畢業生檔案接收單位

“檔案接收單位”和“詳細地址”的填寫說明

學生檔案所在單位：中山大學檔案館

通訊地址：廣州市 廣州大學城 中山大學行政樓 A401 學生檔案室

由於學生檔案屬於機要文件，對機要信封的'填寫要求較高。我校的畢業生檔案歷年都由廣東省機要局承寄，如果地址不符合機要規範，檔案很可能被退回學校，其結果是在畢業生入職、轉正、定級和工資等方面造成一定的影響。同學們在填寫《就業協議》的“檔案接收單位”和“詳細地址”時，應注意以下幾點：

1. 明確“檔案接收單位”是否具備人事檔案接收權。若填寫的“檔案接收單位”是沒有人事檔案接收權的單位，檔案承寄方通常不予投遞檔案，從而影響畢業生就業。一般來說，政府機關、事業單位和國有企業有人事檔案接收權。外資企業、合資企業和民營企業等單位沒有人事檔案接收權，用人單位是上述單位的畢業生檔案一般掛靠在人才市場。

2. 畢業生填寫《就業協議》時應注意：

A. “檔案接收單位名稱”必須寫全稱，不得使用簡稱。

B. “檔案接收詳細地址”必須填寫完整到：省、市、縣(區)、路。

C. 如有“檔案接收單位的具體部門”(如：人事處、人力資源部、人事科等)，應寫在“檔案接收單位名稱”的後面，切勿填寫在“檔案接收詳細地址”一欄。

D. “檔案接收單位名稱”和“檔案接收詳細地址”中都不得填寫收件人和郵政編碼。因爲畢業生檔案是機要件，禁止個人接收，無須填寫郵政編碼，填寫多餘的信息將導致廣東省機要局拒絕投遞檔案。

E. “用人單位名稱”和“檔案接收單位名稱”不一致的，切勿將“用人單位名稱和詳細地址”也一併填入“檔案接收單位名稱”和“檔案接收詳細地址”一欄。