需要說明的是，操作人員要熟悉EXCEL的主要功能，如合計、排序、篩選、製表，否則，本文的技巧很難派上用途。
假如您的外稿很多，那麼這些稿費的寄發是1件很痛苦的事，郵局要求每筆匯款都填寫完整清楚，若手工填寫210張，不僅費時，而且有時難免出錯，關係到錢的問題，性質有時是很嚴重的。衆所周知，郵局經常更換匯款單格式，所以花錢去買匯款單打印軟件不是明智的行爲。況且單位不1定會同意報銷這樣的開支。如果您掌握了以下方法，則可以不變應萬變。現將最新的郵局匯款單填寫技巧介紹如下。
在WORD中按實物匯款單大小製作1個“匯款單”表格，核心部分如：《作者》 《郵編》
《單位》
廈門教育學院學報編輯部 361004 《稿酬》
廈門檳榔西里199號 05年4期
（說明：爲使內容打印在匯款單相應位置，需要在此表格基礎上在4周增加1些空框和調整表格。表格線在實際運用中隱藏，否則會在匯款單上打印出來。有《》標記的項是郵件合併項，要注意字體大小和字間距）