[摘 要]檔案管理正逐步邁進大數據時代，給整個高校的檔案工作帶來深遠的影響，高校的學生檔案工作正面臨機遇和挑戰，高校學生檔案工作應從檔案數據收集、管理、利用和保護的角度出發，利用大數據的理念和技術，使學生檔案發揮最大的效益。
[關鍵詞]大數據;保護;高校學生檔案管理
隨着信息技術的發展，新的信息存儲和服務技術手段如：物聯網、雲計算和雲存儲等開始廣泛應用於檔案管理工作，標誌着大數據的檔案時代的來臨。大數據的思想和技術手段有效促進了檔案利用，也對高校的檔案管理工作提出了新的挑戰。對高校學生檔案管理來說，適應大數據時代的檔案管理需求，有助於高校全面、及時、準確地瞭解大學生學習和發展的各種情況，提高學生管理效率，推動其科學決策提供依據，但也對學生信息的檔案數據的充分錄入及學生個人隱私保護等提出了新的挑戰。因此，對高校檔案館的學生檔案管理提出了新的要求。
一、大數據的檔案管理時代來臨
大數據一般指的是所涉及的數據資料量規模巨大，在合理時間內進行擷取、管理、處理、整理成爲有效信息的數據[2]，藉助雲計算的數據處理與應用模式，獲得現狀和預測的各種信息，滿足現代社會對信息的日益多樣化、高效化、個性化、專業化的需求。大數據對高校學生檔案工作同樣產生了深刻的影響，從高校管理部門的角度來講，從大量的學生檔案中挖掘出來的大數據有利於高校管理部門比以往更加全面瞭解高校學生的現狀，並根據這些數據從中進行更準確的分析並作出更精確的決策;對高校檔案館而言，大數據意味着高校學生檔案管理的工作的重點發生改變，從以往單純注重學生檔案工作的記錄和保管轉向對學生檔案工作的記錄、管理、保護、數字化輸入和有效利用等多方面並重，在全面充分利用高校學生檔案數據的同時保護學生私人檔案信息。
二、大數據時代高校對學生檔案工作需求和挑戰
2.1高校對學生檔案需求的變化
大數據時代，高校對學生檔案工作的需求更加細化，深入，準確，以求實現更加科學的管理和決策。其需求發生了以下三點改變。
2.1.1學生檔案數據需求的改變
雖然在傳統學生檔案管理中，爲高校其他部門提供相關的管理數字統計一直處於舉足輕重的作用。但隨着學生人數和學生個人信息量的迅速增長，相關的檔案也迅速的增長[1]，巨大的信息採集量使得傳統學生檔案統計所採取的靜止、局部抽樣的數據統計方式已經無法滿足需求，學生管理工作日益需要更加全面的、動態的數據，這類的數據具有數量巨大，類型繁多的特點，並且時效性強，具有很強的預測性，從數據來源的範圍看，必須達到“樣本=總體”的要求。這需要檔案館在很短的時間根據動態的需求提供最全面的的統計數據，因此需要檔案館在圈校範圍內建立有效全面的學生數據和分析系統，來滿足信息用戶的需求。
2.1.2更加迅速快捷的需求
爲了保證檔案信息的安全，信息用戶獲取檔案信息需要較爲複雜的程序和教長的時間。而在信息技術迅速發展的條件下，信息用戶對信息的時效性的要求越來越高，對信息獲取流程也要求簡化。雖然，高校檔案館已經開始了檔案數字化的進程並做出了很多成績，但並未始終未形成與圖書館系統相似的信息管理系統，傳統的檔案信息獲取方式並不利於信息用戶自動生成和統計所需要的統計數據。信息用戶希望有途徑通過網絡迅速快捷的獲取所需要的檔案信息，檔案館應在檔案信息快捷獲取方面做出更多的努力。
2.2大數據條件下高校學生檔案館工作的挑戰
在大數據時代，高校信息用戶對檔案館的需求越來越多，這些需求給現今高校檔案館的學生檔案工作提出新的要求，能否應付這些挑戰將成爲高校檔案館能否成功邁入大數據時代的關鍵，這些挑戰包括：
2.2.1數據處理的挑戰
(1)數據存儲與記錄的挑戰
傳統的高校學生檔案的記錄工作一般由學生管理部門負責，一般內容包括學生在校期間學習的經歷、政治表現、獎勵狀況等。雖然近年來高校檔案歸檔範圍有所拓寬，如：學生心理狀況檔案和社會實踐檔案，但這記錄遠遠無法滿足大數據條件下高校信息用戶的需求。現代大學生管理要求掌握更爲細緻的學生狀況。如，學生日常表現，學生個人圖書閱讀傾向等以往非歸檔範圍的數據。這些記錄必然導致檔案資料數量的指數增長。而目前相當多的高校檔案館依然採用手工管理和紙質階段，這種管理方式已經無法滿足這種迅速增長的檔案存儲和記錄的需求。大規模檔案數字化網絡化勢在必行。
