事業單位會計電算化對內部控制的影響

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事業單位會計電算化對內部控制的影響

 

  摘要:事業單位的內部控制已經成爲了將會計信息質量提升,事業單位資產完整和安全進行保護,以及對相關的規章制度和法律法規的貫徹執行進行確保的控制程序、方法和措施,同時也在事業單位的內部管理監控系統中起到了舉足輕重的作用。本文中,筆者就對事業單位會計電算化對內部控制的影響進行探討。

 

  關鍵詞:事業單位;內部控制;會計電算化;影響;探討

 

  一、會計電算化對事業單位內部控制的影響

 

  (一)事業單位內部控制形式

 

  產生變化傳統的手工記賬規則對總賬、日記賬所要進行訂本賬冊的使用進行了規定,並且要求那些明細賬必須要採用活頁式的賬冊,通過很多套帳來實現賬目之間的互相覈對和互相牽制。賬本記錄、憑證所存在的錯誤必須要使用紅字和劃線的方法來對其進行一定的更正。在進行會計電算化以後,我們通常要使用計算機軟件來進行賬務的處理工作,只要我們所輸入原始的憑證正確,計算機就能夠迅速的完成我們在手工條件之下所進行的各種賬務處理的功能。計算機已經在會計電算化的條件下將手工會計賬冊覈對的功能進行了代替,那麼,過去手工操作的內部控制措施在事業單位會計電算化以後就沒有其存在的必須性和必要性了,這也在很大程度上將不相同職務監督的能力降低。

 

  (二)事業單位內部控制的內容

 

  產生變化在傳統的手工會計系統中,會計要將那些數據可以用到的'符號、數字等直接在紙張上面進行記錄,事業單位的每筆交易都必須要有相關的經辦人員進行簽字確定,甚至可以將不同筆跡作爲控制的重要手段。但是,在事業單位會計電算化以後,傳統會計工作的單據、憑證部分會消失不見,對其進行取代的就是那些將數據處理資料進行存儲的光盤、磁帶以及磁盤等等。而這些在磁性介質上進行存儲的信息往往是我們人類肉眼不能夠看到的,這樣也就導致這些數據很容易被篡改或者刪除,在這裏消失、中斷的傳統控制程序以及傳統的控制方法有些已經不能再適用了。

 

  二、會計電算化對事業單位內部控制制度的新要求

 

  會計電算化要求我們現職責分離,也就是事業單位的資產保管、記錄、執行以及業務授權等工作和職責要很好的分開。根據相關的會計電算化工作規範中所規定的內容,我們可以將事業單位會計電算化職責和崗位進行一定的劃分,可以將其分爲:數據分析,數據分析主要負責事業單位會計數據的分析工作;電算審查,主要負責事業單位會計工作的監督,以便很好的防止會計利用計算機進行作弊;審覈記賬,主要負責對於那些已經輸入到計算機的事業單位會計數據進行一定的審覈;軟件操作,主要負責記賬憑證以及原始憑證等會計數據的出入;電算主管,主要負責對會計軟件系統運行工作和計算機運行工作的協調。

 

  三、加強事業單位會計電算化條件下內部控制制度的措施

 

  (一)將思想認識深度以及系統控制制度進行提升和規範

 

  我們必須要對事業單位會計電算化將傳統的會計數據領域、數據處理程序、數據存儲形式以及會計覈算方式進行了改變,並且將會計信息質量進行了提升,這在一定程度上方便和改變了事業單位進行經營決策以及財務分析等,不僅是會計技術和會計理論進一步的完善和發展,同時也對事業單位會計電算化內部控制制度改革進行了促進,成爲了整個會計務實運用以及理論研究根本性的變革,動力就是思想,只有我們在思想方面認識到位,才能夠將事業單位會計電算化的完善、發展以及推論文聯盟整理廣進行存進,對事業單位日常的操作管理控制工作進行完善,操作規程控制以及操作權限控制已經成爲了系統操作控制的主要表現。其中,操作規程控制就是指在系統的操作過程中,我們必須要對一些標準操作的規程進行嚴格的遵循,將注意事項、操作程序以及職責進行明確,從而能夠很好的形成一套事業單位自身會計電算化系統的文件‘所謂的操作權限控制就是指每一個崗位人員僅僅能夠按照所授予權限來對系統進行自己的作業,崗位人員不能夠將權限進行超越從而接觸系統。

 

  (二)建立健全事業單位內部人員崗位的安全控制制度

 

  事業單位想要建立健全適合的職責分工制度和組織機構就必須要對相應崗位職責制度、權限劃分、人員分工以及部門設置等方面進行完善,最爲基本的目標就是進行制度的建立,從而形成一種相互制約、相互牽制的制度,這樣能夠減少和防止舞弊事件發生的機率。在事業單位中,基本的會計崗位主要包括:會計檔案管理、稽覈、會計覈算、出納以及會計主管等等工作崗位,而電算化會計的崗位主要包括:會計軟件系統、維修計算機、操作計算機以及直接管理計算機等崗位。在進行機構的調整過程中,我們必須要將其與組織控制相互結合,從而實現了職權的分離,及時、有效的發現違法行爲和錯誤。與此同時,我們還必須要建立健全職務輪崗制度。

 

  (三)建立健全事業單位會計電算化系統安全控制的制度

 

  自從事業單位進行會計電算化以後,要求事業單位必須要建立起計算機機房,爲計算機的設備創造一個優秀、良好的運行環境,對機器設備進行保護,能夠有效的防止其他的人員進入到計算機房,對數據和程序的安全進行保護。其中,系統維護工作主要包括軟件維護以及硬件維護,系統硬件維護內容包括:對計算機進行定期殺毒、查毒;專機專用,財務操作的工作人員不能夠在財務專用的計算機上面插入外來的光盤、軟盤以及上網;及時的進行計算機故障分析,並且做好相應的記錄;定期進行計算機的檢查工作,並且做好相應的記錄等等。還要對正在使用的計算機財務軟件進行不定期或者定期的維護工作,這樣能夠防患於未然,能夠確保計算機財務軟件進行高校、平穩、安全的運行,並且對計算機財務軟件所存在的不足不間斷的進行修正,更加要對其所選用的計算基礎財務軟件進行及時的更新和升級。

 

  事業單位只有建立起與會計電算化系統相互適應的事業單位內部會計控制制度,才能夠將會計電算化系統的內部控制過程中不斷出現的那些問題進行很好的解決,並且對事業單位的會計電算化工作向更加深入的層次進行發展。

 

  參考文獻:

 

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