對於經常與文字打交道的文祕人員而言，掌握文章寫作的一般規律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細節，是我們必備的素質。下面簡單談一談公文寫作中的一些基本常識和需要注意的幾個問題。
一、做好準備
“巧婦難爲無米之炊”，只有準備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫了撕、撕了寫，彆彆扭扭，很難寫出“高屋建瓴，勢如破竹”的公文來。那麼，起草公文需要做好哪些準備呢?
一要提高個人的思想修養和學識儲備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術觀、美學觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風、作品的質量至關重要。古人說：“志高者意必遠。”寫作者樹立了正確、遠大的理想，寫作時才能正確地“言志”，做到文意深遠。另一方面，“讀書破萬卷，下筆如有神”，作者只有博覽羣書，對各方面的知識才能融會貫通、運用自如。同時，公文寫作要求的學識既要博，也要專，假如寫經濟方面的材料，沒有經濟學理論作基礎，寫政黨建設的材料，沒有政黨理論作基礎，那是寫不出好材料的。所以，平時我們要強化自己的思想境界修養，要增進自己多方面的文化科學知識的素養。
二要掌握領導意圖、語言風格。所謂“領導意圖”，就是領導對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不瞭解領導意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領導意圖搞清楚。對領導意圖，瞭解得越具體越好，越透徹越好。當然，有時領導對領導意圖不可能談得那麼具體、那麼透徹，這要靠公文寫作人員平時對近期領導關注問題的掌握程度了，要靠充分發揮主觀能動性了。有了領導意圖，寫作就有了“尚方寶劍”，就知道寫些什麼了。“語言風格”就是領導講話風格和習慣。如果不瞭解領導的語言風格，講話稿寫的再好，與領導行不成共同語言，領導也不會欣賞。這就要求作者經常參加會議，感受氣氛，通過多種途徑掌握領導的語言風格。
三要學習有關文件和報刊，深刻領會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南，工作就能沿着正確方向前進;離開了這個指南，就會迷失方向，甚至會走到斜路上去。公文寫作人員，只有深刻領會中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現中央和上級黨委指示精神，才能保證中央和上級黨委指示精神在當地的貫徹和落實。所以，在起草公文前，我們必須通過學習，把近期中央和上級黨委指示精神領會深透，把準當前時代的脈搏。這是非常重要的。
四要了解當地實際。各級黨委的任務，就是要做好中央和上級黨委指示精神與當地實際結合的文章。只有瞭解當地實際情況，才能做好上下結合這篇文章，纔能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當地實際，就要多翻閱一些資料，經常深入下去，搞些調查研究，事物是不斷髮展變化的.，現代化建設日新日異，新情況、新問題、新事物層出不窮，這就需要我們經常地瞭解當地實際，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發生“言之無物，空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。五要統籌兼顧，科學組織。在遇到寫大材料或者是在省市領導來去匆匆，一人準備彙報材料來不及的時候，就需要多人合作，共同完成。經驗的做法就是採取“統—分—統”的組織寫作方法，即：統一研究寫作提綱，分頭去寫，最後一人統稿。
這種方法注意的問題有三：
一是根據各自的特長，科學分工。參加的人員有的對工業比較熟悉;有的對農業比較熟悉;有的對外貿比較熟悉;有的對穩定比較熟悉等等，各有特點，要注意發揮他們特長，誰熟悉哪方面的，就寫哪一部分，分工負責。
二是擬稿人要按提綱去寫，如有大的變動，需徵得主筆同意，以免走題;對一些細節問題，可以靈活掌握。
三是主筆統稿時要把好“四關”，即：“政治關”，看看是否符合中央和上級黨委的指示精神，是否符合黨的路線、方針、政策;“實際關”，看看是否符合當地實際情況;“結構關”，看看結構是否合理、清楚，有無重複的地方，前後風格是否一致;“文字關”，看看文字表述是否準確，言簡意賅。該調整的調整，該刪減的刪減，該補充的補充。最後，送領導審查、定稿。
二、謀篇佈局
文章謀篇佈局的好壞，直接影響表達效果，所以在確立了公文的主旨後，就要圍繞主旨對整個公文結構進行謀篇佈局，考慮文章的組織構造及它們之間的邏輯聯繫，使其“首位開闔，繁簡奇飛，各極其度。”
(一)、基本要求一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結構佈局有頭有尾，首尾圓合，通篇一體，連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與後語之間，都要緊密連接，以一貫之，結構嚴謹、完美。二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時，長短要適當搭配，其密度不要均等，要根據公文主題表達的需要，有詳密、有疏落，使全篇佈局疏密相間，錯落有致。總之，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚頓挫、節奏鏗鏘之感。三是波瀾起伏，曲折變化。“文似看山不喜平。”文章佈局應該崇曲忌直。謀篇佈局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯綜複雜和發展變化，同時，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。
(二)基本內容文章的結構包括內部結構和外部結構兩種。
1、內部結構。所謂文章的內部結構，就是文章思路的內在邏輯結構。在敘述性文體裏，稱之爲“線索”;議論性、說理性文體裏，稱之爲“脈絡”。不管什麼文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡。思路是線索和脈絡的基礎;線索和脈絡是思路的表現形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以爲線索，如《項鍊》以項鍊這一事物爲線索，《紅樓夢》以愛情悲劇爲中心線索等，線索無形地穿梭着全文的人物、事件和景物，構成嚴謹的藝術整體。作爲黨委機關，我們平時處理的公文主要是說理性質的文體，基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡形態，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性，即：分清先後順序，有條不紊地表達思想;合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通;思想脈絡細密周嚴，沒有縫隙，沒有漏洞。
2、外部結構。所謂外部結構，就是文章的外部存在形式。
它的主要內容包括：
一是層次和段落。層次是指文章各部分內容表達的次序，它着眼於思想內容的劃分，段落是行文時自然形成的基本單位，它側重於文字表達的需要。層次和段落既有區別，又有聯繫：層次着眼於思想內容的劃分，段落側重於文字表達的需要;一般來講，層次大於段落，即幾個段落表達一個層次，但也有時段落的劃分恰好與層次一致，二者相等;層次安排方式有總分式、並列式、遞進式和對比式，根據作者的思想或者線索來決定，段落劃分強調的是集中、完整和勻稱。
二是過渡和照應。過渡和照應是使文章內容前後連貫的一種重要結構手段。過渡在文章中起承上啓下的作用，它使先後相關的兩個層次和段落上下連貫，前後銜接。照應就是文章前後內容關照呼應，能使結構嚴密，脈絡連貫。
三是開頭和結尾。古人語“起句當如爆竹，驟響易徹，結句當如撞鐘，清音有餘。”所以“虎頭龍尾”是好文章的半壁江山，當然，怎樣開頭和結尾，應從文章的整體出發，有利於主題的表達和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點題式：開門見山，起句發意，直接揭示主旨，如《背影》，“我與父親不相見已二年餘了，我最不能忘記的是他的背影”;句句奪目，先聲誘人，起句漂亮，觸及中心，富有魅力，讓人一見鍾情，如杜牧《阿房宮賦》，“六王畢，四海一。蜀山兀，阿房出”;落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由;開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然後再分說。公文、特別是領導講話稿的結尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點題;展望未來，鼓勵鬥志，向人們提出希望，發出號召，指明方向，鼓舞人們爲實現它去努力奮鬥。