在以知識和信息爲主要特徵的時代背景下，檔案信息化成爲高校檔案事業發展的重要方向。隨着新技術、新理念、新方法在高校檔案工作中的引入和運用，檔案工作較之以往在工作程序、環節和內容上都發生了不同程度的變化。原有檔案工作者的角色定位已不適應檔案信息化環境下的工作要求。檔案工作者需要重新思考自身價值、找準定位、提升素質，以應對檔案管理信息化帶來的挑戰，滿足高校發展對檔案工作的需求。
檔案工作者進行重新角色定位的必然性
1.檔案工作在信息化環境下的客觀要求
檔案的數字化、網絡化激發了用戶的信息需求。隨着數字技術和網絡技術的發展，檔案工作發生了巨大變化。首先，用戶信息需求的滿足從過去單純依賴檔案部門轉變爲用戶自我服務的自助化傾向。用戶可以通過網絡檢索等查詢功能蒐集到所需要的信息，用戶信息意識的樹立由被動轉變爲主動。其次，數字時代的顯著特點是信息量大，如何有效掌握大量的檔案信息資源、充分發揮信息價值成爲檔案工作亟需解決的問題。傳統檔案工作的重點是檔案信息的保管和維護，忽視了用戶的客觀需求和切實感受，無法充分發揮檔案資源的價值優勢。因此，原有的檔案工作者的角色已不能滿足當前環境下用戶的信息需求。
目前，電子文件已成爲社會信息流通的主要形態。相對於傳統文件生命週期，電子文件的生命週期主要分爲設計、形成和維護三個階段。電子文件的產生突破了傳統文件生命週期，形成過程變化主要體現在，一方面，電子文件生命週期前移到電子文件設計階段;另一方面，在具體環節上側重點也有所不同，設計階段強調前端控制，形成階段強調對象控制，維護階段強調管理流程控制。電子文件的形成周期要求檔案工作者的檔案意識和管理意識都要前移，並對電子文件形成的全過程進行管理。這種要求相對傳統檔案文件的控制，在控制環節、手段和方式上都有不同程度的變化。與之相對應的檔案工作者也要突破原有角色的知識和技能來適應這種變化。
2.檔案工作管理職能變化的客觀要求
新技術、新理念、新方法在高校檔案管理工作中的運用，使其傳統職能得到延伸和拓展，具體表現在，一是檔案部門成爲信息服務中心。服務功能是檔案部門生存和發展的基礎。作爲高校信息資源的整合部門，檔案部門依託數字技術和網絡技術，使檔案管理部門的工作重心由保管職能向服務職能轉變，形成以用戶爲導向的服務模式，爲用戶提供快速、有效的信息服務。二是檔案部門成爲信息管理中心。目前，高校檔案部門對實體檔案和電子檔案進行同步管理，形成文檔一體化管理模式，並在高校檔案網絡的支持下，使檔案不再受時間和空間的限制，通過檔案網絡能夠滿足不同用戶的需求，使檔案資源得到有效充分的共享。檔案部門承擔起檔案信息的雙向傳輸職責，信息資源在這裏實現有效的交換和共享，由此，高校檔案部門逐步演化成爲一個信息管理中心。
檔案工作者角色定位
新的環境和變化要求檔案工作者應以更開放和積極的姿態審視自身角色的轉變，扮演好以下角色，以適應在信息化環境下的職業角色定位。
1.信息的管理者
檔案工作者以其職業優勢成爲社會中重要的信息管理者，他們掌握着單位的檔案信息資源，但如何有效地管理檔案信息資源並充分發揮其價值，成爲發揮檔案部門職能的關鍵。因此，信息資源的管理者在工作中要着重從以下三方面着手，一是重視檔案部門是處於檔案和利用者之間的中間人的地位。二是強調檔案部門的工作職能，即建立利用者和檔案的聯繫。三是轉變檔案部門職能重心，由相對單一實體檔案管理轉向綜合的信息管理。從根本上說，就是檔案工作者要從意識上明確開放、利用的宗旨，合理優化檔案信息資源結構，使檔案資源成爲高效的信息庫，使檔案工作者成爲積極的信息資源管理者和塑造者。