(2)數據處理的挑戰
海量的數據存儲也帶來了高校檔案館在數據處理上的問題。在大數據時代，信息用戶對數據的要求是隨機的，全面的和時效的，即在要求高校檔案館能夠從自己所儲存的海量數據中，按照客戶的需求提供交互式的，實時的、有價值的信息。這要求檔案館必須建立有效的數據檢索和分析系統，實現自動統計，徹底擺脫傳統手工處理檔案的方式。
2.2.2檔案服務方式的挑戰
大數據時代，隨着檔案數據處理和用戶服務要求的提高，檔案服務將從當今的“供給導向”向未來的`“需求導向”發展，高校檔案館在管理學生檔案的時候，應將滿足學校不同部門的信息需求放到重要的地位，將自身所存儲的檔案資源轉化爲知識資源，成爲大學檔案管理部門的重要任務。這就要求檔案館必須優化檔案工作流程，強化檔案數據的分析和挖掘，創新檔案服務的模式，實現檔案的智能服務和知識服務[3]。
三、大數據時代下高校學生檔案管理方式探討
面對大數據所帶來的挑戰，高校學生檔案管理工作須對現有的工作方式進行改進，在檔案收集、管理、利用和保護上做出調整：
3.1高校學生檔案數據輸入方面
在大數據時代，應對檔案資源進行統一管理，首先是在檔案收集方面，必須確立一個清晰的數據輸入目標，建立一個“大檔案”的觀念，擴大數據蒐集的範圍，不在僅限於傳統的學生檔案管理範圍內的數據資料，還應當包括平日裏學校輔導員，心裏諮詢師等人員所記錄下來的單個學生的動態檔案，甚至學生管理平時工作中所形成的文件、數據、視頻、實物都應被視作檔案而被收集，保證所收集的檔案信息動態全面;其次，統一檔案收集標準，當前不同高校甚至不同部門對學生檔案的收集缺乏統一的策略標準，不利於進行大數據分析，應採用高校輔導員等易於掌握的標準進行動態輸入，以方便大數據的提取，例如：對高校學生檔案管理中的心理測試表，應確立具有普遍適用性的標準，滿足各個專業和年級的需要，纔能有助於科學全面地反映學生心理髮展趨勢變化。
3.2高校學生檔案管理方面
大數據時代的檔案管理的基礎是檔案資源充分利用數字化的，因此應首先重視檔案的數字化工作，而且不僅僅是新收入的檔案進行數字化處理，如果條件允許的情況下，也應當對已畢業學生的檔案也進行數字化處理。其次，應根據學生檔案需要開發出一套能夠支持海量數據挖掘和處理的數據管理分析系統，該系統既能夠根據學生管理工作的需要，自動提取分析原理模糊的潛在的數據，從而挖掘出學生中更多的隱含信息，也能夠自動過濾掉涉及學生隱私或不宜公開的信息。
3.3高校學生檔案服務方面
大數據對學生檔案工作最大的改變就是在服務方面，檔案館應改變只注重保管的傳統，主動利用掌握的學生信息資源爲高校學生管理者提供服務，首先，檔案館應開發適合高校管理者的學生檔案信息分析系統，簡化信息獲取程序，方便快捷的爲高校工作人員提供各種數據分析;其次，信息技術的發展，使得檔案館針對用戶的個性化服務成爲可能，檔案館可以根據信息用戶的檔案閱讀傾向的細節化分析，預測出信息用戶的真正的需求，在檔案信息安全的條件下，主動爲信息用戶服務;最大程度滿足信息用戶的需求;再次，大數據背景下，檔案館的技術水平也將提升到一個更高的標準，使得檔案的智能化服務成爲可能，通過對學生檔案數據的智能化抓取，快捷迅速的滿足信息用戶的多方面需求，有利於有價值信息從單個主體擁有向多個主體擁有的流通與傳播，也利於將學生檔案中的隱藏信息顯示出來，甚至能進信息變成系統的輸出結果。
總之面對大數據所帶來的方興未艾的信息技術革命，對高校的學生檔案工作既提出了挑戰也帶來了機遇，檔案館應針對學生檔案的特點及高校信息用戶的需求，再保護檔案的前提下，引進新的技術和手段，充分挖掘存儲在學生檔案中的信息，提升和完善目前高校的學生檔案管理工作，促進學生檔案產生最大的社會效益。
參考文獻：
[1]張冉妮.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].蘭臺世界.2015(1).21-22.
[2]魯德武.試述檔案大數據的定義、特徵及核心內容[J].檔案.2014(04)：13-15.