一、信息管理的必要性
隨着我國高校的擴招，各高校通過增加專業使得辦學規模在不斷擴大，地方普通本科學校爲了生存和發展在擴招的過程中增加了大量新專業和熱門專業，幾乎每年都在申報新專業，學校也在不斷的轉型發展。由於學生人數的劇增、專業個數的增加以及學校政策不斷改變，學校的教學工作和管理工作量急劇增大，由於以上情況的存在，高校校級領導身上的工作越來越多，管理的範圍和思考的問題就越來越多。從管理原理以及行爲能力的角度來看，一個人即使有很高的學術和行政能力，但直接管理的事情也是有限的，不可能對全校所有專業和人員進行直接管理。因此，爲應對這一新的情況，各高校紛紛成立二級學院，逐步降低管理工作重心，實施學校、學院兩級管理。二級學院自主權擴大後，壓力也相應增大，管理工作任務更加繁重。高校實行學院制後，學院是承上啓下的機構，對外向學校負責，對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此，學院成爲學校領導下的一級行政管理實體，“各個學院構成了大學內的一個個管理中心”。二級學院的事務繁雜，涉及學院內部人員管理、專業申報、教學管理、學科建設與科研管理、物資管理和學生教育管理等，在以上諸多方面都會產生大量的信息，爲了提高辦學質量和辦學效益必須加強信息收集、彙總、處理和傳達等工作。然而二級學院的人員編制相對較少，一般二級學院的機構包含綜合辦公室、教學辦、團總支等實體機構，人員配置一般爲綜合辦公室2人、教學辦1～2人、團總支4～5人。這些人員處理的事情繁多，要針對學校各個部門的檢查、統計信息、處理日常事務。因此，加強學院信息管理是非常緊迫和十分必要的，讓信息及時反饋給二級學院領導和學校其他部門領導，使得辦學的質量和水平才能不斷提高。本文以重慶文理學院爲例，通過廣泛調研和處理，建立“三環式”信息管理模型，即信息的分類採集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個環節處理信息。
二、信息管理現狀分析
通過對重慶文理學院二級學院的初步調研發現，二級學院在信息管理工作中普遍存在以下幾方面的問題：
（1）領導重視力度不夠，教職工信息意識相對淡薄。二級學院領導大多數重視教學、學生管理、科研工作、師資隊伍建設和其他管理工作，而對發展基礎之一的信息檔案的管理不夠重視，不論在信息管理系統的設計、現代化信息管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。
（2）信息管理規章制度不健全。信息管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程來規範它。高校二級學院的信息管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致信息檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處於比較混亂的局面。另外儘管有的學院有一些信息管理制度，但只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關於歸檔的時間要求和獎罰措施，信息材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成信息的收集不全，材料質量不高的現象。
（3）信息管理人員不穩定，缺乏專業隊伍。目前多數二級學院的信息管理由教學祕書、行政祕書或資料員兼任，他們大多數未接受過專業知識的培訓，主要精力集中於日常事務，信息意識和管理水平不高，缺乏信息工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔信息材料的質量難以保證。
（4）信息管理手段落後，數字信息化水平偏低。多數二級學院的信息管理現代化手段還處於起步階段，計算機管理還侷限在目錄檢索上，文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，致使信息利用耗時長、查準率與查全率較低，管理效率低下，不能適應檢索、調取並有效利用檔案信息的要求。
（5）信息加工處理緩慢、傳輸應用不夠及時。由於缺乏專業的信息處理隊伍，使得獲取信息、處理信息的速度過於緩慢，容易造成很多有用的信息沒有被及時獲取而錯過二級學院的發展機遇。
