會計電算化系統的內部質量控制

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會計電算化系統的內部質量控制
企事業單位電算化系統的建立和,加快了會計信息處理的速度,提高了會計信息處理的質量,同時也大大增加了會計電算化系統內部質量控制的風險。會計電算化系統內部質量控制風險比較隱蔽,難以發現,如不引起足夠的重視,將會給單位和國家帶來重大危害。廣大會人員在應用會計電算化系統進行財務管理工作時,應充分認識到會計電算化系統可能存在的內部質量控制風險。本文從會計電算化系統內部質量控制的角度對會計電算化系統存在的幾種風險作一探討。

一、會計電算化系統內部質量控制的特點

與手工會計系統相比,會計電算化系統的內部質量控制具有以下幾個方面的特點:

(一)會計數據處理高度集中化、自動化這不僅保證了數據處理的及時性。提高了處理效率,更重要的是保證了會計數據處理的一致性、完整性和準確性。有助於避免或減少人爲錯誤的發生。

(二)會計數據的存儲隱蔽化

會計數據都是以電磁信號或光信號的形式存儲於存儲介質中,大量的審計線索是審計人員肉眼不可見的,對審計線索的篡改、銷燬和複製也不會留下任何痕跡,手工會計系統中所要求的劃紅線並簽章的改錯失去了用武之地,這大大增加了會計電算化系統內部質量控制的風險。

(三)會計數據輸入輸出的介質化

這是整個會計電算化系統數據處理速度最慢的一個環節,極易導致數據輸入的錯誤,必須設立有效的數據輸入校驗措施,保證數據的有效輸入。

(四)內部質量控制的程序化

會計電算化系統使人工不能直接參與內部質量控制工作,只能通過相應的程序來自動完成,如操作權限控制、數據權限控制等。

(五)會計數據的代碼化

在會計電算化系統中,需要對會計數據統一編碼,這樣有助於會計數據的快速高效處理。

(六)人員要求的化

會計電算化系統的管理、操作和維護人員,不僅需要熟練掌握信息系統的和知識,也需要具備當的會計知識,這樣才能保證會計電算化系統的安全可靠運行。

二、會計電算化系統內部質量控制的幾種風險

針對會計電算化系統存在的特點,會計電算化系統內部質量控制的風險主要有以下幾種:

(一)系統風險

系統風險是指會計電算化系統本身由於會計軟件內部質量控制制度不夠嚴密等原因造成的風險,它包括以下幾個方面的主要:

1.所使用的會計軟件沒有通過財政部門的評審就投入使用,其內部質量控制性能不完善。

2.所使用的會計軟件使用前已通過財政部門的評審,但在使用過程中由於各種原因,系統已被程序員、有關技術人員利用工作之便非法調用甚至修改,系統的內部質量控制性能遭到破壞。

3.所使用的會計軟件隨着時間的推移,其內部的會計覈算方法與現行的會計制度可能存在不一致的地方。

4.會計電算化系統的內部質量控制制度不夠嚴密,難以識別不同的操作者所具有的操作權限,甚至無法區別操作者是否合法,不能全面發揮預防、檢測和糾正錯弊的功能。

5.當會計電算化系統由機技術人員和單位財會人員共同開發時,一方面,由於技術人員對財會業務不熟悉,沒有全面弄懂用戶要求就開始設計系統,另一方面,財會人員對系統人員的有關技術術語望而生畏,難以準確表達其需求,所設計系統的內部質量控制性能很難符合用戶的要求。

(二)錯誤的連續性風險

手工會計中,從憑證到日記帳、明細帳、總帳均由不同人員計算登錄,並定期覈對。所以幾個人同時出錯的可能性極小;而在會計電算化系統中,只要某一環節處理出錯,將會引發其他環節的一系列錯誤,這就是錯誤的連續性風險。

(三)錯誤的重複性風險

在手工會計中,會計人員在會計業務處理過程中重複出現同一錯誤的可能性很小;而在會計電算化系統中,一旦程序出現了錯誤甚至被非法篡改或被嵌入了舞弊的子程序,則系統將以同樣的錯誤快速地處理所有的會計業務,後果十分嚴重。