利用Excel分析銷貨記錄
對於一個生產或貿易型企業，銷貨記錄是必不可少的，記錄的具體內容包括銷售產品的名稱及品種、銷售毛利、購貨商、銷往地區等。財務部通過對這些銷貨記錄進行分析，給企業管理者提供生產經營的重要信息：哪些產品暢銷及在什麼地區受歡迎，哪些產品毛利率高，哪些購貨商需求量大及其他信息。而上述信息在Excel的幫助下，將能很輕鬆地得到，特別是在企業的銷貨記錄偏多（每月幾萬條等），與手工相比，電算化將顯示出極大的優越性，下面舉例說明。
我們以一家食品加工企業爲例，該公司銷售部在與客戶達成銷售協議後，根據客戶的要求開出銷貨清單，銷貨清單按順序編號，記載日期、銷售的產品名稱、數量、銷售單價、銷售金額、購貨商、銷貨地區等內容，銷貨清單的其中一聯送往財務部，財務部據此開具銷售發票。財務部因此擁有銷貨清單、銷售發票等銷貨記錄的原始單據，再利用手中掌握的其他資料，財務部可將綜合的銷貨記錄輸入電腦，作爲分析的數據源。輸入時間根據業務量的大小，可選擇每天、每隔幾天或月末一次輸入。下面便是該公司2000年3月已輸入電腦的綜合銷貨記錄，因篇幅所限，且不影響Excel功能的演示，此處數據作了簡化處理，實務中的銷貨記錄可能遠不止這些。
接下來利用Excel中的數據分析功能對該公司2000年3月的數據進行分析。
一、排序
單擊Excel中的“數據”，在下拉菜單單擊“排序”，屏幕上出現對話框，根據需要選擇首要關鍵字、次要關鍵字及第三關鍵字或只選擇首要關鍵字。如首要關鍵字選擇銷售額，次要關鍵字選擇品種，第三關鍵字選擇購貨商，數據順序均選擇遞增，然後單擊“確定”，則上面所示的綜合銷貨記錄將會按你的需要進行排列：第一順序按銷售金額由小到大列示，同一銷售額按品種列示，而銷售金額、品種都相同的情況下，計算機會選擇按購貨商順序列示。對於字符型的關鍵字，可在對話框中的“選項”選擇按字母排序還 按筆畫排序。如果只選擇首要關鍵字，電腦將按首要關鍵字排序，對於首要關鍵字相同的記錄，電腦按默認的方式排列。
Excel的這一功能使我們即便是面對雜亂無章的'銷貨記錄，也能讓它變得有條不紊，而且可以隨時獲得一些有用的信息。例如，管理層想獲悉本月哪些產品的毛利率較高，則可選擇按毛利率排序，立刻可以看到牛肉的毛利率最高（19％～20％），其次爲家禽（15％～18％），熟食的毛利率最低僅有5％～6％。這一信息能幫管理層瞭解企業的現狀，多生產毛利率高的產品，更好地完成利潤最大化的目標。還有一些信息需要結合“分類彙總”功能一起使用才能獲得，將在後面說明。
二、篩選
單擊Excel中的“數據”，選擇“篩選”，篩選分爲自動篩選和高級篩選。單擊自動篩選，標題欄將出現下拉框，你可以根據需要選擇希望看到的記錄。例如，你想知道本月銷售額最大的五條記錄，則可在下 “前10個”，並在接下來的對話框將10改爲5，單擊確定，屏幕上會按你的要求只顯示本月銷售金額最大的前五條記錄。你也可以自定義顯示的條件，例如，你想了解華星公司本月的購貨記錄，則可在購貨商的下拉框選擇“自定義”，接下來的對話框選擇“等於”“華星”即可。高級篩選類似於自動篩選的自定義，但更自由和靈活，在此不再詳述。
由上述可知，排序和篩選都能按我們的要求對數據進行排列和挑選，在銷貨記錄的分析中很有作用，但如果我們將其與“分類彙總”結合起來，將能得到一些更有價值的信息。
三、分類彙總
先將本月的銷貨記錄按“類別”排序，再單擊“數據”下的“分類彙總”，屏幕上出現對話框，分類字段選擇“類別”，彙總方式選擇“求和”，彙總項選擇“銷售金額”和“銷售毛利”，單擊確定，則銷貨記錄會按不同的類別彙總銷售額和銷售毛利，如表2示這樣，企業可以知道哪種產品最暢銷，哪種產品對公司的毛利貢獻最大。如果類別很多，難以一眼識別，可將上圖的分級顯示摺疊即單擊表格左邊的級別按鈕“2”，再按銷售額或銷售毛利排序。
有時候，企業需要了解哪些購貨商或哪些地區的需求量比較大，操作方法同上，只需在選擇“類別”的時候相應的改爲選擇“購貨商”或“銷貨地區”即可，如果只想看到某一個購貨商或某一個地區的銷售情況，可以先作篩選，再按上述步驟進行，再此不再贅述。
四、數據透視表
分類彙總的功能也可由數據透視表來完成，區別在於分類彙總可以分級顯示，還可以進一步進行排序篩選等其他處理。但數據透視表可以表現更爲複雜的關係，且很直觀，這是排序、篩選和分類彙總所無法做到的。例如，我們想同時看到該公司的產品在不同地區的銷售和毛利情況，則可單擊“數據”下的“數據透視表”，進入數據透視表嚮導，在第三個步驟時選擇“銷貨地區”作爲行，選擇“品名”作爲列，數據選擇“銷售金額”和“銷售毛利”，再在第四步驟單擊確定，就可得到表3：這個表能讓我們一目瞭然地看到各地區、各品種的銷售和毛利情況，如上海的銷售業績最好，海鮮C的銷量最大，家禽T的毛利最高，海鮮在南京較受歡迎等，這些信息無論是對財務部的財務預測，還是銷售部的促銷活動以及公司管理層的宏觀決策都將有所幫助，這也正是利用Excel分析銷貨記錄的意義所在。
Excel有很多能爲企業服務的功能，而財務人員也大多並不陌生，問題在於是否花時間去思考如何將Excel運用到實務當中，只要做個有心人，就會有所發現。