項目是建築施工企業最基礎的業務單元，是以單體項目爲對象，以工程項目的工期、質量、安全、文明施工、成本等目標爲主要內容的生產組織管理。項目管理的過程就是整體分解和結合統一的過程。項目管理的突出特點是項目本身作爲一個組織單元，圍繞項目需求來組織資源，避免了資源的閒置和浪費，“用最少的人幹最多的事”。項目管理一般是採用矩陣型的組織結構，可以實現項目全過程的動態管理和項目目標的綜合協調與優化，並能根據項目生命週期各個階段的具體需要，適時調整組織的配置，以保障工作和組織的高效、經濟運行。爲了提高我公司項目管理水平和成本控制能力，作爲信息化系統的重要組成部分，公司信息管理部從2003年8月選擇了與中國建築科學研究院下屬軟件公司PKPM協同開發了上海市安裝工程有限公司項目管理系統，目前已進入了項目組試點階段。
1、項目管理信息化的重要性
1.1 項目管理遇到的問題
在實際工作中我們往往發現，有的項目已經施工一段時間了，但圖紙還沒有完成，爲了避免造成項目延期，於是在沒有預算的情況下材料和人工就已經到位並進行施工，個別項目甚至在工期進行到了將近一半都無法得到完整的圖紙。長此以往，會對以後的項目進行造成無法估量的損失。爲此我們制定了許多的制度和管理方法來控制項目成本，但是這些剛性的規章制度在實施過程中執行不力。既然依靠員工自身無法推行，所以就需要一套成熟的系統的信息化工具來執行，通過電腦來規範這些過程，目的是使項目的整個過程更加透明、規範、科學，從而達到有效控制項目成本的目的。
1.2 成本控制是項目管理信息化重點
在項目管理中成本控制是最大的問題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個項目成本中佔的比重約爲80%，能否對材料進行有效的管理可以說是項目資金運作的關鍵。還有，例如：施工任務書的編制，很多項目不按照要求進行人工結算，而將“領料”作爲結算人工的方式，然後再根據“結算”的結果重新制作施工任務書。這種“以領代耗”的方式一直是項目管理中一個長期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事後彙總”。
項目管理軟件開發的重點就在於控制成本，主要有以下幾點：
①控制工程直接成本：材料成本、人工費、機械費。
②加強質量管理，控制質量成本。質量成本是指項目爲保證和提高產品質量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。
③組織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。
④加強項目資料的及時整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時間，而且可以在遇到糾紛時及時索賠，從而降低成本。
1.3 提高員工管理能力，規範施工體系
在許多項目中，項目經理會發現項目部的員工工作自覺性不夠，其實這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對於項目進行情況不瞭解，導致了項目工作人員不知道近期要做什麼，這樣就加重了項目經理的工作量，同時讓業主覺得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是爲了通過軟件規範項目管理的各個分部分項，明確告訴項目實施人員應該做什麼和必須做什麼。整個信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成一種統一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說是公司在施工過程中的企業文化。當公司在完成信息化項目管理後，在工作中員工可以通過相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當項目部所有的人都明確了工作後，項目經理也可以有更多的時間處理其他事務，這樣同樣可以減少生產成本、提高效益，並且樹立公司規範管理的形象。
2、項目管理系統軟件
2.1 項目管理軟件設計開發理念
項目管理是一個複雜的多方位的行爲活動，項目管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成的。一個項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設置了相應的工作模塊，提供了詳實的數據資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合爲一個個簡單明瞭的模塊。
從開發的目的以及項目管理的概念來看，我們開發項目管理系統的重點是創造一個能有效控制項目成本，規範人員行爲的管理軟件。我們的解決方案是以預算爲管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個項目人員的工作責任和權限，然後由各個施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算爲項目開始以及系統運行的基礎，通過系統限定強制預算（軟件設定每個項目在進行初始必須有預算，否則無法進行）的必要性，有效保障項目的成本不會超出預算。雖然在發生預算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每一筆發生的成本變動，並通過名爲“成本管理”的模塊迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的每一分錢都記得明明白白。
