提要:由於我國在高端、精密製造方面的侷限，每年大量的工程項目建設中，總有部分比較關鍵的、重要的設備、材料依賴於進口。同時，由於涉外採購週期長、過程複雜、牽涉面廣、牽涉事情多，容易因爲管理的不到位影響採購，以至於影響整個工程進度。如何做好涉外採購管理，就是我們相關公司、相關人員必須認真對待的問題。
關鍵詞：工程項目；涉外；採購管理
當今，工程項目管理在國內的發展日益成熟，項目的採購管理也日益規範，但由於工程項目的複雜性，項目採購人員的素質水平問題，以及在採購管理中採購人員和技術人員、業主的配合問題，在項目採購過程中經常出現問題。尤其涉外採購的物品，通常都是項目中比較特殊、比較關鍵的設備、材料、服務等，不但採購週期長、涉及金額大，而且由於不同的國家不同的文化、法律環境、距離的遙遠，大都操作難度比較大，對項目的影響大，管理也比較困難，採購管理更容易出現問題。在一些大型工程項目中，經常因爲一些涉外採購問題，導致工程延期，給整個項目帶來巨大的損失，因此在工程項目採購管理中，必須重視涉外採購管理。
一、項目採購活動中的前期工作
項目確立之後，就要啓動項目的採購工作，確定項目的採購計劃，落實項目採購內容的構成，做出市場分析、技術分析。
然後，同概算部門聯繫，確定採購內容的預算，制定出詳細的採購計劃，根據採購內容的技術協議和技術部門的建議，大體確定項目採購內容中涉外採購的範圍，然後根據採購計劃，細分採購內容。
1、分解目標，制定計劃。對工程項目的採購內容基本確定之後，就需要制定明確的採購計劃，然後根據項目的安排、技術清單、歷史經驗等，分析採購內容，分解採購內容，按照採購內容的特性，把採購內容分解成爲便於操作的單體目標，然後按照分目標，規劃目標人力資源計劃，制定分目標的採購計劃，採購管理計劃要簡明扼要，條理清晰。
2、完善項目採購人員配置，確定相關責任人。採購目標分解、計劃確定之後，就需要按照計劃配備專業的採購人員，確保目標明確、信息通暢、責任到人。由於涉及到涉外採購的內容一般都比較複雜、技術性強，在國際採購的招標文件中，不同的國家、不同的類別、項目性質和工程公司的設計概念可能各不相同，採用設備和材料的標準也有差異。同時，涉外採購過程複雜。國際採購的物資供應程序和手續複雜，大致包括：初步選擇貨源、初步詢價、比價、推薦供貨商、報送業主或監理批准、談判及簽訂合同、辦理進口許可、開具銀行支付信用證、港口接收和商檢、辦理免稅、清關、運輸及倉儲、現場物資的調撥及管理。另外，國際採購貨源廣泛，但優選有時也會比較困難，對於一些比較特殊的設備、材料，必須經過大量的考察。而且國際涉外採購價格影響因素多，採購內容的價格不僅與特性和質量有關，還將根據採購的數量、交貨方式、付款條件及服務要求的內容不同而變化；還受國際市場需求、匯率變化以及運輸方式及其費用、稅率和保險等影響；再則，國際市場資信水平參差不齊，管理不力容易出現交貨延遲、質量不滿足要求等問題，進而嚴重影響項目的順利進行。爲此，對於涉外採購人員的選擇更要嚴格謹慎。各崗位的人員應當具備一定的專業能力和較強的溝通能力，具有較強的法律意識和合同管理能力。專業能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路。採購人員的素質對於項目的採購起着決定性的作用。選定人員之後一定要明確責任，清晰計劃，確保採購計劃能夠有條不紊地進行下去。
3、建立完善的檢查及考覈獎懲制度。
確定了採購計劃及採購人員之後，要想在保證滿足使用需要及優質的基礎上獲得合理的價格，就必須制定完善的內控制度，嚴格的檢查制度，合理的獎懲制度，方能進行認真的市場調研，採取合適的採購方式，確定合適的供應商，簽訂規範的合同，執行嚴格規範的驗收手續。嚴格完善的檢查內控制度是規範採購行爲的保障，而合理的獎懲制度是採購人員工作的動力。因此，一個高效的採購管理，應當建立完善的檢查及考覈獎懲制度。
4、建立完善高效的計算機輔助管理系統。爲了更加有效地進行採購管理，採購管理的規範化、系統化是必不可少的，因此採購活動伊始就必須建立完善的計算機管理系統，使得采購管理清晰高效。
二、工程項目涉外採購活動實施及控制採購活動
經過前期的準備之後，便正是進入實質性的採購活動當中。通常採購活動的實施，大都包含如下幾個過程：
1、詢價。由於涉及國際採購，所以所有的採購內容都需要準備英文文件，在這個過程中，必須注意用詞的準確，因爲中英文理解的不同造成的對於詢價文件理解的差異，往往不但會浪費大量的時間澄清，還會造成不必要的麻煩，所以能正確理解文件的準備是整個工作能夠順利的基礎。詢價實際上是一個拉大網撈魚的'過程，對於一些比較常規的採購內容，往往不用花費太大的功夫，但對於一些比較特殊的設備、材料，則可能需要大量的考察才能夠大概確定一些範圍。在這個過程中，採購人員需要及時和設計技術人員聯繫，獲取最準確、最新的採購內容要求，同時考查廠家相同或相似採購內容的過往業績，以保證詢到的廠家基本能夠滿足要求，如此方能選擇到滿足要求的廠家。