2.文件的審覈者
在信息化環境下，檔案部門傳統的按部就班的工作環節被前端控制的方式所取代。檔案工作者要從文件形成的源頭覈查文件形成的全過程，以此來確保檔案的真實性和完整性，即稱作文件的審覈者。要成爲一名合格的文件審覈者，檔案工作者要把自身定位於信息管理的前沿，這樣才能確保前端控制檔案的形成質量。檔案工作者除了具備基本的專業知識和技能外，還要熟練地掌握信息技術，從技術上確保及時介入檔案的形成、保管和維護。
3.檔案服務手段和方式的創新者
檔案服務手段和方式創新強調四個轉變：從機械化服務轉變爲智能化服務，從標準化服務轉變爲個性化服務，從階段性服務轉變爲全過程服務，從滯後服務轉變爲超前服務。要實現以上轉變，一是改變傳統的檔案信息利用只能着眼於紙張文字材料的單一表現方式，將更加豐富的編研形式呈現給用戶，實現同一事物的多種表現形式。二是通過高校檔案網絡化，讓“死檔案”變成“活資源”，在爲用戶提供豐富檔案信息的'同時，讓用戶通過網絡能夠快速、有效地獲得所需信息。三是集成檔案信息資源，在信息技術集成平臺上，豐富和優化檔案信息資源，使檔案資源間建立有機的聯繫。四是改變利用者獲取資料的方式和途徑，檔案信息得到最大限度的發揮和利用，爲用戶提供個性化的服務。
檔案工作者勝任角色應具備的能力
1.學習能力
檔案管理是一項知識不斷更新且實踐性很強的工作。在當今社會，檔案工作者學習能力高低直接影響工作質量。因此，檔案工作者要注重培養自身學習能力，主要從以下三方面着手，一是樹立自主學習的意識，加強自主學習觀念，沒有先進思想指導就不可能有行動上的突破;二是注意對日常工作進行總結，並從多角度分析工作中的優點和不足;三是能夠進行理論創新，運用所學知識對工作實踐進行指導，並從中不斷地總結經驗和完善知識體系。
2.溝通能力
溝通能力是信息社會人們所需要具備的基本能力之一。在傳統檔案工作職業能力特徵中，把政治可靠、保守機密作爲從事檔案工作的基本前提，然而對於在信息化環境下的檔案工作者來說，有效、全面的溝通能力是勝任能力的一個基本前提。要實現有效溝通，首先，檔案部門要積極地樹立起開放的姿態，對自身的工作內容、流程和職能進行宣傳;其次，成爲主動的溝通者，檔案工作者要在工作上變被動爲主動，在檔案工作流程中積極地進行前端介入和控制;第三，形成雙向溝通，檔案部門與檔案形成部門要建立起雙向、有效溝通渠道，共同提高檔案工作的效率。
3.創新能力
人類社會的發展和進步是通過不斷創新來實現的，檔案工作也是這樣，只有創新才能適應時代對於檔案工作的需求。創新不是目的，而是一種手段。檔案管理工作者通過創新，有效地管理檔案信息,並能發現和創造行之有效的方法,使檔案信息資源發揮最大的作用。
培養檔案工作者的創新能力應從三方面入手。一是創新行爲源於創新意識。意識的創新就要求檔案管理工作者必須解放思想，敢於否定舊思想、舊事物，以積極的態度來激發創造設想。二是提高認同新思想、接受新事物的能力。工作中藉助現代化的信息技術手段，對檔案的工作過程、環節和步驟進行優化，提高工作效率和信息利用率。三是敢於在工作中嘗試新技術和方法，以創新管理理念和創新行爲來加強檔案管理，開闢檔案管理髮展的新途徑。檔案工作者應該把握機遇，不斷地更新觀念，掌握檔案工作的發展規律，從而完成職業角色的轉變，以適應時代的需求。