如何設計工作崗位說明書?
無論是在職企業的HR從業人員還是有志於在人力資源管理專業有所成就的初學者，工作崗位說明書設計的是否合理決定了其人力資源管理體系基礎的夯實度。相對許多企業的剛剛從事人力資源管理工作的人員而言，或者已經在這個崗位工作許久的人來說，我常常發覺很多企業不重視工作崗位說明書的設計及應用。如此，就會出現企業這種和那種使企業老闆或HR感到困惑的事情發生，其實很多問題就出在工作崗位說明書的設計、推廣和應用上。
人力資源的工組崗位說明書體系，不僅包含崗位的基礎信息、崗位的職責和權限、崗位的目的、能力素質模型等，同時通過這些模板的設計和應用就能充分體現一家公司人力資源管理水平的高低。
一.設計工作崗位說明書的前提：
工作崗位說明書的設計是基於公司的組織機構圖而設計的。我經常發現企業的HR從業人員往往忽視工作崗位說明書與組織機構圖的內在聯繫，有很多企業的老闆或者HR並沒有深刻認識到這一點。老闆不懂也就罷了，但是作爲HR可不能不懂。之所以很多企業的人力資源管理者不受到老闆的重用，不是老闆不識貨或者不重視人力資源管理，而是人力資源管理人員的水平僅僅停留在招聘、考勤及簡單的日常工作層面上。爲此，HR埋怨自己的工資不高，怨恨老闆有眼不識金香玉，卻從來沒有認真檢討過自己的不足。
爲此，在設計工作崗位說明書前，人力資源從業人員首先要審視自己公司的組織機構圖是否合理?公司的人力資源配置圖與組織機構圖的搭配是否科學和緊密?知不知道什麼樣的組織機構圖和人員配置圖是科學的?爲什麼這樣搭配纔是科學的、合理的?
作爲企業的人力資源管理者你這樣設計的組織機構圖對公司的戰略實現起到哪些推波助瀾的作用?作爲HR你思考過這些嗎?假如你忽略了組織機構圖與工作崗位說明書的這些關係和必然聯繫，那麼你設計出的工作崗位說明書在企業的實際應用中肯定效果會打折。
爲此，一個專業的HR一定是一個懂得組織機構圖與崗位說明書密不可分的人才。從事HR的很多，但是真正稱得上人才的HR很少，原因多數來自HR不專業、不用心的緣故。
二.工作崗位說明書設計的程序與注意事項：
1、名稱的確定：
工作崗位說明書也叫工作職務描述書，無論名稱確定哪項、其核心內容基本都有以下構成。對於初學者來說，掌握了這種模式及方法對於今後的工作將會獲得很大的幫助，隨着工作的經驗的不斷加強和深入，日久天長自然就會領悟其中的奧妙所在。
2、編號的應用：
編號是組成工作崗位說明書的另一個組成部分，一傢俱有一定規模的公司將會越來越重視編號的應用。作爲HR編號的確定是爲今後便於查閱和規範人力資源工作管理而設計，所以從一開始就要引起高度重視，不要等到需要編號的時候再去編號，那樣不僅工作效率提高不上去，同時也不便於公司規範化管理，便爲以後公司完善 CIS企業行爲識別系統時打下一個良好的基礎。
怎樣設計編號?例如：HRM---GG---001,HRM代表着公司人力資源管理，GG代表公司高級管理人員的拼音字母代名詞，001代表着高級管理人員的編號。假如這是一家集團公司下設很多分公司，那麼遇到這種情況如何在編號上區分出來呢?
