事務性信息交流
（1）表達信息
日本人列出問題的方式類似於中國舊敘事詩的三段式：情景介紹――詳細描寫――道出主旨，只有經過很長時間說明，才說出自己的目的。其次是提出問題的次數，日本人會不斷地重複問問題，甚至許多人會問同一個問題，通常讓我們發怒，“難道他們不相信我的話。”其實這與日本人集體決定有關，我們要有耐心並準備足夠信息，但也要適時地控制他們的提問。（1）“我昨天已和某某先生談了這個問題，不過我於重複……”或者“這是我以前講過的同一個問題，但我再重述一下”；（2）寫下被問的問題，以便與日本人分享；（3）一般地，重複的問題，第二次回答時花10分鐘，第三次只花1分鐘，當第四次被問時，合適的反應是沉默或轉移話題。
（2）獲得信息
幸運的是你的日本對手重複問你的問題時，會暴露給你更多的信息，當你從會談紀要上看到，如果日本人6次詢問送貨日程，只有兩次詢問服務合同，那他們看重的是送貨時間。從日本人處獲得的信息，需要經過認真推敲，如果你問日本人有關你的報價時，他們會說：“噢，它看起來很好。”很可能他們內心認爲這很糟，讓我們解釋一下這三條不可測的行爲：集體決定，任何人無權代表集體講話；想保持和諧關係；我們不能明白那些微妙的非言請的否定線索，如面部表情、眼神等。 要真正瞭解需要建立非正式的交流渠道，而這種非正式的交流渠道須由較低級行政人員去完成，這也是談判團裏要有低級行政人員的.原因之一。這裏有一個例子說明非正式交流的重要。一家美國大公司尋求和一家日本小公司合作，談判在主管人員之間沒有取得結果，雖然日方主管在許多方面表現出興趣，但似乎仍猶豫不決，美方決定採取“等一看”的戰略。但6個月後什麼也沒發生，過後，美方公司的低層行政人員受到日方低層行政人員的邀請，一杯茶後，日方解釋了推遲的原因，“我有一些事要告訴你，但我的老闆卻不便對你的老闆講”，他講出了價格和公司更名的問題，其實，如早提出，問題早就解決，但是日方認爲在談判桌上向一個高地位的買者提出反對是不合適的。
