摘要：提高高校基層院系行政管理水平，必須首先加強院系行政領導能力的建設，同時，要進一步優化行政崗位設置和人員素質，全面加強行政管理工作的制度建設及科學合理的管理服務評價標準，是提高院系管理服務水平的關鍵。
關鍵詞：行政管理服務；能力建設；隊伍結構；管理制度
改革開放30多年來，高等教育管理體制、管理模式、管理理論等方面的改革不斷深入。高等學校為了進一步適應辦學規模的不斷擴大，提高教學質量、科研能力和管理水平，先後進行了一系列校內管理體制的改革。例如將高校原有的“系”合併為“學院”，實行了學校與學院的兩級管理模式，將學校管理的重心下移至院系，使院系成為了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服務水平、提高工作效率等等對高校行政管理工作的可持續發展都具有極其重要意義。本文擬就個人在日常工作中的所見所聞談些粗淺的看法。
一、院系行政管理服務工作中存在的不足
高校院系的行政辦公室是一個直接為教學、科研服務，為教師、學生服務的基層行政管理、服務機構。其管理服務工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服務的工作中，雖然我們盡了很大努力，完成了各項工作任務，取得了一定的成績，但距離社會發展對高等教育管理改革的要求和學校對院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。
1、缺乏對行政管理工作的管理意識和方式的創新思維。對院系行政系統管理工作思路不清、按部就班、沒有創新，沒有突破；在日常工作中往往見小不見大，忽略站在高點上的全局意識，對工作中存在的問題往往強調客觀因素多，主動分析主觀原因少；在深化院系行政管理工作改革面臨較好機遇時，往往表現為優柔寡斷、瞻前顧後、缺少擔當。
2、人員結構變化與崗位分工調整不協調。由於高校改革中的院系合併，致使部分原本工作人員較多的老院系行政、後勤人員進一步彙集。為了維持穩定、和諧的大局，各院系又千方百計安排富餘人員，其中包括爭取增加行政編制、供養閒人等方式，這就形成了有崗在編的部分行政人員的工作量嚴重不足，出現了“一崗多人”“因人設崗”和“因人設事”等現象。時至今日，隨着行政隊伍的自然減員和新人的招聘選拔，院系行政隊伍的人員結構正在逐步完成由老齡化向年輕化、由低學歷向高學歷的轉變。這在客觀上使院系行政人員隊伍得到了初步優化。但是，原有行政人員的工作範圍和職責並未隨之進行全面的梳理與調整、合併，反而繼續因襲原有的不合理的人員設置，把自然減員後應該優化、合併、重組的崗位繼續招聘新人接替，繼續保持和延續了人員分工不合理和工作量分配上嚴重的不均衡現象。
3、工作能力與崗位職責不協調。高校院系的行政辦公室是一個直接為教學、科研服務，為教師、學生服務的基層行政管理、服務機構。院系行政系統各辦公室面對的服務對象和崗位職責雖然各有不同，但對各辦公室工作人員的基本素質和工作能力的要求應當按崗位職責的要求選定。對各辦公室主任崗位應當要有一定的學歷、能力要求。有些辦公室工作人員由於學歷、能力、工作經驗無法達到崗位職責的要求，為了完成某些由於該崗位工作人員能力不及而無法完成的工作時，院系還要為該崗位的行政工作人員聘請本院系的研究生為其做“助理”，協助完成該崗位的行政人員不能勝任的某些工作。
4、考核激勵機制還不完善。在管理服務的評價方面，缺乏對院系部分行政崗位工作的較為全面的瞭解和客觀評價，對每個人所從事的工作量及對工作的完成情況（質與量）缺乏全面、科學的考核與評估，僅有每年年終在一定範圍內對行政人員進行的“測評”。這種“測評”雖有一定程度的參考意義，但由於缺少剛性考核指標，也不乏某些評價帶有太多的個人感情色彩，致使“會哭的孩子吃奶多”而挫傷了大部分踏踏實實工作的行政人員的積極性。