在主預算完成後，預算之後的每一筆進料領料都直接與主預算進行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時候項目的材料和人工成本都一目瞭然。嚴格限定了領料工作和預算以及領料計劃之間的關係，讓預算外的領料不能通過，從管理的角度堵住了超支領料的漏洞，有效防止由於管理粗放而造成的浪費。
當然，項目實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點項目組的要求以及我們現場瞭解到的情況，我們設計了施工任務更改單這樣一個組件。在明確項目管理人員的權責後，可以對預算的內容和使用量進行更改，確保現場情況變動後的領料或人工調用能夠順利完成並將此件發生的信息記錄下來。雖然這只是一個簡單的小部件，但卻使整個系統以預算爲基礎的設計思想變得更爲靈活而非死板。
由於項目管理系統使用了人員權限與身份認證統一的登錄方式，規範了人員的工作，明確了每個人的工作職責。我們將完整的項目管理過程分解爲若干的部分並對應相應的模塊，通過管理員的分配爲這些工作模塊設置確定的工作負責人。
2.2 軟件的結構和流程
上安項目管理系統是一個基於C/S結構的軟件項目管理系統。它以一個單獨的項目爲運作單位，只要有一臺能擔當主機的計算機就可以開展工作，客戶機的數量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統。
在完成了系統安裝後，我們需要進行項目人員與權限的配置。這個步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權限。採用兩層權限分配，即一層對項目的管理人員（一般可認爲是項目經理）賦予其對整個項目的管理內容；二層由該項目管理人員對項目實際中的3大員等各類人員進行更細緻的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實際情況進行。
項目管理系統分爲：成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進度計劃、安全管理、質量管理以及統計分析10個主要功能部分。其中合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、施工預算爲整個系統的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進度管理、安全管理、質量管理五大輔助工具模塊。
2.2.1 系統主要管理流程
①基礎信息與數據的錄入：這部分工作是所有後續工作的前提，由管理員建立項目人員並分配相應的權限，然後在“合同管理”部分確定項目中的承包、分包關係。這樣我們就可以在系統中確立一個項目的基本結構和工作情況。
接着通過“施工預算”生成或導入一份施工總預算，在“計劃管理”中通過生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作並將分包合同與分部分項建立關聯。至此我們會發現，一個項目開工前的準備工作已經完全在系統中就緒了。
②供應商管理：在完成了基本信息和預算錄入後，我們應該確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：
根據公司每年提供的合格供應商名冊的EXCEL文件略加修改使之符合需要的格式；
在“基礎信息維護”導入這些供應商。在檢查補充數據確保其無誤後便可錄入合格供應商錄入表，並供項目挑選合作；
項目中臨時需要合作的一次性供應商則可通過填寫“一次性合格供方報審表”，審批後同樣錄入合格供應商錄入表。
③分包商管理：根據公司每年的合格分包商名冊整理出符合格式要求的EXCEL表格；
在“基礎信息維護”中導入分包商數據並檢查補充確保無誤後便可錄入“勞動力管理”中的“合格分包商錄入表”並供項目選擇合作；
在項目中臨時需要合作的一次性分包商在填寫“一次性分包申請表”經審批後也可以錄入爲合格分包商錄入表。
④材料的要料和採購：在項目正式開始後，我們可以通過項目管理系統來管理和控制材料。
首先在各分部分項的月要料計劃表中選擇要完成的分部分項，結合先前的預算數據，分別生成各分部分項的月要料計劃。然後根據其中所包含的甲供/乙供信息，分別生成甲供/乙供月要料計劃彙總表並根據此表生成計劃進行採購。
這樣，我們就可以通過系統對採購計劃的合理性和必要性判斷並控制採購，避免了預算不清造成的根據當時需求進行採購，導致最後賬目不清，重新“補做預算”的情況。流程如圖4：
⑤材料的現場管理：材料管理是項目成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無疑就是現場的領料管理。在系統中，我們將各分部分項的預算導入，由於預算中的材料編號和名稱經常不按標準格式填寫，直接生成材料數據可能出現各種問題，導致系統管理混亂，故我們需要先對這些材料進行分類。
在“基礎信息維護”中的“物資基礎信息”界面，我們可以看到先前導入的預算中的材料和一個國家標準的材料類別，只需將各種預算中的材料進行拖放就可以對其進行歸類。我們的調查發現，施工員往往在一個項目中接觸到的材料類別並不很多，而且經常重複。但每次填寫卻都需要在龐大的材料庫中查找某一種材料。爲此我們爲材料設計了“助記碼”，在歸類的過程中我們可以通過“助記碼”來指定一種材料，在後面的操作中只要輸入簡單的助記碼就可以立刻指定相應材料，對材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統的易用性。至此，完成了材料維護的工作。（注：材料歸類完成後，物資管理中的庫存材料金額收發存表便可自動正確生成。）而今後現場材料的出入庫都需要通過填寫入庫單（甲/乙供）、領料單（計價/未計價）、退料單等會自動進行數據統計的系統表單才能進行，嚴格地把握了現場材料的使用。
