在生活中,制度起到的作用越來越大,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那麼什麼樣的制度纔是有效的呢?下面是小編收集整理的記錄管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
記錄管理制度1
1 目的
確保安全記錄完整、準確、清晰,以證明安全體系有效運行,併爲實現可追溯性、證實作用以及採取糾正、預防措施提供客觀證據。
2 範圍
1 本程序適用於酒店安全管理體系所涉及的所有安全記錄的管理。
2 本程序規定了安全記錄的分類、形式、編制、審覈、編號、格式修改、填寫、收集、存檔、貯存、借閱、銷燬的要求。
3 職責
1 保衛部是安全記錄的歸口管理部門,負責制定、修訂本程序,並負責監督執行。
2 各單位負責人負責批准本單位的安全記錄清單與記錄歸檔管理。
4 管理要求
1 質量記錄的標識、編號、填寫、保存、保護、借閱、複製和銷燬執行質量體系的記錄控制程序。
2 各專業職能部門下發的記錄,必須制定填寫標準和要求的規定,使記錄填寫標準統一化。
3 記錄管理工作程序見圖一。
4 安全記錄的分類
安全記錄的分類見表一。
表一 安全記錄分類表
記錄類別 | 記錄範圍 |
1. 與安全運行有關的記錄 | 包括文件的修訂、變更記錄、考覈記錄、安全內審報告、管理評審記錄及報告、組織安全工作計劃及總結、安全責任書、培訓記錄、安全會議記錄、合格承包商和供應商名單、危害識別及風險評價記錄、法律法規識別與獲取及跟蹤記錄、風險控制及隱患治理記錄等。 |
2. 與安全日常管理有關的記錄 | 包括各類安全作業票證、各類安全管理臺帳、班組安全活動記錄、安全工作月報表、事故調查和處理報告、消防記錄等。 |
3. 來自承包方的安全記錄 | 包括承包方的安全運行、檢查監督及考覈記錄等。 |
5 安全記錄的形式
5.1 書面、照片。
5.2 電子媒體、磁帶、磁盤。
6 安全記錄的編制、審覈及批准
6.1 各單位根據安全活動的需要建立安全記錄表格時,由使用單位編制後送交本單位領導審覈及批准並報主管部門備案。
6.2 安全記錄的使用單位在送審安全記錄表格時,應由本單位領導在會審單上確定其保管地點和保存期限,並將保管地點和保存期限通知各使用單位。
6.3 安全記錄保存期限一般應遵循下列原則:
一、具有永久性保存價值的記錄,應整理成檔案,長期保管;
二、有保管時間要求的安全記錄,則按要求時間保存;
三、無保管時間要求的安全記錄,一般保存期限一年。
7 安全記錄的編號
7.1 爲保證安全記錄有唯一的標識,每一種安全記錄表格應有唯一的編號,編號由安全記錄所在部門的主管領導指定專人進行,方法如下:
7.2 記錄分類
將記錄統分爲四類,對照的字母分類爲:
檔案類記錄:DA 管理類(審批、備案、登記的表格):GL
檢查類:JC 記錄類(包括值班、生產等的格式記錄):JL
7.3 專業
按主管部門分爲:
安全:AQ 辦公:BG 保衛:BW 工程:GC 企管:QG 安全標準化:AQB
7.4 單位編號
編號 | 單位名稱 | 編號 | 單位名稱 | 編號 | 單位名稱 |
01 | 辦公室 | 02 | 保衛部 | 03 | 康樂部 |
04 | 人力資源部 | 05 | 工程部 | 06 | 財務部 |
07 | 餐飲部 | 08 | 客房部 | 09 | 採購部 |
10 | 市場營銷部 |
7.5 順序號
由組織編寫的部門按照單一的記錄分類、專業分類、部門排序,給記錄表賦予一個單獨的號碼,組織編寫的部門同時建立一個記錄清單,明確記錄使用的範圍、對象、頻率,防止一號多表或一表多號。
7.6 年代號
年代號由一個四位數字組成,代表記錄的編制年代,如“20xx”代表20xx年編制。
7.7 記錄編號位於記錄的首頁右上角,距頁邊不小於1釐米,新時期羅馬四號字體。
8 安全記錄格式的修改或換版
8.1 安全記錄格式有修改需求時,由提出部門按《變更管理程序》填寫“變更申請審批表”,並附修改後的格式樣品,在申請單中陳述修改的理由和依據,經安全記錄所在部門的主管領導審覈批准後編號、印刷、使用,並報主管部門備案。
8.2 使用新格式的安全記錄取代原舊的記錄表格,各使用單位應在新表格投用時,立即收回舊錶格,並自行銷燬。不允許在使用場所出現新舊記錄交替使用的現象。
8.3 安全記錄的格式修改由各單位在“安全記錄清單”備註欄上記錄格式修改時間。
9 安全記錄的填寫
9.1 所有安全記錄都應用鋼筆或簽字筆填寫,填寫要求字跡清楚,填寫正確、完整和及時。
9.2 安全記錄上應寫明年、月、日及記錄人簽名,簽名時要寫全名,必須是記錄人本人簽字。
9.3 安全記錄表格的填寫應遵循下列要求:
一、對有要求的記錄欄目,做到字跡清晰、持久,內容完整,具有真實性、準確性、及時性;
二、對於記錄空格,用“以下空白”章或用“——”符號註銷;
三、當遇到缺項時,填寫“缺項”;當問題記錄結果爲無問題,填寫“無”;
四、技術性安全記錄數據不變,須重新抄上,管理性安全記錄豎向整格內容相同,可用“同上”或“〃”表示;
五、從某行開始以下全空,在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符號填滿;
六、安全記錄不能隨便更改,若確因筆誤需更改時,用“—”(文字可用“0”)符號註銷,在符號上方由本人更正重新記錄。對外發送的文件內容更改除用上述規定的符號更改外,還需有更改人的簽名與更改日期。
10 安全記錄的收集與歸檔
10.1 各單位負責對本單位主管的(自己編號的)安全記錄和所有安全記錄列出總的“安全記錄清單”。
10.2 每年12月份各單位安全記錄人員負責收集主管範圍內各“安全記錄清單”中自己主管的部分與主管部門進行覈對,主管部門將年度覈對清單報安全管理部備案。
10.3 各單位將使用完的安全記錄按“安全記錄清單”上的保存地點、保存期限按編號、時間順序進行裝訂、編目、歸檔。
