隨着社會經濟的不斷髮展，人們對於“人文關懷”的重視程度也不斷提高。下面是小編爲大家收集的淺談如何運用工作說明書，希望能夠幫助到大家。
淺談如何運用工作說明書 篇1
【摘要】文章描述了工作說明書在XM公司人力資源開發與管理體系中的應用，特別是在公司的人才招聘、員工培訓、工作績效考評的應用，我們可以從實際的應用中看到工作說明書合理應用明顯使員工的滿意度明顯增加，工作主動性和積極性提高，離職率下降，組織的工作效率有較明顯的提高。
【關鍵詞】工作說明書 招聘 培訓 績效考覈
XM公司是浙江蘭溪市一家生產、銷售鋁合金百葉窗材料及鋁合金百葉窗成品的有限責任公司。其前身是一家制作布窗簾的個體戶。公司成立於1993年，所有權屬於一對夫婦，丈夫任董事長分管生產，妻子任總經理分管銷售。公司所有權與經營權完全統一，是典型的家族企業。XM公司一直在窗簾行業發展，1996年通過對窗簾市場前景的準確預測，公司轉產鋁合金百葉窗銷售並順利發展。公司的組織結構以及工種（職位）也一直很簡單。公司的一切事務不分大小都由總經理夫婦直接決策。現在隨着其市場份額的快速增長，公司規模在迅速擴大，僅憑老闆個人來管理整個公司已是力不從心了。由於管理不到位而造成的損失也日益顯著，長期合作的客戶對公司產品服務的投訴也逐漸增多。員工對公司的抱怨也以各種形式不斷髮生，導致工作質量與效率的下降，員工流失率不斷上升，招聘成本上升等等問題反覆發生，且有不斷加劇的跡象。面對這樣嚴峻的形勢，MX人力資源部開始着手進行人力資源管理的變革，人力資源管理中的基礎工作是工作的分析和設計。運用此次工作分析和設計的成果--工作說明書，對XM公司組織結構以及人力資源開發與管理體系進行了調整、完善。在一定程度上解決了XM公司目前人力資源開發與管理方面存在的幾個突出問題。
一、工作說明書在招聘中的應用
工作說明書所提供的信息包括工作的主要任務，以及具備的人才條件。根據公司的人力資源規劃、公司各部門的需求以及工作分析的結果來確定所需要的人員配備及組織內已有的人力資源狀況。如果某崗位出現空缺，根據公司的激勵制度首先考慮內部招聘，如果內部有合適人選依據工作說明書和內部招聘程序進行內部人力資源調配工作。如果不能從內部招聘，則要根據空缺崗位的工作說明書要求進行外部招聘工作。根據公司制度由部門主管提出招聘申請報人力資源部，人力資源部根據公司人力資源規劃和定員定崗標準確認是否需要招聘，如果需要報總經理審批。爲了激勵內部員工，可以根據工作說明書的崗位晉升路線圖優先考慮內部招聘；如需外部招聘，根據招聘的崗位和人員素質要求確定招聘渠道。此外，還可以根據工作說明書中的工作內容、任職條件等確定面試內容，在面試過程中，讓面試者進行初次述職，一方面可以考察其對本崗位的認識，另一方面可以考察其工作經歷的真實性。招聘預算，則需要考慮招聘人數、招聘渠道等，這項內容難以完全依靠工作說明書來進行判定。招聘時間則需要根據最遲到崗時間的要求來考慮。
根據工作說明書制定的招聘流程如圖1所示，對招聘渠道進行了調整，面試人員、面試內容等都進行了合理安排，招聘效率明顯提高。但在對因組織結構調整出現的新管理職位進行招聘時，效果不明顯。因爲他們普遍對中小家族企業的信譽尚缺乏信任。爲了吸引這類人才，公司需要在其他制度方面進行改革，如集權與分權程度，高層次人才激勵手段，信譽保障等。
二、工作說明書在培訓中的應用
設計組織的培訓計劃和人才開發計劃都需要運用工作分析與設計所獲得的信息，工作分析與設計以及作爲結果的工作說明書顯示出了工作本身要求僱員具備哪些技能，從而自然也就能夠了解僱員的培訓需求，根據培訓需求制定培訓計劃，纔有可能使培訓具有針對性、及時性和有效性。具體操作如下：根據工作說明書中的職位知識、技能與員工實際工作績效進行對照，分析績效落差原因，如果原因是因爲工作說明書的原因，則需要對其進行修改，如果是員工原因，則需要分析原因出此哪一方面，從而確定是否可以通過培訓消除績效落差以及培訓的目的、內容、方式等。
