1、燃氣發票管理系統的設計與應用
1.1系統實施背景
目前南京港華現有民用天然氣用戶130萬戶，工商企業用戶6千戶，燃氣發票種類繁多，包括國稅統一印製的通用機打普通票、機打卷式票、人工手開票及定額票等十餘種。一直以來公司對發票的日常管理採用人工方式，通過Excel或者Word文檔進行發票的管理，每天都要做大量的發票申領、發放工作，並且定期要清查發票庫存量。爲了提高發票管理的安全性、可靠性和工作效率，將發票管理人員從繁瑣的重複性工作中解脫出來，集中更多時間和精力將管理工作做精做細，充分發揮計算機應用系統在發票管理各個工作環節的監管作用，有必要建立適用於燃氣企業實際運用的發票管理系統。
1.2系統總體設計目標及結構
(1)系統能覆蓋發票所有相關操作，包括不同類型發票的申報、採購、領用、開具、作廢、覈銷等全過程。
(2)通過系統可以方便地進行發票的入庫操作，領用及跟蹤，同時與其發生的經濟業務關聯，供財務人員隨時進行覈查，生成統計報表。
(3)能與公司現有客戶關係管理系統(CRM)的業務子系統：客戶服務系統、賬務管理系統、爐具銷售系統進行數據共享和交換。(4)提供通用接口，方便導入、導出公司現有的用友財務系統中開具發票信息；並可將開票信息轉換成稅務部門要求的數據格式，供稅務部門隨時進行查詢。
1.3系統功能設計
(1)申報管理。由財務部門統一發起發票申報計劃，各業務部門根據發票實際需求量進行填報，最後由財務統一彙總，發票採購申報信息在填報時填寫。
(2)採購登記。採購發票的清單列表(按本)，記錄購回發票的代碼、號碼區間、數量、本數、採購人。可按採購日期、發票總號、區間號查詢發票。
(3)報警閥值維護。按發票種類設置燃氣發票庫存量的最低報警值，當庫存達到閥值時，系統自動發送短信或郵件提醒發票管理員。
(4)結存管理用於查詢統計採購發票的存量、每日和每月的使用等情況，當存量不夠預設的'使用量時系統自動提示。
(5)領用登記。由發票系統管理員登記發票領用部門、領用人、領用日期、領用發票號區間段等信息。對於領用流程，則根據業務信息填寫生成發票領用信息。
(6)申領發放。各部門發票管理員將發票發放給發票使用人，可以到查詢申領信息(如果已發，顯示發票明細)，默認狀態爲未發放。點擊新窗口顯示可用發票(可通過信息查找)，只能查詢自己部門已領發票情況。
(7)作廢登記。作廢發票需要填寫詳細信息，包括髮票類型、發票號碼、作廢原因、作廢日期，操作人等，由發票系統管理員統一登記。
(8)手工票和定額票。發票系統管理員，按發票號段登記手工票，定額票信息，也可導入手工票/定額票號段信息，生成手工票和定額票使用情況信息表。
(9)覈銷管理。已使用的普通發票和增值稅專用發票，以及有效期限內未使用完的空白髮票，各部門發票管理員將需要覈銷的發票集中上交公司財務部門，由發票系統管理員統一進行覈銷以保證發票的安全性。
(10)權限設置。系統設有用戶權限，發票系統管理員分配操作權限，機構設置等。可以對機構進行自定義操作，形成樹狀結構。可在權限設置中增加，修改，刪除，查詢等各個權限設置。
1.4接口設計
(1)稅務接口。生成稅務部門要求的數據格式，供稅務部門隨時進行查詢。
(2)用友系統接口。可導入/導出用友財務系統中開具發票信息到本系統。
(3)其它接口。可導入格式化的其它方式的發票信息數據到本系統
1.5統計報表
系統具有強大的報表生成功能，能夠自動生成各類發票使用明細表、發票庫存情況表，發票採購統計表，發票領用統計開票統計(包括正常發票，作廢發票)，手工票和定額票使用情況表等。
1.6系統開發環境
系統基於J2EE的三層客戶端/服務器體系架構，採用Java語言開發，提供一個獨立的、可移植的、多用戶的、安全的和基於標準的企業級平臺，從而簡化企業應用的開發、管理和部署。由於遵循了J2EE規範，因此使用J2EE技術開發的可以部署在各種J2EE應用服務器上。基於J2EE平臺的產品幾乎能夠在任何操作系統和硬件配置上運行，現有的操作系統和硬件也可以被完整地保留下來繼續使用。
2、結語
燃氣發票管理信息系統了記錄每一張發票的狀態和流向，爲發票的整個生命週期提供有力監管工具。管理人員可以隨時查詢系統管理的發票信息，監控發票資源的使用情況，跟蹤管理髮票資源在整個生命週期內的狀態變化，準確掌握各個開票點的各類發票使用情況，並以此爲依據更好地對發票資源進行管理。該系統還與客戶關係管理系統實現了無縫對接，進行準確的賬務分析，規範的會計覈算，確保會計信息的真實性，降低公司財務風險，有效防範公司稅務風險，推動業務流程的優化整合，從而達到強化財稅管控力度的目標。