1.1對推動電力經濟可持續發展具有十分重要的意義
電力基建檔案是電力建設活動中形成的第一手材料,檔案治理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案治理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用後的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料,由於電力基建項目具有投資大、週期長、環節多、內外協作關係複雜的特點,因而形成的檔案有多種載體、檔案數目多、保存價值高。這些檔案既是電力工程建設的真實記錄,也是整個電力檔案的重要組成部分,它既爲電力的建設、維修、治理、改擴建服務,又爲電力的經濟建設和電力事業的不斷髮展服務。所以,做好工程項目的檔案治理工作對推動電力經濟可持續發展具有十分重要的意義。
1.2爲電力建設規劃、治理工作提供現狀和歷史依據
基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部分,任何基本建設缺少基建檔案,就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建築物的變化和發展,爲電力規劃、建設、治理工作提供現狀和歷史依據,也對電力發展和經濟建設發揮着重要作用,它不僅服務於今天,也有利於未來,所以越來越受到各級建設單位和電力部分治理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是電力建設的財富
隨着電力建設總體規劃的逐步進行,近年來我院的基本建設可以說是接連不斷,而且又都是在交叉進行,這就需要辦理和查閱很多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源,是電力部分和社會的'財富。收集、治理和保護好這種資源是每個檔案職員的義務和職責。
2.電力基建檔案治理工作中存在的題目
2.1基建檔案治理工作缺乏政策性指導
隨着我國社會主義市場經濟體制的逐步建立,國家重點工程項目在投資、治理、建設等方面發生了一系列的變化,我們經歷了改擴建、代建、改造拆遷徵地等建設工程,每一次對於我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程,但最缺乏的是對工程政策、性質的瞭解和指導。對工程檔案的收集、整理、回檔、流向提出了新的題目。
2.2檔案知識缺乏
由於歷史的原因,從事檔案工作的職員所學專業與所從事的工作不一致,對檔案的知識特別是對基建檔案知識瞭解得不夠,缺乏檔案專業知識的學習。
2.3全員檔案意識不強
基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹,在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫;工程的名稱前後不相吻合;施工單位來函有的編號較亂,有沒有編號的、有重複編號的;請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案治理職員回檔工作帶來一定的困難,而且在接收上級審查時也很麻煩。
3.對電力基建檔案治理工作中存在的題目所採取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案治理制度是搞好電力基建檔案治理工作的保證
基建檔案的科學治理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建,健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。應制定相應的基建檔案工作治理制度,並嚴格執行,做好基建檔案前期的收集工作,力求後期檔案的完整、真實,使基建檔案資料具有真實性,從而確保檔案的回檔率、完整率和正確率。
3.2加強文件形成者、檔案治理者的業務培訓
開展宣傳教育,增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的條件。一套完整、正確、系統的檔案,必須發揮全體參與職員的檔案意識,一起參與檔案收集,特別是在項目建設初期,遵循項目建設和檔案形成的規律,對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀,讓每個部分的職員都知道、瞭解、重視基建檔案治理這項工作,各負其責,大家儘量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和電力檔案工作的有力保證。