關鍵詞：文件信息；檔案信息；信息轉化?
1 文件信息的有機結構層次?
1.1 物質層次?
文件信息的物質層次在文件信息的有機結構中處於第一層次，它是文件信息的物質外殼，由載體和信息顯現材料組成。載體是指各種載錄信息的物質材料。信息顯現材料是指附着在載體之上以顯示信息內容的物質材料。文件的物質層次是文件的基礎構成，它是使文件的表現層次和價值層次得以存在的物質前提，但對文件性質以及文件自身的功能不具有決定性影響。?
1.2 表現層次?
文件信息的表現層次在文件信息的有機結構中處於第二層次，它是指文件信息內容的表現方式。早期，文件信息主要以圖形、文字、符號爲其內容的表現形式，隨着歷史的進步，表現方式也愈來愈豐富，出現了聲音、影象等形式。?
1.3 價值層次?
文件信息的價值層次在文件信息的有機結構中處於第三層次，它是指凝聚在文件上的使文件得以產生獨特效用的價值因素。這種價值因素就是載錄在文件信息載體上的信息內容。?
2 文件信息向檔案信息轉化前後的價值分析?
2.1 文件信息的.現行價值?
文件信息是人們爲參與一定社會活動而製作的信息交流工具。文件信息在社會活動中的運動程序是：製作者將自己對某一社會活動的意志藉助於一定的工具物化載錄到文件載體上即信息凝結過程，文件接受者運用文件進行某種活動即信息運用過程。文件信息在這整個程序中經歷的全部時空範圍，稱爲文件現實運行領域。文件信息在現實運行領域中呈現的價值形態，稱爲文件信息的現行價值。文件信息的現行價值具有二重性，即文件信息對於製作者來說具有工具功能，對於受文者來說具有依據功能。?
首先工具功能，工具功能是指文件製作者藉以控制人流、物流，達到參與某項社會活動的目的。製作文件本身不是製作者的最終目的，而是爲了達到最終目的而採取的一種手段，是自身自然表意能力的延長。因此，文件信息是被製作者當作工具來使用的。製作者希望文件經過傳遞渠道，可以在人的自然表意能力難以達到的空間和時間裏，明確而又系統地傳遞某一社會活動的意志，從而對社會活動產生作用。?
其次依據功能，依據功能指文件是其接受者處理工作活動的依據或參考。由於文件信息體現了製作者的意圖，並表現出制發者與接受者雙方在活動中的相互關係和地位，因而使文件接受者執行管理意志或進行活動時，可以反覆研究、對比、覈實，使動作更加精神並消除“口說無憑”之慮，克服由於“事無憑證”而帶來的多種障礙。 2.2 文件信息的潛在價值?
首先，文件信息具有社會性，並且這種社會性爲信息交流的產生提供了基礎。人們利用文件信息參與社會活動，因而文件所載錄的信息不是來自自然界的各類自然資源，而是來自社會領域的智能信息，具有社會性。同時，由於每一項社會活動在其進行的過程中必然要同其它社會活動發生各種關係，因此，通過分析凝固在已失去現行效用的文件上的信息，可以瞭解已結束的社會活動所涉及的各種社會關係，從而更有效地開展現實社會活動，以達到信息交流的目的。?
其次，文件信息具有本源性，並且這種本源性使得信息交流在全社會信息交流中獲得獨特的地位。文件載錄的信息直接根源於一定的社會活動，它們自然地積澱在文件載體之上，事後未經修改加工，具有本源性。也正是藉助於文件信息的本源性特點，使得人們可以進行廣泛的信息交流，並直觀地了了解已結束的社會活動的歷史面貌。最後，文件信息具有穩定性，並且這種穩定性也保證了信息交流的正常進行。產生於一定社會活動的智能信息被固定在物質載體上，因而它們不是轉瞬即逝的信息，而是固態信息，在一定時間範圍內具有相對穩定性。信息被固着在載體之後，不僅是自己得到了相對穩定，而且使信息交流可以超越時空限制來進行。?