OA ，人們往往會很自然的把它與 " 檔案管理 " 、 " 公文流轉 " 等聯繫在一起，這也是脫胎於政府收發文的 OA 給人們留下的根深蒂固的印象。在二十多年的發展歷程中， OA 自身的侷限性使得它所扮演的角色更像是一個 " 文祕 " ――企業需要依靠它來進行一些基本的行政事務處理，但同時卻很難從中獲得更多的價值，這就是辦公自動化系統所處的現實和困境，也是企業用戶對傳統 OA 不滿意的焦點所在。
而今天，隨着協同軟件理論和技術的日趨成熟，協同 OA 應運產生。它源自傳統 OA ，但又完全擺脫了原有的侷限，並凸現出其不同與傳統 OA 的應用和更高層面的價值。
在闡述傳統 OA 和協同 OA 的區別之前，讓我們來回顧一下 OA 的發展歷程及其相應的特點。
回顧：辦公自動化的發展過程
第一代 OA 起源於政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文檔的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理爲核心，辦公其實就是辦文，並形成了以後 OA 的基本體系。此時 OA 的架設也多在 C/S 下，無法很好的支持遠程辦公和移動辦公。
第二代 OA 是從 90 年代中期開始，隨着互聯網( Internet )的興起與發展而產生的。以 Internet 爲基礎，第二代 OA 實現了 B/S 架構，並很好的支持了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時， OA 系統也加入了更多的功能，如 BBS 、新聞發佈、日程安排、人事信息等，但從本質上來說第二代 OA 依然以公文和檔案管理爲核心內容。
90 年代末期開始，隨着市場環境的變化和協同管理( Collaboration )的興起， OA 的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同， OA 中也加入了新的協作工具，如即時通訊、項目管理、網絡會議、文檔共享等等，第三代 OA 出現了。但此時的 OA 還是沒有完全突破傳統 OA 的侷限，實現的協作也僅是局部的、淺層次的;更多的企業資源依然處於割裂和難以管理的狀態。
縱觀 OA 的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網絡上，並利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源於政府的公文和檔案管理的 OA 也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文檔、信息進行了電子化，並在工作流管理上有所增強外，並未給企業帶來更多的價值。同時，儘管第三代 OA 開始加入新的理念如 " 協同 " ，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的 " 協同 " 還有相當的距離。
現狀：用戶面對的 OA 系統
瞭解了 OA 的發展歷程和基本特性後，我們不禁要問，那麼現在用戶面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢?
第一類 OA ：沿襲傳統 OA ，簡單和低價
開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶羣。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理爲主。並加入了一些輔助功能如， BBS 、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種信息依然以 " 孤立 " 和 " 靜態 " 的形式存在。總體上來說，這類 OA 只能幫助企業邁入 " 辦公自動化 " 的初級階段，對希望利用 OA 提高管理水平的企業來說並沒有多大實質性的幫助。
第二類 OA ：實現了部分的協作，有一定靈活性
第二類 OA 相對來說是比較先進的 OA ，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同， OA 的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其 " 辦公 " 涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。
面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該爲企業帶來什麼應用價值?它將何去何從?實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和信息化需求，從而挖掘 OA 新的應用價值。
思考：尋求 OA 的價值
讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這裏也可以理解爲 " 日常的工作 " 。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時瞭解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的'溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況並支持決策，因此他關注 " 監控和決策 " ;部門領導希望方便的分配工作任務，查看下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，並與上下級和其他部門建立緊密的聯繫，因此他關 ?quot; 管理和協調 " ;普通員工希望可以查看自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文檔管理、知識庫、客戶管理、項目管理等完成自己的工作任務，因此他關注 " 高效和協作 " 。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文檔、人員、資產、財務、項目等方面的管理，並且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的範圍，傳統 OA 只是從一個狹義和片面的角度去實現了 " 辦公自動化 " 。因此 OA 應該從更廣闊的角度來考慮 " 辦公 " 的涵義，並與企業的需求進行緊密的結合。
再來看一下企業當前的信息化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或局部資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來， " 信息孤島 " 、 " 應用孤島 " 和 " 資源孤島 " 三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，信息無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自爲政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益複雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁;人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統 OA 由於其應用的侷限性難以滿足企業 " 協同管理 " 的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入 OA 中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化 OA 的應用，另一方面需要將協同的理念納入 OA 中，於是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同 OA 。
變革：協同 OA 實現的飛躍
協同 OA 基於全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同於傳統 OA 的特性，在泛微軟件的協同 OA 產品 e-cology 中，首先可以體現爲如下三方面的基本設計思想：
信息網狀思想：將各種分散的、不規則存在的信息整合成一張 " 信息網 " ;業務關聯思想：對各種業務環節進行整合並實現在統一平臺上的統籌管理;隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通和協作。
基於這三大基本思想體系設計的協同 OA 一方面打造了高度 " 協同 " 的管理和辦公環境，另一方面大大深化了 OA 的應用，從而完全突破了傳統 OA 的侷限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理：