根據工作說明書制定的培訓程序，XM公司對員工的培訓進行了一個科學規劃，主要從員工工作態度和工作能力兩方面績效落差的原因進行分析，從而根據分析結果確定培訓目的、內容、方式、效果評價。這樣既爲員工創造了學習機會，促進了員工的發展，提高了員工積極性，也增強了整個組織的效率。目前，由於市場部的員工營銷知識與能力普遍偏低，跟不上公司快速發展的步伐，公司正在對市場部的員工進行營銷培訓。培訓的員工初步反映良好，普遍認爲對目前工作起到了很好的指導作用。同時公司對新職員工也開展了爲期一週的培訓，並且有入職指引人負責指導。
三、工作說明書在績效考覈中的應用
有效的績效考覈對組織工作績效起着積極的作用。在考覈過程中要遵循一定的原則：適當選取考評內容和方法、明確考評標準、考評結果反饋、增加考評的民主度和透明度等。根據工作說明書中的工作職責則制定業績考覈內容、考覈標準；職位特點則確定了考評的週期、方法，工作關係決定了參與考評的人員。2006年年終考評是根據新的績效考評流程開展的。此次考覈內容包括業績考覈、能力考覈、個性評價。考評人員包括員工自己、部門主管、同事等，一定程度上改變了過去老闆一人定論的現象。從而改變了過去老員工拿的多，新員工幾乎沒份的現象。員工的滿意度提高，尤其是那些優秀的新員工。
建立在工作說明書基礎上的績效考覈纔是有效的績效考覈，纔會對組織的工作績效真正起到積極的作用。XM公司績效考覈的積極作用具體表現在：指引員工的行爲。員工知道公司對他們的期望是什麼，進而自覺把自己的行爲引導到合適方向；監督員工行爲；做出正確的獎酬決策，真正起到了激勵與鞭策的作用；降低了員工的不滿度和流失率。
四、工作說明書在薪酬設計中的應用
在薪酬設計過程中一般要遵循以下五個原則：內部公平性原則、外部競爭性原則、員工激勵性原則、經濟性原則、合法性原則。爲了吸引並留住公司急需的優秀人才，在人才市場上企業的薪酬要有吸引力，尤其要與競爭對手比較。提高企業的薪酬水平固然可以增強競爭和激勵。但同時不可避免地造成人力資本上升，從而在一定程度上削弱了企業競爭力，所以要堅持經濟性原則。遵守國家、地方關於工資的有關法律這是最基本的原則，必須遵守。通過工作說明書所提供的工作信息進行的工作評價，從而區分影響付薪的工作因素，這樣在一定程度上保證了內部公平性。因此工作分析是薪酬設計的基礎，但並不是只要有了工作說明書，薪酬問題就全部解決了。在薪酬設計過程中不但要綜合考慮以上五個原則，還要結合公司人力資源政策以及現有員工的需求狀況。科學合理的薪酬結構將會對人力資源管理起到重要作用。同樣它也是企業文化的一種外在體現。工作分析可提供績效考評的依據，績效考評過程就是將僱員的實際工作績效同要求其達到的工作績效標準進行對比的過程。而僱員應當達到何種績效標準，以及需要完成哪些特定活動都需要通過工作分析來確定。一般較科學的薪酬設計流程圖。
因此，首先需要進行工作評估。工作評估是指在一個組織內系統地通過評估每一種工作對於組織的相對貨幣價值來建立起具有內部公平性的薪酬結構的過程。只有對通過工作分析獲取的關於不同工作的信息進行評估才能決定哪些工作值得企業給予比其他工作更高的`報酬。在本次工作評估中通過綜合考慮本次工作分析的目的、經費預算不高、公司目前的職位數量不多以及各種工作評估方法優缺點等因素，從而最終選擇了得分因素法爲此次工作評估的方法。具體步驟：成立工作評估小組，小組成員由工作分析專家、總經理、各部門主管、經驗豐富的老員工共10人組成。根據公司目前狀況以及各職位特點確定評價的關鍵崗位，以及影響薪酬的主要因素和各因素的重要程度形成《工作評價指標及評分標準》。根據公司的薪酬政策，由於工廠各崗位主要採用的是記件工資制。此次選定的工作評價主要是針對公司的管理類工作。制定《工作評價評分表》、《工作評價總分表》、實施評價、彙總分析、反饋、調整等，最終確定XM公司關鍵職位等級排列表。
由於通過工作評價對工資等級進行了調整，一定程度上提高了內部公平性。員工對工資的抱怨減少。但是，薪資結構的科學合理與否直接影響着薪酬是否具有外部競爭性。目前將高層次人員薪資總額與市場相比較，尤其缺乏競爭性，這也是XM公司對高層次人員缺乏吸引力的一個重要原因。另外，在MX公司，工作說明書在職業生涯規劃中尚未得到全面應用工作說明書提供了公司各種職位發展的路線圖，員工可以結合自身的特長把員工個人的成長與企業的發展統一起來，讓員工與企業共同成長。從而可以充分調動人的內在積極性，可以實現員工自我價值的不斷提升和超越。由於目前公司員工文化素質普遍偏低，工作說明書在員工職業生涯規劃的應用沒有得到實踐。
