論ERP對企業內部審計的影響及對策

ERP是一種先進的企業治理理念，集財務、人事、供銷、生產爲一體的綜合性的系統，它將企業各個方面的資源充分調配和平衡，爲企業提供多種解決方案，使企業在激烈的市場競爭中取得競爭上風。ERP的實施加劇了傳統治理流程的變革，使企業內部審計的環境發生了較大變化，審計面臨的對象更加複雜，審計的線索發生了改變，內部審計正面臨着前所未有的挑戰。一、企業ERP的實施對內部審計工作的影響與挑戰的實施使企業的治理流程實現了優化。實施ERP前，企業的業務流程是按部分分工來設計，並且長期以來已習慣於按專業職能處理信息。結果各個部分各自爲政，各部分的信息互相割裂，不僅重複勞動，而且決策者不能及時獲取正確的信息。ERP系統將組織中的各個功能模塊有機地集成起來，共同運作，信息技術的應用使企業內部的經營治理髮生了質的變化，企業所有的工作流程，都按照面向客戶、面向信息網絡、面向軟件應用的要求進行調整。使組織結構實現扁平化，企業信息的全面共享極大減少了治理層次，進步了治理的效率。企業實施ERP系統後，不僅對傳統的業務流程進行了優化和重組，而且還將上下級企業都納進到治理中來，實現了整個供給鏈的同一。在這種環境下，企業的財務收支及其有關的經營治理活動不僅涉及企業的內部資源，還涉及企業的外部資源，使內部審計的範圍和特點發生了巨大的變化，變得更加複雜和廣泛。的實施改變了傳統的內部控制方式。實施ERP前，內部控制措檀越要是通過工作職員間適當的職責分離，實現互相牽制，由人工完成各種檢驗、覈對和判定等實施的，實現信息化後，相當一部分內部控制建立於系統的應用程序中，系統運行中由計算機自動執行。相對於實現信息化前，增加了很多新的內部控制，這些新的內部控制包括了很多建立在系統應用程序中、由計算機自動執行的各種檢驗、覈對、判定、監控以及對系統各功能調用的權限密碼控制等。在ERP環境下的內部控制已轉變成以整個業務流程實時控制與決策爲核心，形成了治理控制與系統控制並重、人機控制相結合的全方位綜合性控制。ERP系統數據處理與存儲的高度集中化、自動化，使手工操縱時明確的職責分工這一基本內部控制的作用被削弱。的實施改變了傳統的審計線索形式。傳統審計線索包括原始憑證、記賬憑證、賬薄和財務報表等會計資料，會計職員對經濟業務的.具體記錄都躍然紙上，審計職員所需的審計線索，都可以通過這些書面記錄加以審計。審計職員進行審計，完全可以根據需要進行順查、逆查或抽查。在實施ERP的企業，客戶的訂單、企業的發貨單、發票等以紙質和電磁的形式同時存在，但對訂單、發貨單、發票等的審批一般通過網上進行，不再根據字跡確認其真實性。在電子商務系統中，客戶的訂單、企業的發貨單、發票、支票、電子貨幣或收付款憑證等都以電磁信息的形式在網上傳遞並存儲於磁性介質中。在實現無紙化、遠程經算經營的情況下，有些原始憑證不在本地存放，有些記賬憑證與原始憑證不在一起存放。網上交易正由於傳統的紙性單據消失而被稱爲無紙貿易。除外部交易的原始憑證無紙化外，在網絡經營條件下，企業內部業務的審計線索也發生了質的變化。不僅記錄業務的內部原始單據，如領料單、進倉單、驗貨單等原始憑證將變爲電磁化的信息，而且計算機信息系統根據確認的經濟業務自動編制記賬憑證、登記賬簿、編制報表，實現財會覈算自動化。會計的確認、計量、記錄和報告都集中由計算機按程序指令執行，各項處理再沒有直接責任人。代替傳統紙性憑證、賬簿和報表的是電磁化的會計信息。磁性介質通過網絡傳遞，不再受時間和空間的限制。假如系統設計時考慮不周，可能到審計時才發現只留下業務處理的結果而不能追索其來源。即使系統留有充分的審計線索，其產生與存儲方式、其特點與風險都與傳統的審計線索有重大變化。二、ERP環境下企業內部審計應採取的對策1．創造新的內部審計工作方法。ERP實施前，企業內部信息處理仍然以手工爲主，內部審計工作一般是由審計職員通過對憑證、賬簿、報表採用審閱、覈對、分析、比較私函證等方法來完成。但隨着ERP的實施，ERP信息系統是一個綜合性的集成系統，面對如此龐大的信息量，採用傳統的審計方法，如將這些數據信息全部打印出來供審計職員用手工的方式來覈對、比較、分析等，幾乎是不可能的。