祕書新手，常常感到做文字的苦尤甚之，一是不知如何下筆，二是經常推翻重寫，三是反覆推翻重寫後領導仍舊不滿意，惶惶不知如何動筆。聽聞不少才子，材料寫得文采斑斕，氣勢磅礴，可是總是被退回重改，三番五次，不免感嘆難遇伯樂，最後怨氣連天、消極怠工。
其實公文材料是表達領導思想，體現領導個性，展現領導風采的重要載體，是命題作文，常言道“三分匠人、七分主人”，這就決定了材料受命於誰，文章思維和特徵就要服從於誰，這是祕書寫材料的首要原則。如果對領導意圖體會有誤，體現不準，又或者把自己的想法強加於文稿內，那麼即便寫得洋洋灑灑，堪比李杜，這樣的稿件還是會被全盤否定。因此，體現領導的意圖是處理好文稿的前提。
此外，每個領導都有他講話的風格和特點，講話稿應充分體現領導特點，與領導風格充分對接，領導看這樣的材料才順心，讀起來才順口，才能夠緊緊地抓住聽衆，引起聽衆強烈的共鳴，從而使講話化作聽衆的意願和自覺行動，成爲促進工作目標實現的強大動力。一個會寫材料的祕書面對新領導一定會向領導以前的祕書討要領導講話稿，細心揣摩領導的講話風格和特點。突出領導的說話風格是處理好文稿的基礎。把握好這兩點，材料基本就不會有大返工了，那麼要怎麼做好這兩點呢？最好的方法就是認真做好筆記，這個看似很笨的做法卻是寫好材料的佳徑。公文寫作關鍵是把握虛實結合，“虛”就是定位要準，對當前形勢，當前問題研判要準，站位要高，“實”就是有實例，有對策、出實招。這“虛實”兩方面的素材都可以通過記筆記獲得。
怎樣才能做好筆記呢？說難不難。要準備固定的筆記本，如果筆記東一頁，西一頁，那麼就算記得再好也枉然；同時筆記本要儘可能隨身攜帶，不但開會要記，調研或檢查工作時講的意見，所關注的典型也要一併記下，祕書工作很忙，要儘可能省下回來謄寫的二次功夫。同時記筆記的時候，要清楚地記下時間、地點、會議名稱，參會人員。
記錄的方式也分很多種，有的是將領導的要點摘要記一記，有的是將領導的話通過自我判斷後歸納性記一下，有的'是機械式全盤記下。如果是新手，最好的記筆記方式就是原原本本將與工作相關的講話記下來，同時，將會議上關鍵性的觀念或者問題標註出來，回頭整理、查閱也比較輕鬆。
爲什麼要原原本本地記下來呢？常言道，“好記性不如爛筆頭”，只有通過一遍遍的“聽”和“記”，才能熟悉並強化領導講話風格和思維模式，才能對領導日常談論的重要思路和觀點連貫思索，對領導的思想情況會有系統、整體的理解，寫他的材料才能快速完成角色轉換。可能祕書在記錄的時候還有這樣的困惑：有的觀點，領導在這個會上提過，在那個場合也說過，這些話要不要記下來？筆者認爲，能記下來還是儘可能記下來，這些反覆強調的事情，往往是領導經過深思熟慮的精闢論斷，也是下階段工作的方向和重點，雖然講話有些內容是一樣的，但每次講話場合不一樣，面對聽衆不一樣，要求不一樣，具體程度不一樣。此外，領導在會上提到的例子也要儘可能記下來，那些例子都可能成爲今後材料有力的佐證，當然領導在提到這些案例的時候，數據可能都是個概數，如果祕書順藤摸瓜，補充完善，爲領導提供更爲詳實和準確的基礎數據，領導肯定會對其青睞有加。記筆記的終極目的是寫好材料，祕書除了要在會上記好筆記，會後要及時整理筆記，歸納筆記，這樣以後找材料信手拈來，省下很多功夫。同時要學會利用筆記，將領導講話的中心思想歸納成有指導意義，讀來琅琅上口，易懂好記的詞句。
總之，記筆記不但是一門苦力活，也絕對是一門技術活。祕書平時要善做有心人，學會從筆記中領會領導意圖，挖掘大政方針、工作重點、典型經驗、面臨的形勢或當前問題等等，長此以往，很快就能發現筆記成爲自己的獨門祕笈，任何觀點和實例都有出處，屆時即便是臨時任務也能做到不慌不忙，工作也能達到事半功倍的效果。