此外，合理應用工作說明書並不能解決人力資源管理的所有問題，需要中小企業的老闆改變重市場、輕管理的觀念，加強科學管理知識的學習。要想使人力資源真正成爲企業發展的核心競爭力，加強企業文化培養，加強公司制度建設等等都是不可忽視的。
【參考文獻】
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淺談如何運用工作說明書 篇2
近年來，隨着我國義務教育的普及和加強，無論是地方的小學還是國家大力發展的重點院校，都隨着學生數量的增多、學生素質的不斷髮展變化而做出相應的管理改變。而行政管理學無論是在政府機關還是在教學、機關部門辦公工作上都有着良好的工作形式，在學校的各方面管理工作中都有諸多的契合點。學校的行政管理工作是指學校依憑一定的機構和制度，通過組織、計劃、實施等行動，充分調動學校學生各方面的積極性，努力發揮學校現有資源，有效完成學校各項工作任務，實現預定目標的活動。
一、行政管理學在學校學生管理工作中的運用成效和不足
在學生管理這項複雜的工作中，管理者通過對行政管理學中的人本管理、計劃、組織、激勵、統籌、創新等基本原理的合理運用，不僅能夠獲得學校學生們的真心擁護，能夠激發學生們積極向上的精神，也能夠保證學生們進步的正確方向，提升學生工作者的威信，增強凝聚力；與此同時，還可增加學生對管理的依從性，增強學生的集體感、歸屬感，進而有效提升管理工作流暢性、有序性。
雖然行政管理學對於學校學生管理工作的開展起到了重要的作用。但是，隨着行政管理實踐的不斷髮展，行政管理學在一些學校學生管理工作的運用過程中存在的一些不足也日漸凸顯。
（一）講外國的多，講中國的少
在講授內容選擇和時間分配上，講傳統行政管理學理論特別是美國行政管理理論偏多，講現代行政管理學理論特別是中國學者對行政管理學理論的貢獻偏少。學科體系的介紹基本上按傳統的劃分方法，在一般行政管理學教材和課堂上較多地介紹歷史上行政管理思想的形成和發展過程、代表人物和代表作，較少介紹當代中國行政管理學的發展和中國化的行政管理學學科體系。
1887年伍德羅·威爾遜《行政學研究》的發表標誌着行政管理學在美國的誕生，一百多年來行政學的許多重大理論發展、著名行政學家及其代表作大多產生於美國，美國行政學在世界行政學領域一直處於領先地位，以至於凡是論及行政學必稱是美國行政學，但這並不意味着中國學者在行政管理學領域沒有作爲。事實上，近20年來，中國有一大批傑出的學者爲行政管理學的發展作出了突出的貢獻，涌現了中國特色的行政管理學派即夏書章學派、中國公共行政學派即郭濟學派、中國行政管理學“┼ ”字型學派即歐陽雄飛學派等三大學派。夏書章先生爲我國行政管理學的恢復、重建和發展作出了卓越貢獻；郭濟學派所倡導的公共管理理念對我國行政體制的改革產生了深刻的影響；歐陽雄飛先生早在1987年就提出了“中國行政管理學系統工程圖”以及“中國行政管理學┼字型網絡圖”，在國內外行政學界產生了廣泛的影響。但是現在許多學校在行政管理學教學中很少介紹這些內容，這樣就難以在學生頭腦中形成中國化的行政管理學學科體系的全貌。
（二）講理論的多，講應用的少
在處理理論知識與實踐能力的關係上，講定義、原理、意義等“概論”性的東西偏多，而結合實際講“爲什麼”、“怎樣做”的偏少。未能擺脫“從概念到概念，從理論到理論，甚至是感性+想象”的做法。在講理論時注意了理論本身的系統性，但是理論與實踐的結合，特別是與中國行政管理實踐的結合不夠。行政管理學教學落後於時代發展的要求，沒有體現出行政管理學的時代性和實踐性，難以有效地幫助學生掌握處理實際行政管理事務所需要的理論品質、實際能力和操作技巧，使行政管理專業畢業的學生就業競爭力不強。
（三） 講過去的多，講現在的少
教學理念上沒有反映出行政實踐活動的巨大變化，教學內容跟不上行政管理髮展的步伐，沒有注意在教學過程中對學生進行現代行政思想的灌輸和培養。過分強調了傳統的行政管理主體對社會生活和社會公衆的管理，忽視了社會公衆對行政管理主體及其行爲的制約和監督，忽視了行政活動領域的有限性和對行政權力的制約性。學生所學的理論不能很好地解決甚至解釋中國實際問題。不利於培養學生的創新能力，不利於培養學生對社會現實問題的感知能力，培養出來的學生不能很好地適應現代社會行政管理的需要。
