至 To ：各部門負責人
呈 A ： 總經理
由 From： 總經理辦公室
事宜Subject：酒店周例會制度
日期 Date： 2013年04月30日
編號 NO. ： GMO-12-002
一、會議目的：爲規範酒店管理，提高各部門執行能力和加強各部門工作計劃性，促進溝通，統一思想，通過會議及時解決酒店工作中存在的問題，加強協調各部門工作的力度，特制定本管理規定。
二、會議時間：每週一下午14：30舉行。有特殊情況需推遲或提前召開的，由辦公室通知各參會人按時參加。
三、會議地點：六樓會議室。
四、會議主持人：周例會由總經理主持，根據總經理委託，其他參會人員可以主持會議。
五、參會人員：總經理及各部門第一負責人及特殊崗位人員。
六、會議議程：
1、 通報會議參加人員情況。
2、 宣佈會議紀律。
3、 通告上週各部門工作的完成情況及各部門周例會傳達情況。
4、 由各部門對上週工作進行總結和本週工作進行安排。發言順序爲： 各部彙報後，總經理對各部門上週工作進行指導和本週工作進行安排。
6、 閉會。
七、周例會各部門主要彙報內容：
1、報告上週工作情況，安排下週主要工作計劃，末完成的工作，需協調的工作，合理化意見；
2、總經理宣佈各項決策和通知，佈置工作任務。
八、會議紀律：
1、與會者要準時出席會議，不得遲到、早退或無故缺席。無論何種原因，未向會議召集人說明情況未出席會議的或早退的，會議召集人記名，捐款充公爲酒店組織的公共活動經費。具體捐款內容：遲到5分鐘內捐（20元）、5分鐘以上10分鐘以內捐50元、10分鐘以上15分鐘以內捐70元、無故缺席捐100元，簽字後下次開會前將罰款上交行政人事部代收管，
2、會議期間要將移動通信工具關閉或調整爲振動狀態，否則每響一次向捐款20元；參會人員不得隨意離開會場接聽電話或處理其它事務；遇有緊急情況確需離開的，須起立向主持人申明，徵得同意後方可離席。
3、確因有事無法出席會議的，須事先向會議組織者請假或經會議組織者的.同意，否則視爲缺席。
4、例會前必需帶上上週週會總結表及上週會議紀要發現沒帶一次捐款20元。
九、會議注意事項：
1、周例會由辦公室負責記錄並印發會議紀要，週一下午16：00前下發。
2、各部門負責人應於第二天將會議精神在晨會或利用其它時間傳達到每位員工，要求員工做好記錄，辦公室將不定期抽查《周例會紀要》精神傳達情況，要求部門負責人在五分鐘內拿出《週會紀要》。
附：
開周例會的必要性和重要性：1、增加部門之間的凝聚力 2、部門之間相互瞭解和學習的機會 3、可以將酒店存在的問題暴露出來大家共同探討解決 4、一週開一次例會很合理，時間太長問題會積壓太多，時間太短因爲工作原因大家會覺得力不從心。5、只要有在會上提出問題、反映問題、爭討問題，最後就算沒有找到直接解決問題的方法，但至少我們都對出現的問題已經有防犯和對問題解決的大方向，因爲問題不一定可以在很短時間有解決的方法和答案。就好像冶標和冶本一樣，把本冶好標的問題是水到渠成的事情。6、“羅馬城不是一天能建設好的”半小時間會議有人感覺會枯燥無味、效果不大，就好比建設羅馬城的工人有人說我每天的工作是在無聊而辛苦的把這些石頭從在裏搬到那裏。也有人說我把石頭從在裏搬到那裏是爲了建設一座宏大的羅馬城。雖然有不同的看法但對建設羅馬城並沒有什麼實質性影響。7、開會中無論級別高低都要就事論事且勿以權壓人公報私仇（說風涼話）要以理服人。問題在會上是要冷靜討論而不是激烈的爭論，對於情緒激烈的爭論會議主持人要及時調解或嚴厲的制止。8、能在今天會上解決和策定的事情決不拖到下次會議去解決。9、開會中可以原諒說錯話的人但不主張人在不開口，開會一定要帶着問題開。10、開會中人人有權提出問題的不足之處但不能刻意的去鑽別人問題的牛角尖。問題要一定要客觀現實爲主、尊重公司利益爲主、尊重別人的感受爲主。
例會中工作彙報格式及內容：
上週工作內容：
本週工作計劃：
末完成的工作：
需協調的問題：
合理化建議：
發出： 批准：
時間： 時間：
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