談判活動的組織安排，特別是大型談判活動的組織工作具有十分重要的意義。它以正式談判(會談)爲中心環節，還包括談判前的準備工作，如蒐集信息，瞭解對方，組織己方隊伍，確定談判目標，詳細準備各種材料等;談判時間、地點的選擇，環境的佈置，談判議程的安排與控制，簽字儀式的舉行等。
正式談判過程即交談過程一般可分爲以下幾個階段：
(1)導入階段。
即我們前面已經介紹過的雙方見面，介紹、寒暄、簡短交談，創造良好的談判氣氛。
(2)概說階段。
目的是讓對方瞭解自己的目標和想法，但不是把自己的一切想法和盤端出，只是簡單說出自己的基本想法、意圖和要求，這是雙方彼此認識談判對手目標要求的`第一回合。
(3)明示階段。
談判雙方把所要解決的問題，擺到桌面上來討論。包括：自己所求，對方所求，彼此互相所求，從外表看不出來的內蘊要求。
(4)交鋒階段。
對方由於利益和心理等的對立，必然存在着分歧，在這個階段就明顯展開。在交鋒中，談判者既要朝着自己所追求的目標勇往直前，又要有心理準備，隨時回答方的質詢，同時，
要儘量把對方的抵抗心理降到最低限度。
(5)妥協階段。
雙方各自做一定的讓步，以達成最終的協議。
(6)協議階段。
經交鋒和妥協，雙方認爲已基本達到自己的要求，就拍板同意，雙方代表在協議書上簽字，談判結束。
談判活動組織工作的目的是實現談判目標，完成談判任務。
同時所有活動的組織又必須符合禮儀的規範，這是實施目的的形式保證。
談判地點選擇的總的禮儀原則是公平、互利。談判地點的選擇，往往涉及一個談判的環境心理因素問題，有利的場所能增加自己的談判地位和談判力量。人們發現動物在自己的“領域”內，最有辦法保衛自己。人，也是一種有領域感的動物，他與自己所擁有的場所、物品等有着密不可分的聯繫，離開了這些東西，他的感情和力量就會有無所依附之感。美國心理學家泰勒爾和他的助手蘭尼做過一次有趣的實驗，證明許多人在自己客廳裏談話更能說服對方。因爲人們有一種心理狀況：在自己的所屬領域內交談，無需分心去熟悉環境或適應環境;而在自己不熟悉的環境中交談，往往容易變得無所適從，導致出現正常情況下不該有的錯誤。
有這樣一個例子：日本的鋼鐵和煤炭資源短缺，而澳大利亞盛產鐵和煤，日本渴望購買澳大利亞的鐵和煤，在國際貿易中澳大利亞一方卻不愁找不到買主。按理說，日本人的談判地位低於澳大利亞，澳大利亞一方在談判桌上佔據主動地位。可是，日本人把澳大利亞的談判人員請到日本去談生意。一旦澳大利亞人到了日本，他們一般行爲都比較謹慎，講究禮儀，而不至於過分侵犯東道主的利益，因而日本方面和澳大利亞方面在談判桌上的相互地位就發生了顯著的變化。澳大利亞人過慣了富裕舒適的生活，派出的談判代表到了日本不過幾天，就急於想回到故鄉去，所以在談判桌上常常表現出急躁的情緒，而作爲東道主的日本談判代表可以不慌不忙地討價還價，他們掌握了談判桌上的主動權，結果日本方面僅僅花費了少量款待作“魚餌” ，就釣到了“大魚” ，取得了大量談判桌上難以獲得的東西。
以上事例正說明談判地點的選擇對談判結果具有一定影響。
所以，對一些決定性的談判，若能在自己熟悉的地點進行，可說是最爲理想，但若爭取不到這個地點，則至少應選擇一個雙方都不熟悉的中性場所，以減少由於“場地劣勢”導致的錯誤，避免不必要的損失。最差的談判地點，則是在對方的“自治區域”內。如果說某項談判將要進行多次，那談判地點應該依次互換，以示公平。