二、行政管理學在學校學生管理工作中的運用舉措
（一）制定常規化的規章制度並完善相應的服務體制
學生管理部門的日常工作，是爲學生提供一個良好的學習的平臺。根據行政管理學的概念，在工作的前期，面對常規化的的問題，制定有章可循的規章管理條例，具有前瞻性的作用。在工作中做到有章可循、有法可依的工作方式。爲學校學生管理部門建立規範化的學生工作體系，提供了一個良好的理論依據。
除此之外，學校學生管理部門還應逐步的完善相應管理體制機制的建設，建立服務型的行政管理制度，推動服務行爲的制度化：
1.完善科學民主的決策制度。涉及到與學生髮展息息相關的重大問題決策時，應廣泛聽取廣大學生、家長的意見與建議，提高學生對於自身發展的決策信息的參與度，達到“公開、公正”的透明機制。
2.建立和完善溝通與迴應機制。建立和完善部門行政機構與學生本人、家長溝通機制，確保雙向溝通的及時性和有效性，使學生部門能夠準確瞭解學生本人、家長的願望和需求。
3.建立健全服務評估和監督制度。建立科學合理的服務評估制度，對學生部門的服務內容、質量與方式進行有效監督和控制。如：成立由學生和專家組成的督導辦公室來加強監督，使部門管理工作在有效監督下開展等。
（二） 提升學生工作管理者的自身素質，凝聚管理向心力
1.勤於學習，勇於實踐。身爲學生的管理者、領導者，須有淵博的知識，這是基礎，是敏銳洞察力、科學判斷力、有效組織力的基石和源泉。因此，無論從領導方法還是領導藝術角度分析，勤於學習，永不懈怠，積累知識都是必行功課。特別是在現代社會，環境瞬息萬變，如果沒有足夠的知識儲備，不及時更新既有知識，學生管理人員很容易受到大環境的排斥。
2.保持身心健康，保持工作熱忱。學生工作具有相當的複雜性、繁瑣性，是對管理者身心的雙重考驗，身體是學生工作的基礎，心理、精神狀態是關鍵。任何一件事情的完美處理，都必須有必要的體力，有健康向上的心，只有身心健康，學生工作的開展才能更加有序和穩定，更能感染學生，營造羣體積極向上的氛圍，從而凝聚向心力，達到最佳工作效果。
3.培養人格魅力。從管理制度上看，學生工作者是權利的行使者，這種權利從表面上分析是由組織和上級的賦予而來。但是在具體的管理工作中，靠這種硬性的授予權利的管理是不能取得最佳效果的。其實，學生工作者真正的權利來源，不是組織和上級授予的，而是學生內心認可賦予的。學生工作者的人格魅力是贏得下屬尊重與愛戴的重要因子，這種人格魅力不是炫耀和浮誇，而是內心深處的偉大和平衡，是管理者給人的綜合感受與氣質。
（三）運用創新原理，進行人本管理
創新是管理學的又一基本要義。要成爲一名優秀的學生工作者，就要積極主動的探索新工作方式和思維，遇到問題要能夠運用創新性知識分析問題，要根據當前的發展形勢積極創造新的工作氛圍、探索新方法、解決新問題、實現新突破，努力開創全新的工作局面。隨着現代社會的發展，學生工作出現新問題和新情況，沒有答案、沒有模式也沒有相關的經驗，這就需要工作者能勇敢的面對，發揮創新精神探求正確的解決思路，跟上社會的發展速度，把握時代變化的脈搏。
（四） 體現“本土化”思想
堅持教學研究的中國特色，在吸收傳統文化精華及思維方式的基礎上，注意對行政管理學教學的研究和創新，探索具有中國特色的行政管理學教學內容體系和方法體系。在教學中，要在全面介紹行政管理學理論的同時，注意多向學生介紹中國學者的工作和他們對中國行政管理學理論所作的貢獻。行政管理學的本土化還要求在學科發展和教材建設上規劃中國化的行政管理學學科體系。學生對本國的事、身邊的事關注程度往往比較高，教師應該隨時注意國家行政管理中重要事件的發生和發展，結合教材內容儘量選擇那些最新發生的、有一定影響的行政管理重大事件充實教學內容，提高教學效果。
三、結語
本文首先對行政管理學在學校學生管理工作中的運用成效和不足進行了簡單的分析和歸納總結，然後針對目前運用過程中存在的問題提出了相應的措施，爲今後學生工作的有序、高效進行具有重要的借鑑意義。
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