5、缺少完整的、操作性強並行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分辦公室無管理制度可循，僅個別辦公室雖有部分管理制度，但多年來也未能及時修訂。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是採取較為隨意的管理方式，就連最基本的日常工作考勤都沒有統一的明文規定的'考勤管理規則。另外，行政各辦公室的各項業務工作都有一定的辦事程序，大部分老師、學生對此並不十分了解，致使他們在辦事過程中增加了時間與精力成本的支出。
二、解決行政管理工作存在的問題，提升行政管理服務水平
以上這些問題和不足有歷史原因，也有現實原因。既有來自領導層面的，也有來自普通行政管理人員的。如何進一步提高院系的行政管理、服務水平，筆者認為：
1、加強行政領導能力的建設。首先要進一步提高對院系行政管理工作重要性的認識，要身在其位善謀其政，理清思路；要主動進取、鋭意改革；要善於協調院系行政系統各辦公室之間和工作人員之間的分歧與矛盾，加強各辦公室之間和工作人員之間具有實質意義和一定水平的溝通與交流，切忌簡單的形式模仿；要正視行政管理服務工作中存在的問題，敢於承擔領導責任，敢於抓工作中的主要矛盾，敢於開拓、科學創新，敢於撇開個人情感，分清輕重緩急、合理安排各項工作，才能有效解決院系行政管理工作中的諸多不足。
2、要建立嚴格的崗位目標責任制，實現院系行政各辦公室崗位設置與各崗位人員調配的合理性、科學性。
（1）應當進一步明確行政各辦公室的崗位職責與能力標準,對行政各管理崗位引入競爭機制，在院系行政系統內部公佈各崗位的崗位職責與工作目標，並在內部對各崗位實行公開招聘，嚴格考核各崗位工作人員的綜合素質水平，真正做到“人盡其才”，以實現真正意義上的競爭上崗。
（2）根據行政人員自然減員和新人加入後行政人員整體結構發生的變化，抓住時機，推進改革，調整、合併人員分工，徹底解決歷史遺留問題，充分調動和挖掘所有行政工作人員的熱情與潛能，逐步糾正行政崗位設置上存在的歷史遺留問題，調整人員佈局。對已經具備了可以精簡、優化的部分工作職責予以重新調整，成就一支精幹、高效的院系行政管理隊伍。
3、應當建立、健全科學的崗位考核、激勵機制及科學合理的管理、服務評價制度。結合本院系的具體情況，把硬性指標與彈性指標相結合，制定和完善不同行政管理崗位的評價指標體系和評價辦法，把考核評價作為管理的重要手段，加大崗位目標責任的約束力度，促進和保障崗位職責與管理目標的實現。
4、應當建立、健全行政管理的各項規章制度和工作流程，強化內部管理，強化服務意識，提升管理、服務水平,促使辦公室各項工作納入制度化、規範化、科學化的軌道。
（1）必須首先建立、健全一套完善的、切實可行的規章制度,使行政管理服務的各項工作有章可循，避免工作中的隨意性，減少因摻雜各種個人因素而影響管理工作的公平與公正。
（2）提升和強化服務意識，變被動服務為主動服務。行政各辦公室應當在院系的主頁上開闢服務專欄，將行政、後勤、安全等日常管理服務工作的一般性工作規範及辦事流程公佈出來，使老師、學生通過院系主頁查看辦事流程和了解各類服務、温馨提示、安全警示等信息，提高服務質量和辦事效率，為教師、學生提供更加便捷的服務。
（3）應當繼續提升院系行政管理人員的職業道德和業務工作水平，增強工作責任感。院系行政各辦公室是管理、服務工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，頭緒較多，瑣碎繁雜。行政工作人員的一言一行都直接影響到本院系和院系行政系統的整體形象。因此，在日常工作中要不斷引導和教育所有行政工作人員必須在工作中努力做到堅持原則、遵紀守法；顧全大局，寬厚友善；淡泊名利，甘於奉獻，以平和的心態面對每天默默無聞、不斷輪迴重複的所有工作。
院系行政辦公室是一個綜合性機構體系,是高校管理與服務工作的前沿。我們只有在工作中不斷進取，勇於承擔院系行政管理改革的責任，以專業的管理、服務水平為目標，樹立院系行政管理隊伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理與服務工作的水平，才能保證院系辦公室工作的優質、高效運轉。