【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內部會計控制題目,在分析會計電算化對企業內部控制影響的基礎上,研究了當前會計電算化中存在的主要題目,並提出了電算化系統內部控制的若干舉措。
【關鍵詞】 電算化;內部控制;會計
一、引言
會計電算化進一步向深層次的發展,給企事業單位帶來巨大效益的同時,也給企事業單位的內部控制帶來更嚴重的考驗。財政部頒佈的《內部會計規範——基本規範(試行)》中指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統,減少和消除人爲操縱因素,確保內部會計控制的有效實施。”單位在建立了電算化會計系統後,會計覈算和會計治理的環境發生了很大的變化:一方面,由於使用了計算機,會計數據處理的速度加快了,會計覈算的正確性和可靠性也有了很大的進步,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發展潮流,建立和完善內部控制制度,才能充分發揮會計電算化的高效性及正確性,確保財產的安全,爲單位的經營決策提供完整的信息,創造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得尤爲重要。
二、會計電算化對企業內部控制的影響
內部控制是企業在會計工作中爲維護會計數據的可靠性、業務經營的有效性和財產完整性而制定的各種規章制度、治理方法、業務處理手續等控制措施的總稱。會計電算化使傳統的會計系統組織機構、會計覈算形式及內部控制制度等發生了很大變化,其中對企業內部控制制度的影響最爲明顯。主要表現在以下幾個方面:
(一)控制方式發生變化,由單一制度控制轉爲程序控制和制度控制
手工會計系統中,內部控制的方式主要是職員的內部牽制制度。會計電算化後,會計賬務的集中化處理,使會計部分傳統的內部控制措施如編制科目彙總表、憑證彙總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機內部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,餘額發生額平衡檢查。隨着遠程通訊技術的發展,會計信息的網上實時處理成爲可能,業務事項可以在闊別企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作。例如昔日應由會計職員處理的有關業務事項,現在可能由其他業務職員在終端機上一次完成,昔日應由幾個部分按預定的步驟完成的業務事項,現在集中在一個部分甚至一個人完成。會計電算化後企業的內部控制制度是由人通過會計軟件來實現的,由職員和計算機相結合來共同完成。
(二)控制對象發生變化,由對人的控制爲主轉變爲對人、機控制爲主
手工會計系統中,內部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業的.經濟業務發生均記錄在紙張之上,並按會計數據處理的不同過程分爲原始憑證、記賬憑證。會計電算化後,會計憑證轉變爲以文件、記錄形式儲存在磁性介質上,使會計覈算無紙化,修改數據不留痕跡。隨着電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,該項交易的有關信息由業務職員直接輸進計算機,並由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在覈算過程中進行的各種必要的核對、審覈等工作有相當一部分變爲由計算機自動完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會計系統中,會出現由於會計職員的粗心大意、疲憊或處理環節過多等而產生的無意識錯誤。會計電算化系統後,輸進數據正確、計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務信息的正確性,假如上述的任何一方出現差錯,就會使處理結果錯誤。現實中,由於儲存在計算機磁性媒介上的數據輕易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加之數據高度集中,未經授權的職員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,複製、僞造、銷燬企業重要的數據。因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會計電算化系統中發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大。由於控制方法、對象等方面的變化,企業原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統的要求,因此進一步完善企業內部控制制度已刻不容緩。完善會計電算化內部控制的基本思路爲:堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全治理原則,建立系統的人工與機器相結合的控制機制,使會計電算化運行的每一個過程都處於嚴密控制之中。
三、當前會計電算化中存在的主要題目
會計電算化的發展給內部控制帶來了新的題目和挑戰,主要表現在如下幾個方面:
(一)對財會軟件的控制方面
