在現代化辦公過程中，常常需要對相應的辦公文件信息進行必要的安全保護，如果使用比較專業的安全保護措施，對於大部分的辦公人員難以掌握，本文將從日常的現代化辦公工作入手，探討適用於普通辦公人員對辦公信息的安全保護策略，使辦公信息安全保護在現代化辦公工作中成爲一種簡單易行的工作過程。
在日常生活中，經常會使用不同種類的辦公文件，而根據辦公文件的性質不同又分爲普通級和保密級。對於普通級的文件，其安全係數基本上可以忽略不計，但對於保密級的文件，如何對文件進行必要的加密便成爲日常辦公過程中需要考慮和實施的問題。
在對辦公文件的安全保護措施中，不乏有許許多多的方法策略，有專家級別的，有普通級別的，有專屬級別的，也有適合大衆級別的，……。爲了針對大多數普通的用戶，讓安全保護策略更適合普通辦公人員，我們將探討日常辦公文件的安全保護。對日常辦公文件的安全保護主要是對辦公文件的僞裝及其加密。接下來就對具體的實施方案進行一一講解。
一、“障眼法”
所謂的“障眼法”，包含兩方面的含義，一是讓文件的內容得以隱藏，二是讓整個文件得以隱藏。
首先探討“文件內容隱藏”的情況。衆所周知，要看見白紙上的字，那是因爲字的顏色和紙的顏色形成了對比，如果字的顏色和紙的顏色被設置爲一種顏色，就可以暫時隱藏文件中的內容了。比如，在word軟件中編寫了相關的內容，在編寫完畢後，將所編寫的內容的顏色設置爲紙張的顏色，並將語法錯誤檢測、段落標記顯示等功能去除，並將光標至於紙張的第一行第一列，然後保存文件。再次打開文件的時候，如果不太留意，則會誤認爲這是一份空白文檔，以達到隱藏的效果，其實施的.效果如圖1所示。該方法不足之處在與，雖然隱藏了文字信息，但是對於有經驗的操作人員來說，可以通過文件的大小來辨別是否包含有文字信息。
其次探討“整個文件隱藏”的情況。由於在計算機中的辦公文件都根據操作系統的不同存放在指定的邏輯磁盤的存儲空間裏。因此可以藉助操作系統的某些功能，將辦公文件進行相應的隱藏。比如，在windows XP操作系統中，可以將辦公文件的屬性設置爲“隱藏”，然後通過“我的電腦”中的“工具”菜單，將其中的“選項”卡中的“不顯示隱藏文件”的選項選中，即可將辦公文件隱藏起來，如果需要查看該文件，則可在“選項”卡選中“顯示隱藏文件”的選項，即可恢復辦公文件的隱藏，其實施效果如圖2所示。
二、“自加密法”
在計算機領域中，有成千上萬種不同的軟件，而其中的大部分軟件都出於安全角度，提供了或多或少的加密方法，這裏通稱爲“自加密法”。通過“自加密法”，可以使通過某種軟件生成的文件多了一層保護，多了一道密碼檢測的機制。比如，在使用word軟件編輯完辦公文件後，可以選定“文件”菜單中的 “另存爲”選項，在彈出的“另存爲”對話框中，選擇“工具”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“安全措施選項”，即可對保存的word辦公文件進行相應的加密操作。如圖3所示。又如，在使用WINRAR軟件進行壓縮文件時，可以在選定需要壓縮的辦公文件的同時，通過選定軟件的“常規”選項卡中的“設置密碼”按鈕，進行相應的密碼設置，如圖4所示。通過壓縮軟件這樣的設置所導致的結果就是，在進行辦公文件壓縮包解壓的時候，需要先輸入正確的密碼，否則將無法解壓出所需的辦公文件。
三、“移花接木法”
所謂的“移花接木法”，是指將對應的辦公文件的文件類型改爲其他類型，已到達保護辦公文件的目的。在計算機系統裏，文件的區分只要是通過其擴展名來完成的，常用的擴展名有：.jpg爲圖片文件，.doc爲word文件，.gif爲動畫文件，.cpp爲c++程序文件，……。將辦公文件的文件類型由原來的類型改爲其他種類的類型，即可達到保護文件的效果。比如：用word軟件生成了一個文件名爲“機密.doc”的辦公文件，如果將其文件的擴展名進行更改，則文件名變化爲“機密.jpg”，其文件對應的圖標也會隨之由原來的word型的圖標改變爲圖片型的圖標。對於不知情的人員拿到此辦公文件，將會直接雙擊圖標打開文件，將看見一張空白的圖片;對於知情人員在拿到此辦公文件時，會將文件的擴展名由原來的“.jpg”改爲“”，然後再打開文件，即可見文件的內容。
四、“外員法”
所謂的“外員法”，是指藉助其他加密軟件的力量對辦公文件進行相應的加密。目前，在計算機領域中，加密軟件可謂是玲琅滿目，挑選一種得心應手的加密軟件，對需要保護的現代化辦公信息進行相應的加密，不愧是一種藉助外力，強大自己的好辦法。由於不同的加密軟件，其加密的操作過程各有千秋，在這裏就不再過多闡述。加密軟件的選擇也可以根據現代化辦公的需要進行選擇，比如易捷文件夾加密軟件，文件加密器，md5加密工具等工具都是目前使用廣泛的加密工具。
綜上所述，介紹的四種方法是針對現代化辦公的信息保護提出的實用有效的策略。在對現代化辦公信息進行安全保護的過程中，辦公人員可以根據工作的性質以及辦公信息的安全等級進行選擇，同時也可以將四種方法綜合應用，達到最佳的辦公信息的安全保護。