善於運用動詞。
筆者在前邊已經提到過，能用一句話來表達清楚的事情，絕對不用兩句話來說，所以我們在書寫商務信函時要儘量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence結尾的詞前面加上make類的`動詞來表達，而是直接用這些詞的動詞形式來表示，使句子簡潔有力。如：
例（13）：We have made shipment of your order No.632.
（我方已經交運你方的632號訂貨）
例（14）：He put forward the suggestion that she draft the document.
(他建議她起草那份文件)
例(13)中的"made shipment "可以用shipped代替都是"用船運輸"的意思,ship名詞可以作動詞用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest還比put forward to更加常用，所以用suggest來代替會顯得更加簡單.