對於軟件本身,由於當前的財會軟件都着重開發賬務處理與報表治理,對於其它如本錢覈算、市場猜測等功能,開發力度較小,使得在處理此類題目時,不能自動轉換數據格式直接使用基礎數據,不能充分發揮它的治理功效和猜測功能。可以說當前的很多軟件只是減少了會計而已,並沒有產生真正的經濟效益和治理效益。另外,會計軟件的修改必須經過周密地計劃和嚴格地記錄,經批准後才能實施修改,計算機會計系統的操縱職員不能參與軟件的修改,權限要控制。
(二)在會計資料存儲方式方面
由於存儲方式的變化,輕易影響會計資料的可靠性。手工會計系統中嚴格的憑證制度,在電算化會計系統中逐漸減少或消失,憑證所起到的較強的控制功能弱化。在手工方式下,會計資料以賬簿、憑證、報表等形式存儲於紙張上,增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計職員的字跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉化爲數字形式存儲在磁(光)介質上,憑證、經濟業務事項的說明和賬簿等大多要依靠計算機方可錄進、閱讀或查詢,其直觀性較差,並且修改、刪除和拷貝均不會留下任何痕跡,有些業務可能不被打印出來,因此極易被篡改而不留痕跡。另外,數據集中在磁(光)介質中,一旦發生火災、被盜、感染病毒等,輕易造成數據丟失。
(三)在對操縱職員的職能控制方面
通過計算機舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計算機操縱員。會計電算化所要求的完善的職員職能控制制度就是適當分工,明確規定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預,系統操縱職員、治理職員和維護職員這三種不相容職務相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。
(四)在軟件的數據操縱控制方面
主要包括對經濟業務發生控制、數據輸進控制、數據輸出控制、數據通訊控制、數據處理控制和數據儲存控制等。在經濟業務發生時,通過計算機的控制程序對業務發生的公道性、正當性和完整性進行檢查和控制。由於計算機處理數據的能力很強,處理速度非常快,一旦出錯,影響極大。因此,單位應該建立起一整套內部控制制度以便對輸進的數據進行嚴格的控制,保證數據輸進的正確性。
四、電算化系統內部控制的舉措
(一)制訂單位內部電算化治理制度
操縱治理制度是針對每一個上機操縱會計軟件的職員而制訂的,主要用來規範每一個操縱職員的行爲以及各自之間的權限限制。除了軟件在操縱方面作了一定的內部控制設計以外,制訂嚴格的操縱治理制度,將會有效地保證會計軟件的安全運行;同時,也有利於內部控制制度的執行。操縱治理制度從內容上來看,一般包括以下幾項:(1)操縱職員的工作職責和工作權限。儘管軟件一般都已有用戶治理功能,但其用戶治理的設置是由人工進行的,這就需要從制度上對操縱職員的工作職責和工作權限加以規定,在用戶治理的設置和具體的操縱中執行。(2)預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審覈而輸進計算機的措施。如規定原始憑證必須經有關審覈職員審覈並簽章後才能輸進計算等。(3)預防已輸進計算機的原始憑證和記賬憑證等未經覈對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸進計算機的憑證需由審覈職員覈對並簽章後方可登記機內賬簿等。(4)建立必要的上機操縱記錄制度。使用日誌的形式記錄下每個會計操縱職員的機號、登錄日期及時間、所做的操縱等情況,並經常性查看日誌,檢查有無異常情況,監視系統操縱。(5)根據會計電算化系統的業務要求和不相容職務相分離的原則,設立各個電腦操縱崗位,如系統維護員、系統治理員、數據審覈、數據複覈、會計檔案治理員等,明確崗位職責和操縱權限,使每個操縱職員只能在自己的操縱權限範圍內進行工作,保證會計電算化系統能夠正常順利的工作,確保會計數據的安全、正確、可靠。
(二)建立健全檔案治理制度
會計電算化下的檔案除了與傳統會計下相同的紙製會計資料,如打印輸出的各種賬簿、報表、憑證外,還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質,這些檔案的治理與紙製檔案的治理有很多特殊的要求,爲防止發生損害,應通過制定與實施相應的檔案治理制度來實現,一般包括:(1)存檔的手續必須有會計主管和系統治理員的簽章才能存檔保管。(2)採取安全保證措施,如備份的磁盤介質應貼上保護標籤,存放在安全、潔淨、防潮防磁的地方,最好進行雙備份或三備份,並存儲於兩個空間位置不同的地方分別保管。(3)對保存的磁盤介質要定期進行檢查和複製,防止磁性介質損壞而使會計資料丟失。(4)對於磁盤介質原則上不予外借,如有必要,可採取複製的辦法借出。假如原件借出,必須嚴格進行登記並告之其使用辦法,收回時應嚴格檢查存儲內容的完整性及安全性。
(三)加強計算機軟、硬件與網絡系統安全的控制
軟件方面,應留意及時對軟件進行升級補漏或更改控制參數,將錯誤存在時間控制在最短。硬件方面,必須保證質量,關鍵性的硬件設備應採用雙系統備份。網絡系統安全方面,應留意:對用戶進行權限和密碼設置,只有被授權的用戶才能在系統中進行相應操縱;對重要的操縱日誌進行記錄,包括操縱時間、方式、查詢和修改的數據等,以便在出現題目時及時對相關職員進行覈查;建立網絡安全“防火牆”,並安裝殺毒軟件,及時更新病毒庫;未經授權,禁止用戶自行安裝或卸載軟件,尤其是數據庫系統軟件的安裝,以防止利用數據庫系統打開賬套數據庫進行非法篡改。
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