三、構建“三環式”信息管理模型
隨着現代工業技術的迅猛發展，對於工科院校的教學內容、教學管理都提出了很高的要求，爲了適應現代高等教育的發展，必然要接觸海量的信息。如何在海量的信息中獲取有用的'信息，是目前很多高校的二級學院面臨的問題之一。爲了更好地處理信息，信息的分類輸入是信息管理的前提；信息加工處理是信息管理的關鍵；信息傳輸應用是信息管理的目標。要從根本上解決高校二級信息管理存在的問題，必須從信息的分類採集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個重要環節進行系統化的建設，構建“三環式”信息管理模型。首先是信息的分類採集。信息生產者、信息、信息技術三個要素形成一個有機整體———信息資源，是構成任何一個信息系統的基本要素。但信息並不都是資源。在衆多紛繁複雜的信息中，要準確及時提取有用信息，必須按照二級學院的實際需求，對所涉及的信息進行甄別，科學合理地進行分類。對高校二級學院來說，按其承擔的重要事務可按三級目錄形式獲取信息：一級目錄反映學院層面的信息，主要是院級頂層設計的內容，包括學院規劃和管理工作、專業建設和教學工作、學科建設和科研工作及學生教育和管理工作等模塊，其內容由學院辦公室和學生管理辦公室獲得；二級目錄反映系、室、所層面的信息，主要是工作過程的記錄，包括一級模塊內容的具體細節，由各單位負責人錄入；三級目錄反映教職工和學生個體層面的信息，主要是工作結果的記錄，包括學院每個成員的工作量和工作結果，由師生個體自行錄入。其次是信息的加工處理。在信息分類的基礎上，從軟硬件建設着手，建立信息管理系統。一是制定信息管理框架，設立各類信息管理欄目，分解各欄目中的核心要素，確定各要素的主要內容；二是配置信息管理系統所需要的硬件設備，搭建一個既經濟實惠又能高效快速處理信息的支撐平臺；三是針對信息的容量和硬件系統的特性引進或開發快捷實用的應用軟件，着力提高信息數字化處理的能力；四是對信息處理的師資隊伍進行有效的培訓，使其具備信息處理加工能力；五是在加工整理信息時，要注意信息的統一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時造成混亂現象；六是設置信息處理權限，一級目錄信息由學院主要領導審覈和修改，二級目錄信息由學院分管領導審覈和修改，三級目錄信息由系、所、室負責人審覈和修改，確保信息的真實性、準確性和權威性。最後是信息的傳輸應用。信息收集和加工處理後，重要的工作就是通過適當的途徑傳輸和應用。一是爲學院的對外宣傳提供必要的信息。通過加工處理後的相關辦學成果類的信息及時上傳到二級學院主頁的相關欄目，展示學院的辦學實力和辦學特色，有利於招生宣傳、師資的引進及對外開展校企合作；二是爲學院教學管理工作提供反饋。通過平時的積累和及時收集教學過程中反饋的信息，能爲今後的教學特別是爲教學改革提供大量翔實的資料，使教學研究和改革能夠準確地反映實際情況，進行科學分析，從而促進教學水平的提高；三是爲學院管理考覈提供憑證。通過調閱學院綜合信息，可以爲學校接受上級評估、學院接受學校考覈、教師年度考覈時提供原始的憑證。四是爲師生提供服務。教師通過調閱其基本信息、個人簡歷、職稱晉升、教育背景、論著文章、科研項目、歷年授課、獲獎榮譽等在內的一系列信息，可以爲在填寫晉職晉級報表、申報項目和參與評獎等方面節省大量精力，學生在準備畢業就業、參軍或出國留學時，通過查閱學生教育管理信息可以高效快捷獲得自己的學業成績和平時獲獎等資料。
四、搭建“三環式”信息管理模式的管理措施
爲了保證信息管理模型的正常運行，必須採取相應的信息管理措施。一是努力提高二級學院領導的重視程度，成立信息管理領導機構，加強師生的信息意識教育，建立信息管理領導責任制；二是建立健全信息管理制度，對信息收集、信息加工處理、信息傳輸發佈和信息保存時限等作出明確的規定；三是提供必要的經費和技術支持，保障信息管理平臺正常運行；四是建立一支相對穩定且業務能力較強的專、兼職工作隊伍，以適應信息的高效錄入並有效利用的要求。
五、結論
本文通過詳細地分析高校二級學院信息管理的現狀和存在的問題，探索從信息的分類採集、信息的加工處理和信息的傳輸應用三個重要環節進行系統化的建設管理機制，從而構建“三環式”信息管理模型，提高二級學院信息管理的科學化、規範化和現代化水平。
作者:李彤蕾 程正富 單位:重慶文理學院