10.4 保衛部依據各部門上報的“安全記錄清單”編制酒店年度“安全記錄總覽表”,以便各單位部門查詢。
11 安全記錄的保存
11.1 各單位應按照相關檔案管理要求,指定專人管理,保存環境符合要求,防止因日曬、雨淋、受潮、黴變、鼠咬、蟲蛀、火災而損壞。
11.2 所有安全記錄的保存應便於存取和檢查。
11.3 電子媒體安全記錄由使用單位自行妥善保存。
11.4 記錄的保存時間在記錄清單中逐個註明。
12 安全記錄的借閱
12.1 借閱安全記錄須辦理借閱手續,各單位在借閱安全記錄時應填寫“記錄借閱登記表”,並要求借閱人簽名。
12.2 若需外借,需經歸檔單位領導批准。保密安全記錄外借必須經文件主管部門領導同意。
12.3 合同有要求時,在商定期內安全記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。
13 安全記錄的銷燬
根據安全記錄的保存期限,各歸檔單位對到期安全記錄由保管人員填寫“安全記錄銷燬登記表”由主管領導批准進行銷燬。
5 附則
1 本辦法由標準辦公室起草,並負責解釋。
2 本辦法自發布之日起施行。
記錄管理制度2
1、質量檢驗室負責的樣品分析檢驗的全過程必須填寫相應的原始記錄,記錄應準確、完整、及時;
2、記錄應字跡清晰、工整,當有筆誤發生時,不得隨意塗改,不允許使用修正液,應在寫錯處劃一條橫線,橫線劃過後,原筆誤依然清晰可辨,在橫線上方填寫正確的數據或字跡,然後簽上更正人姓名和更正日期;
3、檢驗原始記錄應包括樣品名稱、批號,檢驗項目、質量標準依據、樣品外觀現象、計算公式,化學結果、現象(如果採用標準品應註明其重量、純度和其它必要信息)、化驗員的結論和簽名,計算審覈人的簽名;
4、各種數據的準確度的確定
4.1 樣品重量的有效數字應與稱量時使用的天平的精度保持一致;
4.2 滴定液消耗的毫升數讀到0.01ml;
4.3 在數據處理過程中,對有效位數之後的數字的修約採用“四捨六入五留雙”的規則,詳見《有效數字的修約管理制度》;
4.4 最後報告檢測結果的有效位數應與方法要求相一致。在運算過程中,其有效位數可適當保留,而在運算結束後根據有效數字的修約規則對結果進行修約。
5、含量分析的相對偏差的要求
5.1 平行樣的取樣量相對偏差不超過5%
5.2 取樣量不超過規定量±10%
5.3 儀器分析法不超過3%
6、記錄複覈
檢驗記錄完成後,應由化測室負責人對記錄內容、計算結果進行復核並簽字;複覈後的記錄,如屬於內容和計算錯誤,複覈人要負責,如屬於檢驗錯誤,則複覈人沒有責任;
7、檢驗原始記錄應整理成批檢驗記錄,至少要保存至成品有效期後一年,無有效期的產品應保存三年;批檢驗記錄的保存由質量部質量保證室負責;
8、需將檢驗報告單從檔案中取走,取走人需經質量保證室主管同意並在記錄保管人處簽字,寫明取走和歸還的日期。
記錄管理制度3
爲進一步加強對生產、交通、消防、社會治安等方面事故與傷害的監測和統計分析,及時準確掌握社區內事故與傷害情況,積極落實預防和干預措施,持續改進的實現社區安全,特制定社區事故與傷害記錄管理制度如下:
1、各安全促進項目小組應及時掌握事故與傷害發生的情況,做好記錄和統計。
2、事故與傷害記錄應內容清晰具體,便於查詢和分析。
3、事故與傷害記錄應真實有效,不得隨意篡改或銷燬。
4、各類事故與傷害記錄應由專人或專門部門負責管理。
5、在記錄管理中發生問題及時與街道安全社區創建辦公室聯繫。
記錄管理制度4
爲規範食品採購索證索票、進貨查驗和採購記錄行爲,保障公衆餐飲安全,依據相關法律、法規及規章,制定本管理制度。
一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)採購索證索票、進貨查驗和採購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑑別常識。
二、採購食品、食品添加劑及食品相關產品,應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場採購,並應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱、供應日期和產品名稱、數量、送貨購買日期等內容。長期定點採購的,與供應商簽訂包括保證食品安全內容的採購供應合同。
三、從生產加工單位或生產基地直接採購時,應當查驗、索取並留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件複印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)批量或長期採購時,應當查驗並留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等複印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)少量或臨時採購時,應當確認其是否有營業執照和食品流通許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農貿市場採購的,應當索取並留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶採購的,應當查驗並留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業執照或複印件、購物憑證和每筆供應清單。
七、從食品流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)和農貿市場採購畜禽肉類的,應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業直接採購的,應當索取並留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照複印件和動物產品檢疫合格證明原件。