此外，實施ERP後，內部審計環境、審計線索、內部控制環節、安全控制和審計重點的改變，都決定了計算機審計技術是必不可少、效率更高的審計技術，即以計算機系統爲基礎的審計，計算機系統成爲審計的對象；將計算機作爲審計工具，開發審計軟件進行審計，或者在信息系統的開發過程中，事先在被審的計算機系統中嵌進審計程序。可利用數據分類複覈技術、數據查詢技術、數據分析技術審查數據庫等，將審計方式由靜態審計轉向靜態與動態審計相結合，由現場審計轉向現場與遠程審計相結合等。審計方法也應由原來傳統的審計方法轉變爲儘可能使用計算機審計，通過系統對數據進行分析，確定數據處理的可靠性和系統程序的正確性。同時，要留意計算機輔助審計與審計職員職業判定相結合，既利用計算機這種先進工具，進步審計工作的效率，又利用審計職員的職業判定，保證審計工作質量。此外，在ERP系統中還可以設計審計信息系統(AIS)模塊，充分利用AIS系統強大的多條件查詢、數據組合、排序、計算、報表數據導出等功能，進行系統整合審計，對查出的題目進行即時分類整理輸出，實現在線審計，在ERP系統實時、動態地查看和自動鑑別企業生產經營業務、財務會計信息在線運行情況，強化內部審計的事前和事中審計功效，直至實時跟蹤審計的步伐。2．加強企業內部審計隊伍的綜合能力。ERP項目十分複雜，內部審計職員除r應把握計算機基礎知識與技能、風險、控制等知識外，還需要懂得各方面的知識和技能，如項目治理，與培訓、業績評價和交流有關的綜合文化，對技術或應用的理解，系統開發技能，資源計劃框架等。當然，內部審計職員不大可能把握所有這些技能，但應增加對組織有重大影響的技能。同時，在ERP實施中，對重要技能的把握應傾向於經營的功能方面而非技術方面，比如增長關於經營領域中的供給鏈、顧客治理、供貨商關係、電子商務等知識。開展信息系統審計需要一批既把握現代審計理論與實務，又瞭解治理知識、計算機技術的複合型知識結構的專業人才。企業信息化環境下的內部審計既涉及傳統的審計方法，又要應用一定的計算機系統知識與操縱技能及治理知識。在信息技術得到廣泛應用並不斷髮展的情況下，內部審計職員必須不斷地關注信息技術的發展，把握新方法與新技能，瞭解現代信息技術的用途及其對企業治理與信息處理的影響，使信息技術成爲實施審計監視和加強控制的有力工具。 審計職員必須在工作中及時學習新知識、把握新技能、研究新題目、創造新方法，不斷進步分析信息和利用信息的能力。審計職員不僅要有會計、審計、經營治理、法律等方面的知識。更要把握計算機、網絡、通訊、信息系統和電子商務諸方面的知識和技能。內部審計職員應具各以下兩個條件：(l)內部審計職員應該是複合型人才，即除了精通和把握本專業的知識和技能外，還需要熟悉本專業相關的知識；(2)內部審計隊伍作爲一個團隊應該囊括本企業內部審計工作所需要的各方面專家，如律師、網絡工程師、資產評估師、基建預算決策審覈師等。3．內部審計職員應參與ERP的實施。企業的內部審計職員參加所選定ERP軟件相關的培訓，進步計算機技術水平及相關的技能。參與企業流程重組的工作，提出優化治理流程的建議。內部審計職員參與軟件各模塊的應用，測試基礎數據錄進的正確與完整性，測試治理流程是否公道、有效，測試系統各項功能的完整性與有效性。並根據系統的特點與治理的要求，提出建立與完善內部控制的建議。當ERP軟件實施成功後，內部審計職員制定了一套本企業內部審計的辦法與規定。通過參與ERP軟件的實施工作，內部審計職員對審計的總體對象有了一定的把握，對企業內部控制也有了深刻的理解，於是向治理層提出建立與完善內部控制的有效建議，併爲如何評價內部控制的有效性提出一套可行辦法。ERP的實施能給企業帶來信息和治理上的上風，但處理不好也可能給企業帶來各種負面效應。假如內部審計部分能積極參與到ERP實施的整個過程，既有利於項目的成功實施，也有利於內部審計工作的開展和深化。一般而言，ERP的實施會在很短的對間內變動工作程序、組織機構和應用技術，會給企業帶來一定的風險，而擅長於風險方面治理的內部審計部分參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。此外，系統實施影響內部審計部分將來的工作，假如內部審計部分積極參與到實施的整個過程，有助於設計未來的審計計劃和程序。爲了保證內部審計職員的獨立性，參與某項系統實施的職員在以後並不承擔涉及該項系統的相關審計。