2、供貨商的選擇。選定幾家大體滿足要求的廠商之後，資格審查是一項在供貨商選擇中非常重要、且必不可少的工作。
審查內容包括供貨單位的企業等級、資質、人員、技術、財務、設備、信譽及同類產品製造業績等狀況。目的是拒絕不合格的參與進來，確保參加投標的單位具有履約能力和一定的信譽，以減輕隨後的工作。
然後，就需要聯繫技術人員進行技術上的確認，可選定三四家作爲備選供貨商，對於一些比較複雜、技術含量高的設備、技術必須抓緊時間組織設計技術人員和供貨商進行技術談判，澄清一些技術上的問題，確保供貨商能夠理解供貨內容的技術要求，力求供貨商可以提供滿足要求的貨品，考察供貨商的資質和業績，確認供貨商有能力提供要求的商品。同時，簽訂技術協議，作爲合同的一部分。當然，對於一些系列化的、或者是標準產品，則不需要如此複雜的過稱，但也要技術人員確認廠家的資質。之後就可以組織投標，從這三四家供貨商中優選出採購內容的最終提供商。所有這些工作，必須有一個明確的計劃，否則由於國際採購文化、距離、時間上的問題，經常會造成進度拖延及費用的大量浪費。
3、合同管理及進度管理。簽訂合同之後，便是授權供貨商可以開始生產了。在這個時間段裏，採購人員須做好兩件事。
第一就是合同管理。要監控供貨商確保按照合同進行組織生產，同時密切聯繫設計技術人員和業主，使最新的變更能夠及時的到達供貨商處，反應在合同裏面；隨之要做的就是聯繫施工方，確定採購內容的施工安裝時間，密切注意採購內容的生產進度，確保採購內容能夠在最恰當的時間到達施工現場，以避免採購內容過早或者晚到施工現場而造成工程的浪費或者延誤。在供貨商的生產過程中，還可以適當的時間組織技術人員和業主到供貨方進行技術落實和檢查。在這個過程中，儘量避免不相干的人員去隨行檢查，以儘量節省費用。另外，合同管理中很重要的一點就是必須把貨款支付和供貨內容的質量和進度管理納入控制範圍內，免得出現意想不到的差錯。合同貨物起運之前需要組織採購內容的最終驗收，這個過程中同樣要注意讓負責此內容的技術人員去驗收，而不是徒然浪費資金與時間讓不相干的人員去。這一點在國際採購過程中出現差錯的不在少數。往往有一些領導或者不相干的人趁着驗收的機會出去，錢花了、時間也浪費了，但驗收的目的卻達不到，使得實
際到貨的物品與實際要求有差距，再去彌補，造成大量的時間與費用的浪費，嚴重的造成整個工程項目進度的拖延。
4、涉外採購活動後期的管理。採購管理的後期便是需要聯繫協調供貨商的後期服務，以及零配件服務，零配件以及各類易損件的獲取。售後服務內容包括安裝監督、調試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作，以便工程項目的順利完工及開工。之後便是合同的審計與歸檔，這是整個採購管理工作中不可缺少的一環。
三、工程項目涉外採購管理總結思考
任何一個工程項目，尤其是大的工程項目，不管前面做得如何出色，大都在其過程中會出現形形色色的問題，尤其是國際採購活動。所以不管在採購活動過程中，還是在採購活動結束後，都應當對這次的採購活動做一個總結。
1、採購過程中哪些供應商屬於優質供應商，做一個備案，以便將來工程項目能夠利用，這樣能夠降低採購成本。對於一些規範產品，可以選定一些供應商作爲長期合作的供應商，與供應商建立長期的合作關係，使採購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。同時，可以提高將來同類工程項目採購的效率和質量。
2、採購過程中與設計技術人員、施工方、業主方、供貨方的聯繫是否緊密，每一個要求是否都能夠在最短時間內溝通，有哪些地方需要做出改進，供貨商的監控是否到位？這些總結都會是下一次工程項目採購的寶貴財富，能夠爲下一次採購提供有效地借鑑，從而爲將來的採購降低成本打下基礎。
3、檢查總結整個採購活動管理是否規範。有哪些需要改進的地方？一些能夠有效降低採購成本的方式方法有沒有得到充分的利用？整個採購活動的安全保密工作是否到位？採購管理軟件的運用是否有效？找出整個採購管理活動的漏洞，從而加以改進。
四、結束語
大型的工程項目通常都比較複雜，影響因素千變萬化，工程項目的採購活動更是影響項目順利進行的關鍵因素。國際採購因素複雜，影響大、影響面廣，如果沒有一個高效的管理，將會給工程項目帶來嚴重的影響。隨着社會的發展，國內的工程項目越來越多，再加上國內工程公司國際市場開發力度的不斷加強，對外承包的國際工程總承包項目也日益增多，涉及到的國際採購活動越來越多。隨着項目管理的不斷成熟與完善，作爲項目管理中的重要部分的國際項目採購管理將越來越受到重視，項目採購工作業績的高低將直接影響到工程項目的利潤，採購活動的有效進行是一個項目成功的基礎。項目採購管理者應積極學習與相互借鑑成功經驗，並根據項目本身的特點，在實踐中摸索出適合自己的國際採購管理方法，從而有效降低工程項目採購管理成本。
主要參考文獻：
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