淺談我園在創等級中如何發揮檔案的重要作用
[內容摘要]幼兒園檔案是幼兒園教育教學及其他工作在一定時間內形成的具有參考價值及保存價值的材料,它是反映幼兒園貫徹黨的教育方針、培養全面發展的社會主義建設人才和開發早期幼兒智力的真實記錄，是進行幼兒保教、科研和交流總結、探索幼教規律的必要條件和可靠依據。建立健全的幼兒園檔案，將對幼兒園的發展以及各項工作起到重要的促進作用。2010年1月，我園順利通過了廣東省一級幼兒園的評估驗收。取得這一可喜成績，除了硬件方面的投入，軟件方面的完善也是非常關鍵的，尤其是在文書檔案的建立健全方面，更是發揮
了不可忽視的作用。現就結合我園在創省級園過程中是如何建立健全文書檔案的經驗與反思，談談幼兒園在創等級過程中如何發揮檔案的重要作用。
[關鍵詞] 檔案資料、檔案管理、建立、評估、創等級、指標、作用
一、 幼兒園在檔案資料準備過程中容易出現的問題
1、檔案資料散亂無章，整理無頭緒;
2、檔案資料的收集不足，臨時惡補，或體現不出評估方案的內容要求;
3、檔案編號零亂，與評估方案序號不符，查找困難;
4、歸檔盒內檔案內容較雜，不利於查找;
5、檔案盒封面序號字體過小，文字過多，不利於查找;
6、檔案盒擺放零亂，不便查閱;
7、檔案管理不夠規範。
2010年1月，我園順利通過了廣東省一級幼兒園的評估驗收。取得這一可
喜成績，文書檔案的建立健全發揮了不可忽視的巨大作用。現就結合我園在創省級園是如何建立健全文書檔案的經驗與點滴體會，談談在創等級中如何發揮檔案的重要作用，供同行們借鑑與指正。
二、 幼兒園檔案的分類與內容
幼兒園檔案可根據幼兒園的實際情況可設有文書檔案，保教檔案、保健檔案、聲像檔案、基建檔案、科研檔案、會計檔案、教師業務檔案、設備檔案、實物檔案等。
幼兒園檔案可以按其職權任務、特性形成的'文件材料進行收集整理，包括有：
1)?上級行政部門和教育主管部門頒發有關幼教的方針，政策、指示、決定等方面的文件材料。
2)?行政管理中形成的計劃、總結、考覈、人員、工資等文件材料。
3)?黨羣工作形成的會議記錄，黨建、共青團、工會等文件材料。
4)?教職工代表大會形成的文件材料。
5)?園務委員會產生的會議記錄等文件。
6)?家長委員會形成的家長工作、會議記錄、問卷調查等文件材料。
7)?保教組形成的教學工作，保育管理、科研課題，招生、師資管理等文件材料。
8)?保健組形成的幼兒健康，環境衛生，膳食等文件材料。
9) 後勤組形成的設備、儀器，固定資產管理等材料。
10) 財務室形成的會計檔案。
三、 如何根據評估方案要求建立健全檔案
幼兒園要謀求發展，必需要按教育教改的要求不斷提高辦園的質量，完善各項工作。創等級園所評估，以及每一年的幼兒園年審工作，都是對一所幼兒園工作的肯定，也是對園所發展的促進。如何使幼兒園的檔案資料在創等級以及年審工作中發揮重要的作用，根據評估方案要求建立健全檔案資料是關鍵。
1、首先要熟悉幼兒園評估方案提出的各項指標，三級指標中提出的每一個逗號，都要收集準備相關的文字或相片等資料進行說明;如：在辦園條件—經費—1的在級指標中第① 項提出：辦園經費落實，幼兒園教育經費*、生均教育經費及生均公用經費逐步增長。就可以準備：近三年經費收支情況、財務年度審計報表、年審報告與資料等檔案進行說明。
2、根據廣東省一級幼兒園評估方案中的各項指標，列出檔案目錄，檔案目錄的編號必需根據一、二、三級指標列出，並與評估方案編號一致，以便來評審的專家查閱。
一般可以按一級指標：辦園條件(用A表示)、幼兒園管理(用B表示;二級指標：經費(用1表示)、場地園舍(用2表示)、教育玩具設施(用3表示)、規模(用4表示)、教職工配備(用5表示)……;三級指標編號可以和評估方案中三級指標的編號一樣。如：A1-1-1近三年經費收支情況;(表示辦園條件中的經費1裏的內容)。
3、根據所列出的檔案目錄，整理出檔案盒，貼上與檔案目錄相應的名稱與編號;
A1-1-1 |
辦園條件 |
經 費 |
近三年經 費收支情 況表 |
4、按檔案目錄與檔案盒，將所有的資料歸類，並整理成冊裝盒;
5、再次對照廣東省一級幼兒園評估方案中各項指標進行檔案的完善;
6、打印文檔目錄與檔案盒內的歸檔目錄，製作檔案目錄。
7、最後，根據檔案目錄再次檢查全部檔案資料。
四、 在評估過程中如何發揮檔案的最大作用
