試論企業內部溝通體系的構建

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試論企業內部溝通體系的構建
摘 要:完善的企業內部溝通體系有利於保證企業戰略的實施、營運流程和過程的控制,保證執行過程與執行結果與計劃目標的一致。通過對我國企業內部溝通中所存在的不足分析,提出了構建企業內部溝通體系的初步方案:確定溝通目標,創建鼓勵性的溝通氛圍,構建內部溝通的多種網絡,根據溝通內容確定溝通方式及方法和建立內部溝通監視評估機制。
  關鍵詞:溝通網絡;溝通方式;評估機制
  
  目前,國內很多企業內部溝通渠道單一或不完善,缺乏靈活性,進而企業內部的信息傳遞進程緩慢,嚴重影響了企業的運作進程和決策效率。因此,建立完善的企業內部溝通體系,有利於進步組織決策的正確性和員工的回屬感,及時化解組織的危機,實現組織的目標,從而爲企業創造良好的內部工作環境,更好地實現企業的戰略目標。
  
  1 確定溝通目標
  
  構建企業內部溝通體系的總體目標,是爲了配合企業治理的根本經濟和社會目的。更具體的來講,是通過構建企業內部溝通體系,實現進步員工滿足度和回屬感,降低離職率,爲企業創造經濟效益,保證企業戰略目標的實現。
  
  2 創建鼓勵性的溝通氛圍
  
  組織中的溝通氛圍有鼓勵性溝通及防禦性溝通。根據傑克.吉布(1991)所說,溝通氛圍是一個從防禦性到鼓勵性的連續體,鼓勵性氛圍有利於促進開放,而防禦性的氛圍則會限制溝通過程。
  
  在防禦性的氛圍內,員工表現得謹慎和退縮;在鼓勵性的氛圍內,員工能夠進行廣泛的交流。然而防禦性與鼓勵性氛圍在企業中是一個連續體而並非是二者的同一或是完全對立的,完全的鼓勵性氛圍會讓治理者對企業內的溝通失往控制,完全的防禦性則會讓員工感到威脅,使企業與員工處於對立面上。因此,企業在建立內部溝通體系時,要結合自身的情況,確定合適的溝通氛圍,把握合適的程度,致力於營造一個鼓勵性的溝通氛圍,使員工能夠進行廣泛的交流。
  
  3 構建內部溝通的多種網絡
  
  作爲治理的主要活動,內部溝通的網絡與企業的組織結構模式和治理模式相匹配。一個企業有什麼樣的組織結構和治理模式,就會設置或不自覺地形成有對應特色的內部溝通網絡。一般而言,企業內部存在鏈型、環型、Y型、輪型和全通路型五種較爲普遍的溝通網絡形式。
  鏈型溝通網絡是一個縱向溝通網絡,信息可以自上而下或自下而上進行逐層傳遞,是典型的命令鏈代表。該網絡屬於適中的權力分散網絡,其參與者由於拘泥於形式,滿足水平適中,參與程度較低。
  環型溝通網絡由同層次或同水平的人擔任溝通者的角色,並沒有明顯的領導者。在這個網絡中,暢通渠道未幾,但團體成員的士氣與滿足程度均較高。
  Y型溝通網絡是一個垂直溝通網絡,集中化程度高,解決題目速度快,組織中領導職員猜測程度較高。除中心職員(C)外,參與職員的均勻滿足程度較低。此網絡輕易導致信息誤解或失真,影響組織中成員的士氣,阻礙組織進步工作效率。
  輪型溝通網絡是一個控制型網絡,所有的溝通只能通過(C)進行。此網絡集中化程度高,對於簡單題目解決的速度快;對於複雜的工作任務,其速度與正確性都會降低,由於中心人物要承擔過多的溝通與反饋工作,以致不勝敗荷。
  全通路型溝通網絡是一個開放式的`網絡系統,答應所有的成員間彼此溝通,沒有人以某種領導者的身份處於中心位置。溝通不受任何限制,所有成員都是同等的,士氣高昂,合作氣氛濃厚。但是,這種網絡權力高度分散,溝通渠道太多,易造成混亂,且又費時,影響工作效率。
  在企業治理工作中,應根據實際情況,構建一個以鏈式溝通爲主,但以創建透明,雙向溝通,鼓勵多層次,跨部分溝通的各種溝通爲輔的網絡,在合適的溝通場合,不妨採用諸如環式、Y式、輪式,甚至全通道式的溝通網絡。工作中正式的業務或工作指示溝通,應當以上下級溝通爲主,但對於小組或同事間的溝通,可以採用一些經驗交流,多舉辦一些跨部分,跨小組的團隊活動,來利用不同形式的溝通網絡,讓溝通爲企業的治理服務。