試論會計電算化工作可能出現的問題及對策

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我國的會計電算化工作起步較晚,從20世紀70年代末纔開始,經歷了嘗試階段、自發發展階段和有組織、有計劃地穩步發展階段,到目前的管理型會計軟件發展階段。在這20多年的發展過程中,已取得了長足的進步,商品化、通用化的財務軟件得到了廣泛的應用。許多會計軟件的開發已經走向專業化、商品化、社會化的軌道。但由於財務工作本身的特點,以及網絡的迅速發展、電子商務的迅速興起等等,一些先進的、現代化的事物的不斷出現,對會計電算化系統提出了更高的要求,使建立符合現代企業發展需求的新型財務系統變得刻不容緩。由於會計電算化是一項系統工程,在發展過程中有許多工作要做,有許多問題要及時解決,否則將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發展。本文就當前我國會計電算化進程中必須重視和需要解決的幾個問題進行闡述。

試論會計電算化工作可能出現的問題及對策

 一、要解決人們思想認識問題

我國電算化事業起步較晚,人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工覈算,僅僅是從減輕會計人員負擔、提高覈算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性,使現有會計提供的信息不能及時、有效地爲企業決策及管理服務。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業內部局域網以及註冊自己的網站,根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。這種認識對會計電算化的發展十分不利。

會計電算化,是電子計算機在會計工作中應用的簡稱,就是把以電子計算機爲代表的現代化數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用於會計覈算和財務管理工作中,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現會計工作的現代化。

我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計覈算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。從表面上來看,會計電算化只不過是將電子計算機應用於會計覈算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計覈算的速度和精度,以計算機替代人工記帳。而實際上,會計電算化決不僅僅是覈算工具和核算方法的改進,而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質和知識結構,會計工作效率和質量的全面提高,節省會計人員的時間和精力,轉變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步,提高整個會計工作水平,大幅度增加企業的經濟效益,使會計理論和實務的方方面面都將發生前所未有的深刻變化。比如具有數據集中存放和管理特徵的“電算化會計”,採用先進的數據庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,完全取消了各種會計明細分類帳和對帳操作,各種報表數據均能通過數據共享及時而準確地取得。

二、要重視會計電算化理論的研究

理論是行動的先導,會計電算化事業的發展依賴於電算化會計理論的發展,電算化會計理論研究的滯後,會制約會計電算化軟件的成熟與發展,因此,電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發展的實踐指南。

從一定意義上講,電算化會計產生和發展的過程,也是突破傳統會計觀念,對現行會計理論和方法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統設計、工作組織、信息處理及帳務處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進性的,但從長期看,隨着電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用,新的問題和新的課題將不斷出現,如:信息處理網絡建立後,企業將如何做到既及時合法提供會計信息,又能有效保護商業祕密;兩個會計子系統實現結合後,如何改進現有財務報告;信息經濟將對現行會計理論和方法產生什麼影響等。對新課題進行深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。傳統的會計電算化理論主要研究如何用計算機實現手工系統的工作,而沒有對系統提出更高的具有其自身特點的要求,這是遠遠不夠的。電算化會計理論即研究實現電算化後的會計信息系統組織、會計覈算的程序和管理制度,會計覈算的方法,以及用計算機作爲主要的核算工具後對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的'研究確定了電算化會計信息系統的基本功能體系、運作規範及特點、審計接口、會計檔案等基本要求,它一方面符合手工會計的基本要求,同時又具有自身的獨有的特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟件的研製就有了明確的方向和目標,才能更符合會計、審計工作的實際要求,會計電算化軟件才能更好地服務於會計工作,才能使會計工作在實現電算化後更加規範、效率更高、安全性更強,才能更好地爲管理決策服務,以實現會計電算化的效益原則。

當前隨着計算機網絡技術的大規模應用和發展,以及會計覈算業務量的增大、業務種類的繁多、對會計信息資料的分析與研究的深入,計算機單機處理的方式難以完成現有會計覈算工作。同時,網絡技術的迅速發展及應用領域的不斷拓寬,也使會計電算化系統出現許多新的特徵。這些既推動現有會計信息系統的發展,同時也對現有的會計電算化系統的發展產生障礙。爲此就提出了一個挑戰性的課題,即會計電算化系統必然向網絡化的方向發展。這就要求我們必須加強電算化會計理論的研究,建立較完備的電算化會計理論體系,以適應會計電算化迅速發展的需要。

 三、要做好管理基礎工作,尤其是會計基礎工作

管理基礎主要指有一套比較全面、規範的管理制度和方法,以及較完整的規範化的數據;會計基礎工作主要指會計制度是否健全,覈算規程是否規範,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因爲計算機處理會計業務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規範化、標準化,才能使電算化會計信息系統順利進行。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統無法處理無規律、不規範的會計數據,電算化工作的開展將遇到重重困難。