求職信的結構一般由三部分組成:開頭、主體與結尾。
開頭部分,包括稱呼與引言。稱呼一般是姓加職銜或官銜。現大部分人既有職銜又有官銜,一般以其高者尊者稱呼。例如,當招聘者既是博士、副教授又是處處長時,那麼此時稱博士也許效果好些,因爲人事處長中是博士的非常之少,且一般人稱處長多,而你稱其博士既有新奇感又表明你對他了解,無意之中,他對你的印象就更深些。
引言的作用有二:一是吸引對方看完你的材料,二是引導對方自然而然進入你所突出的正題而不感到突然。因此開頭部分的功用主要是引人注意,包括說明寫信緣由與目的。據有關專家歸納,開頭的形式有以下幾種:
概述性開頭:用一句話概括你具備的最重要的求職資格和工作能力,並簡要說明這些資格和能力爲何能最好地滿足目標工作的需要。
提名式開頭:提及一個建議你去申請目標工作且爲目標單位所熟知和尊崇的人的名字。
提問式開頭:針對目標單位的困難、需要和目標提出一個設問,然後表明你真誠地希望能幫助他們克服困難,滿足需要,實現目標。
讚揚式開頭:讚揚目標單位近期取得的顯著成就或發生的重要變化,然後表明你渴望爲其效力。
應徵信的開頭:說出你是在什麼地方看到了目標單位的招聘廣告,並肯定自己能滿足招聘廣告中提出的各項要求。
個性化開頭:從你與求職目標有關的興趣、看法和與目標單位已有的接觸以及你目前工作的狀況說起,談自己爲什麼想到該用人單位工作。
獨創性開頭:如果你申請的目標工作需要創造性的力,可以用一個新奇的、能表現你這些方面才華的句子開頭。
採取上述形式開頭之後,接着說明你寫求職信的目的,包括說明你正在尋找什麼樣的工作或單位。
主體部分是求職信的重點,要簡潔而有針對性地概述自己的簡歷內容,包括主要求職資格、工作、參加過的有關社會、個人的興趣和愛好等,要突出自己的特點,使對方覺得你的各方面情況與招聘條件相一致,與有關職位要求、特點相吻合。要以成熟而務實的語氣敘述,切勿誇大其辭,自吹自擂,提供你在學業上和工作中取得的重要成就,來證明你所聲言的資格和能力。可以談論一下目標單位的有關情況,表明你對其已有了解,並願意去爲之效勞。然後說說你爲這項目標工作做了哪些準備,受過什麼專業訓練,有什麼工作經驗,以事實證明你具有學習敏捷、工作勤奮、責任心強、易於合作的個人素質和品質。
結尾部分包括結語、禮貌用語(此致、敬禮)或良好祝願、姓名、日期與單位。
結語要令人回味而記憶深刻。要把你想得到工作的迫切心情表達出來,請用人單位能儘快答覆你,並寫明若錄用你到單位後如何工作,以便他們對你放心。同時希望並請求用人單位給予面談的機會。內容要具體簡明,語氣要熱情、誠懇、有禮貌。
以下幾種結語方式供參考:以恰切的方式請求對方安排面談；提供電話號碼(包括城市區號),說明何時可以給你打電話,並對面談提出方便的時間和地點,或是說出一個時間,你打電話給對方,請求安排面談；對對方可能給予面談機會的做法表示讚賞；再次強調一
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