(一)在創等級評估過程中檔案應注意的問題：
1、檔案資料平時要勤積累，全園上下都要樹立檔案收集意識，我園的領導對檔案管理工作很重視，將檔案收集任務落實到各部門，由檔案管理人員定期進行整理，全園的檔案都是靠全體員工共同努力日常積累所得，所以既具有說服力，又不用臨時補缺。
2、對《幼兒園工作規程》、《綱要》、《指南》，以及《幼兒園評估方案》中的各項指標等都要深入理解與分析;
3、檔案資料除了文字資料外，最好能提供一兩張相片進行有力的說明，相片資料往往比文字資料更有說服力;如關於主題教育的活動研討，除了有研討的內容外，最好能提供活動時的相片進行說明，相片可做成表格形式附上活動內容;
4、檔案目錄要先根據評估方案訂出，然後再根據目錄立捲入冊;
5、檔案盒大小、規格要統一，最好用統一的塑料檔案盒，檔案裝訂也要統一，可以用活頁拉桿夾，以便每一年更換與重複使用;
6、財務檔案可以按年度進行劃分;其它檔案立捲入冊要按學年度進行劃分;
7、幼兒園除了有已過去三年的發展規劃，還要有新的三年發展規劃，計劃要體現在前;
8、一些總結性、表格式的檔案，最好能附有原始記錄與分析進行說明;如：衛生保健表格中的數據是如何計算出來，並根據什麼原始材料計算出來的，都附在表格後;
9、衛生保健檔案非常重要，我園僅衛生保健一項的檔案就有68盒，有很多數據都必需要體現真實性，並要留有原始記錄，這方面我園校醫做得很細緻，得到了專家小組的稱讚;
10、在辦學方向與依法治教的第12項 第①條全面貫徹教育方針，全面實施素質教育，有正確的辦園指導思想、辦園宗旨和培養目標。這裏要有全園的素質教育規劃進行說明，這點容易忽視;
11、拼音教學在幼兒園中是不允許的，所以注意在檔案中不要出現這方面的內容;
12、政治學習記錄是幼兒園容易忽視的部份，尤其是民辦幼兒園，因此這方面要注意豐富;
13、教師業務檔案中只需要放入教師的業務資料，個人資料不必放入;
14、辦園經費、幼兒伙食經費、教工工資社保、校舍的規劃與安全、幼兒園近期遠期發展規劃、教研計劃、素質教育方案、師資培訓、教師個人成長檔案、園本課程、政治學習記錄、家長工作、社區服務等都是檢查的重點;
15、幼兒園自評說明等一切申報資料都必需要裝訂入冊，包括評省級當日各班的教學活動安排也要打印並裝訂成冊，並按評估成員數分成相應的份數。
總之，所有的檔案資料都要準備充分與詳細。
(二)如何在評估檢查當天充分發揮檔案的作用：
1、業務園長、保健醫生、財務會計、檔案管理人員要對自己所分管的檔案非常熟悉與瞭解，以便隨時解答專家組提出的問題;
2、所有的檔案盒都要放在評估組成員們便於查閱的地方，讓人一目瞭然，快速找到所需要的檔案資料;
3、要提供多份檔案目錄，便於查找相關檔案;
4、除文書檔案之外，還要提供音像、相冊等檔案資料，要儘可能地讓評估組成員們在有限的時間裏瞭解更多的園內教育、管理與發展情況。
五、 我園檔案管理的今後展望
檔案管理工作是一件長期而細緻的工作，我們的檔案工作雖然已有了一個良好的基礎，但隨着教育改革的深化，對檔案管理工作也提出了更高的要求。在現今信息飛速發展的時代，我園的檔案管理也將向科學化、規範化、現代化方向邁進，我園對檔案管理有以下幾方面的設想：
1、實行電腦管理檔案，採用電子版的管理方式，在每學期初，檔案管理人員把各類的表格以及要收集的檔案內容羅列成表，放在校園的共享文檔中，讓各工作人員根據要求將一學期所需的資料收集齊放入指定的分類文件夾中，這樣一學期下來，檔案管理人員就可以很方便地立檔建檔和查檔，並進行科學化的管理。
2、進一步完善各類檔案，樹立人人蔘與檔案收集與管理的意識，設立業務檔案資源庫，收集所有先進的經驗與資料，存入共享資源庫，供教師們相互參考、共同提高。
3、時刻與外界緊密聯繫，吸收好的檔案管理方法與信息，加強與幼教同行們的聯繫與經驗交流，更高效地提高檔案的實效性，以發揮巨大的作用，
今後，我們將會在如何更好地利用檔案資源促進幼兒園的發展方面繼續努力，使檔案管理爲幼兒園進一步深化教育教學改革提供優質服務。
參考文獻：
1、《廣東省幼兒園督導評估方案》
2、《健全制度人人有責開發利用——實現幼兒園檔案管理的規範化》—幼教報
3、《幼兒園檔案整理的原則與方法》---幼兒園手冊之園所制度
注：此論文榮獲2010年珠海市教育教學論文評選二等獎