善於運用縮略詞和縮略語。
在商務信函中我們也可以適當地運用縮略詞和縮略語來精簡篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報紙、新聞、雜誌上頻繁出現的縮略詞或者縮略語我們不妨適當地用在商務信函中.既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目瞭然.
1. 表示時間的`詞:在具體鐘點後面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:
8:00am 表示上午八點. 4:25pm 表示下午四點二十五分.
9:20pm 表示晚上九點二十分
2.一些大型國際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:
WTO (World Trade Organization) 代表世界貿易組織
UN (United States) 代表聯合國
ISO (International Standard Organization) 代表世界標準化組織
3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:
TV (Television) 電視機 CD (Compact Disk) 激光唱片機
HDTV(High-Definition television) 高清電視
VCD(Video Compact Disc) 視頻高密光盤
4.國際貿易術語就是一種縮略語。在商務往來信函中使用,簡單明瞭。如：
CAF=Cost And Freight（…named port of destination）成本加運費（……指定目的港）
DAF=Delivered At Frontier (d place) 邊境交貨（…指定地點）
當然，我們不能只求簡潔而濫用縮略詞和縮略語，因爲它們的產生和運用都有一定的文化背景，是使用英語的國家的人們在長期的使用過程中爲了使用方便而總結和形成的，並不是所有的縮略詞和縮略語人們都熟悉和了解。所以，在商務英語信函中恰當地使用常見的和人們都熟悉的縮略詞和縮略語，可以使得信函更加簡潔明瞭。但是，如果使用一些不常用的，只會使自己的信函變得生澀難懂，給自己的商務夥伴帶去麻煩。