八、採購乳製品的',應當查驗、索取並留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件複印件。
九、實行統一配送的,由企業總部統一查驗、索取並留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件,建立採購記錄;各門店應當建立並留存日常採購記錄;門店自行採購的產品,應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和採購記錄制度。
十、批量採購進口食品、食品添加劑的,應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的複印件。
十一、採購集中消毒企業供應的餐飲具的,應當查驗、索取並留存集中消毒企業蓋章(或簽字)的營業執照複印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或複印件)。
十二、食品、食品添加劑及食品相關產品採購入庫前,餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定,與購物憑證是否相符,並建立採購記錄。採購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯繫方式、進貨日期等。
十三、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄,不得塗改、僞造,其保存期限不得少於2年。
十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規定禁止生產經營的食品和《農產品質量安全法》第三十三條規定不得銷售的食用農產品。
記錄管理制度5
爲規範食品採購索證索票、進貨查驗和採購記錄行爲,保障公衆餐飲安全,根據《食品安全法》、《食品安全法實施條例》、《浙江省食品經營許可實施細則(實行)》等法律、法規及規章,制定本管理制度。
一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品採購索證索票、進貨查驗和採購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑑別常識。
二、採購食品、食品添加劑及食品相關產品,應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場採購,並應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。長期定點採購的,與供應商簽訂包括保證食品安全內容的採購供應合同。鼓勵餐飲單位到建立電子監管一票通的食品批發企業採購食品、食品添加劑及食品相關產品。
三、從生產加工單位或生產基地直接採購時,應當查驗、索取並留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件複印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從食品經營單位(商場、超市、批發零售市場等)批量或長期採購時,應當查驗並留存加蓋有公章的營業執照和食品經營許可證等複印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從食品經營單位(商場、超市、批發零售市場等)少量或臨時採購時,應當確認其是否有營業執照和食品經營許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農貿市場採購的,應當索取並留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶採購的,應當查驗並留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業執照或複印件、購物憑證和每筆供應清單。
七、從食品經營單位(商場、超市、批發零售市場等)和農貿市場採購畜禽肉類的,應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業直接採購的,應當索取並留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照複印件和動物產品檢疫合格證明原件。
八、採購乳製品的,應當查驗、索取並留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件複印件。
九、批量採購進口食品、食品添加劑的,應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的複印件。
十、採購集中消毒企業供應的餐飲具的,應當查驗、索取並留存集中消毒企業蓋章(或簽字)的營業執照複印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或複印件)。
十一、食品、食品添加劑及食品相關產品採購入庫前,餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定,與購物憑證是否相符,並建立採購記錄。採購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯繫方式、進貨日期等。
十二、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄,不得塗改、僞造,其保存期限不得少於2年。