從項目現場掌握的情況來看，大部分項目在材料領用方面的管理都有很多不足之處。多數是由於預算不明確，領料往往缺乏控制，爲了保持工程進度，只要來領就給料，在項目竣工時往往會發現支出很多不必要的材料費用，領料計劃成爲了一張過後再補的統計證明。而項目施工員本身也經常因爲工作忙碌或其他各種原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領料單交給施工員簽字。從管理的角度來說這顯然是存在問題的，首先施工員在領料的同時不可能清楚地記得各次累計的領料量，只有在登帳的時候才能發現，所以，施工員每次在使用的時候也不會特別注意節約材料，反正每次領料都沒有問題，就無所謂什麼領料計劃和合理使用材料了。同時由於材料員在項目中不可能時時做出準確的材料出入庫的`彙總帳目，項目經理也比較難以在發生問題後解決。
使用項目管理系統的主要目的之一就是規範化收發料，在每次收料和發料的同時都記錄數據並實時彙總，在使用材料的範圍，也作出了以下嚴格的控制。
首先，必須是材料預算中有的，如果沒有可以通過“基礎信息維護”部分建立相應的材料類別關係對材料分類。然後根據甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。
其次，在實際使用中，甲乙分別填寫各自的領料單領料，而在這一操作的同時，庫存材料的數量也會相應地變化。由於這一切都是在系統中完成的，而且數據間有着絕對的對應關係，任何超出預算的領料除非專門的審覈否則不能進行，這就對領料數量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴格地控制了施工用料的精確數量。
再次，對於項目部材料管理人員權限主要是由項目部的材料員負責，施工員可以根據工程要求開領料單至材料員處領料，在系統中所有的權限都是由項目系統管理員分配的，一般情況下，在整個材料處理過程中，系統記錄下每次領料數量和使用量，只要項目經理瀏覽一下彙總數據，就可以知道是工程的哪個分部分項出了問題並迅速解決，同時材料員也可以在材料存量，使用數等方面更加直觀地瞭解情況，遇到各種問題可以很容易地找到問題原因，提醒項目經理。對於施工員，就要求他們在工作中，事先都要有周密的安排，不能沒有計劃地工作，提升工作質量，不然同樣的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要提高的地方，這對於施工員的成長至關重要。項目管理系統就是要不斷幫助施工員解決問題，是一個發現問題、尋找原因、修正錯誤的循環往復的過程。
⑥施工任務書：施工任務書是項目管理中重要的組成部分，是對施工計劃和完成情況的主要記錄資料。在生成施工任務書前，我們必須有完成的分包合同基本信息、工程項目分包申請表、班組信息登記表。與通過手工填寫施工任務書不同，施工員只須選擇相應的分部分項、班組信息、單位工程等。通過交換數據項目管理系統由預算和計劃自動生成施工任務書。這樣就避免了因數據不清或遺漏疏忽造成的錯誤，也防止了施工完成後再補填施工任務書的情況出現。
施工任務書生成後可以保存及打印以備所需，在實際施工完成後，再次打開相關的施工任務書，將實際施工量填入並提交，其中的數據就會自動地與預算和材料庫存等內容進行數據交換，清楚地記載下施工工程進行的實際情況。
2.2.2 系統支線管理流程
以上幾個部分是項目管理系統中的主要管理流程，這個流程中交錯使用到了系統中的合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算6個主要部分。它們是項目管理中使用最多最重要的部分，其相互之間存在着緊密的數據關係，是成本控制的關鍵。其他的部分功能如下：
成本管理：在成本管理中通過錄入個別基本信息後結合項目實際發生成本的各種數據表單可以清楚直觀地描述項目成本的管理情況。
工程資料管理：提供了各類工程中所需要用到的表單、文件、資料格式等，方便生成這些文件和資料。
安全管理：記錄了詳實的安全管理資料和實例，爲項目安全工作提供了參考和依據。
質量管理：提供了大量的項目質量方面文件的表單、資料，內容豐富，爲項目質量資料的生成提供了極大的方便。
進度管理：該部分的功能與MS PROJECT軟件類似。這些項目常用的軟件工具爲從事相關工作的人員提供了極大的便利。
2.3 項目信息化試點情況
由於在項目上進行推行信息化沒有成熟的經驗，所以在軟件正式應用以前，我們先後在櫻花度假村等幾個項目部試點運行，在實際使用中測試系統的可用性，發現和解決存在的問題。經過試用中項目的反饋情況，我們對系統的操作舒適性進行了調整，包括：在保證系統特性不變的前提下，精簡了一些較複雜的操作；根據項目施工的實際需要，在系統中添加了施工任務更改單；調整了系統的兼容性；進一步完善系統資料庫等，完全能夠滿足實際項目施工管理的需要。
綜上所述，我們可以說上安項目管理系統是以預算爲基礎的，結合計算機技術和傳統管理制度，能有效進行成本控制並提供項目工作便利的綜合性項目管理系統。藉此系統，項目經理和公司可以非常清晰明確地知道項目成本的動態，並藉此對項目動態進行分析和決策。明確的人員權責可以很好地監督和約束項目人員的工作，進一步加強各方面的管理。一個熟練使用該系統的項目組就可以應對項目上所發生的大多數的工作要求並提供清晰的實際數據，能夠實際地提高項目的管理效率和成本控制水平，達到施工項目管理最主要的目的——“花最少的錢辦最大的事”。雖然目前系統本身仍然存在一些問題。如：前期的分析工作不足以及對項目實際情況的考慮不充分；由於開發中使用了部分成品軟件帶來的系統強壯性、兼容性問題；系統操作的舒適性等。但是不可否認上安項目管理系統的開發貫徹了最初的開發思路，也已經具備了對項目成本有效管理的能力。在試用期的完善過程中我們相信能夠解決存在的問題，加強系統的舒適性和強壯性，儘快讓整個系統全面推行，提升我公司整體項目管理水平。