例如：一家市政公司下設一個預製件廠，還有一個瀝青廠，這個時候你可以在編號上這樣設計就能分開，便於人力資源系統化查詢。
HRM----YGG----001,HRM----LGG---001,Y代表着預製廠的拼音符號，L代表着瀝青廠的拼音符號，這樣以來便於人力資源管理的保管和查
GG 代表高管，也是就公司廠長、副廠長等級別的人物。那麼高管級別以下的主管如何編號呢?可以這樣：ZG、CG、ZY、GR等，分成主管、次管、職員、工人，如此你的工作崗位說明書的編號就算完成了，不過整體工作崗位說明書完成後不要忘記還有一項重要的工作就是，關於編制工作崗位說明書的名詞解釋和崗位說明書編號明細表。這樣你的人力資源工作才能做細、做好。
三、崗位基礎信息：
崗位基礎信息包含以下幾個方面，當你完善這些的時候才便於你去人才市場招聘人員，否則，讓內行人一眼就看得出來那些在人才市場招聘的企業、那些負責招聘的人員是不規範的。一個在人力資源管理上不規範的公司不難想象出是個什麼狀態。爲此，崗位基礎信息裏需要包括如下內容：
l 崗位名稱：如總經理助理。
l 崗位編號：如HRM----CG----004
l 崗位部門：如總經辦
l 崗位定員：如2人
l 直接上司：如總經理
l 直接下級：如暫無
l 職務級別：次管級
l 薪酬類型：如月薪制、年薪制或其他
l 所轄人數：如暫無、如分管XX科室
l 可升遷崗位：主管級
l 可替換崗位：主管級或次管級
l 書寫人：
l 審覈人：XXX
l 編寫日期：2010年5月10日星期一
l 註明解釋：HRM代表公司人力資源管理文件，CG爲拼音符號，C代表着公司次管級別，G表示管理者，004代表查閱編號。
以上的基礎資料才能讓應聘者一目瞭然看懂自己在公司的位置及職責所在。
四、崗位在組織機構中的位置：
也就是說，工作崗位說明書的組成部分離不開崗位在組織機構中的位置這個展示。這樣表明有助於應聘者或者人力資源的從業者清晰明確崗位在組織機構中的位置和重要性。
那麼，是不是把公司的組織機構圖原封不動的在此列出啊?答案是否定的，只要將公司的各個中心或部門列出即可。旨在讓受聘人一看就能明白自己所處的部門和位置即可。
五、崗位目的：
企業用任何一位員工，尤其是管理層人員都會因事設人，當然有時也會因人設事。無論哪種方式其目的是相同的，即爲了實現公司的戰略目標而設定的崗位。對此，HR在書寫和編制崗位目的時，千萬記住該崗位是圍繞着實現公司整體戰略服務而描繪的職責、任務、目標提煉的經典話語。不能太過於囉嗦，因爲具體的職責會在下項崗位職責中具體描述。所以，HR在編制時既要圍繞企業的戰略目的又要涵蓋日常工作的內容而設計。
其實，從某種角度而言，這也是人力資源管理對員工績效考評的依據，而崗位具體職責部分則是分開量化而已。在此不贅述。
六、工作關係：
HR在設置工作關係時，通常的情況分爲公司內部關係和公司外部關係。內部關係主要是針對該職位所在公司的銜接部門及溝通指數而設定。可以設置模塊如下：單位、人員及部門、頻繁程度。其中在頻繁度裏包含頻繁、經常和偶爾三項。
單位是指這個崗位需要與內部的溝通部門，如總經理的助理，需不需要與董事會成員溝通?需要。需不需要與行政部、市場部、生產部及策劃部等溝通，需要。如此，作爲HR你在設置內部關係時就要考慮該職務需要與哪些部門及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時可不是瞎寫的，要考慮到該職務和總經理的工作作風等等因素。 有的是頻繁，有的就應該是經常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀察高級管理人員之間的複雜關係和排斥、嫉妒等等因素在裏面。
公司外部的溝通關係，就更需要你瞭解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學識、見識、爲人處世的技能，同時還要了解該崗位人員的口才和社會交際本領等。
在你設計這些的同時，還要考慮下一步你在設計工作崗位說明書承擔職責那一塊，因爲二者是有連帶關係的，否則你的績效考評就會流產。人力資源管理是一個專業性很強的工作，同時也是一項動態性很強的管理工作。所謂動態性很強是指無論是人還是工作環境都時時發生着微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對事對物都要具有良好的驅動力、情商、更要具有豐富的知識閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有着不同的概念區分。從總的原則來看，工作摘要就是將承擔職責的主要概況進行描述。
例如：還以總經理助理爲例：
爲總經理的日常工作事物處理好各方面的協調關係，爲總經理制定的年度工作計劃提出合理化和科學化的建議，爲總經理制定的公司戰略提出可行性的分析報告及戰術推進計劃等。
對內不僅與公司各個部門的領導保持經常性的接觸，同時還要給總經理提供與各個高管人員接觸後留下的印象、工作作風、可用程度、發展空間等等感悟與評價，以便給總經理提供各部領導晉升、降級、獎勵和懲罰等參考依據。對外協調與總經理接觸頻繁的政商兩界領導，便於彌補總經理因事物繁忙而疏忽的事項。
你在編寫工作摘要時，首要考慮總經理到底需要一個什麼樣的助理?總經理的性格、愛好、脾氣、容忍度、社交羣體、文化素養、成長環境、爲人處世的誠信度等等。這些詳情的瞭解是你選擇與書寫工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老闆就會責備你不會選人，責任全在你的身上。再有你對這個助理的績效考評如何推行?會不會搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設計這些工作摘要的時候可要謹慎啊，否則你接下來的績效考覈不能有效的展開，老闆會認爲你華而不實的。很多企業的老闆不會是說自己不好，而是埋怨你這個人事部長太弱。生活在一個多數老闆依靠機遇發財、文化程度儘管不高、但是虛榮心很強的時代，人力資源管理者不僅要專業，而且還要懂得什麼樣的老闆什麼樣的手段對待，否則的話，你按照什麼以人爲本，科學發展觀等等口號教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔責任：
這部分是整個工作說明書的重點部分，這個部分設計的好壞直接關係到下一步的績效考評工作的有效進行。如果你是一個專業人士，你通過一家公司設計的承擔責任這塊就能看出這家公司的人力資源部長是否專業?同時也能判斷出這家公司的老闆及手下那些副總是否懂得企業管理或者人力資源管理等。