要訣1 首先，需要表達出寫信人的心情，比如高興和激動的心情。於此同時，，也不要忘記向團隊中的.每位成員宣佈新同事即將到崗擔任新職位。 舉例：I am pleased to announce two new members of our marketing team----Michelle and Brian . 我很高興地宣佈有兩位新成員加入到我們的營銷團隊中來，他們是Michelle 和 Brian 。
要訣2 歡迎郵件應當包含相關重要信息，並向團隊成員介紹新同事的工作背景。讓大家對他有一個更好的瞭解，這可以讓新同事更好的融入團隊中。舉例：Nancy comes to product team with strong track record of achieving P&L objectives in solutions . services and support industries with companies ranging from start-ups to Fortune 500 .
要訣3 言簡意賅，切中主題 keep it concise and to the point! 要簡單的說明一下新同事從哪裏搬來，住哪裏，讓大家有一定的瞭解。
舉例：Nancy and her family are looking forward to moving from New York to Silicon Valley in January .
要訣4 歡迎郵件應該友好而且彬彬有禮。友好的態度有助於建立良好的人際關係。也是建立商業夥伴的最佳方式。
舉例：Please drop by and introduce yourself to Nancy .請讓我們一同歡迎南希，並向南希介紹自己吧 。
要訣5 在發郵件之前，檢查一下有沒有遺漏和錯誤。