摘要:將系統控制理論應用到企業管理中，並利用計算機強大的數據處理能力，通過計算機軟件來實現企業管理的信息化，可以更加準確、實時、科學、可靠地進行企業管理。而且可以快速的進行數據統計分析，對於企業管理工作的改進和效率提高，增強企業競爭力有很大的幫助。
關鍵詞：信息管理；收集制度；內涵與特徵；反饋系統
Information Management System Study
Zheng Likui
(HBIS Co., Ltd. Tangshan,Tangshan 063610,China)
Abstract:The system control theory applied to business management,and use a computer powerful data processing capability,achieved through the computer software business management,information technology,can be more accurate,real-time,scientific,reliable in business can quickly analyze statistical data,business management for the improvement and efficiency,and enhance the competitiveness of enterprises of great help.
Keywords:Information management;Collection system;Content and features;Feedback system
爲了提高管理水平，降低成本，增加效益，公司在信息化基礎薄弱的條件下，開始運用信息技術改造傳統管理模式，以“整體規劃，分步實施，重點突破，務求實效”的指導方針，逐步開展企業信息化建設工作。
一、信息管理系統概述
隨着科學技術特別是信息工程、計算機技術等高科技技術的飛速發展和普及，當今世界已進入到了信息時代。企業和組織要求信息處理的數量越來越大，速度越來超快。爲了讓管理者及時掌握準確、可靠的信息，以及執行之後構成真實的反饋，必須建立一個功能齊全和高效率的信息管理系統。信息管理系統採用以電子計算機爲主要的技術設備，通過自動化通信網絡，與各種信息終端相連接，利用完善的通信網，溝通各方面的聯繫，以保證迅速、準確、及時地收集情況和下達命令。
（一）信息管理系統對信息管理的要求有兩點
1.及時。所謂及時就是信息管理系統要靈敏、迅速地發現和提供管理活動所需要的信息。這裏包括兩個方面:一方面，要及時地發現和收集信息。現代社會的信息紛繁複雜，瞬息萬變，有些信息稍縱即逝，無法追憶。因此信息的管理必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進程和動態，並適時地記錄下己發生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息。信息只有傳輸到需要者手中才能發揮作用，並且具有強烈的時效性。因此，要以最迅速、最有效的手段將有用信息提供給有關部門和人員，使其成爲決策、指揮和控制的依據。
2.準確。信息不僅要求及時，而且必須準確。只有準確的信息，才能使決策者做出正確的判斷。失真以至錯誤的信息，不但不能對管理工作起到指導作用，相反還會導致管理工作的失誤。
爲保證信息準確，首先要求原始信息可靠。只有可靠的原始信息才能加工出準確的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的態度，克服主觀隨意性，對原始材料認真加以覈實，使其能夠準確反映實際情況。其次是保持信息的統一性和唯一性。一個管理系統的各個環節，既相互聯繫又相互制約，反映這些環節活動的信息有着嚴密的相關性。所以，系統中許多信息能夠在不同的管理活動中共同享用，這就要求系統內的信息應具有統一性和唯一性。因此，在加工整理信息時，要注意信息的統一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時造成混亂現象。
（二）建立完善的信息管理制度
沒有完善的信息管理制度，任何先進的方法和手段都不能充分發揮作用。爲了保障信息管理系統的有效運轉，我們必須建立一整套信息管理制度，作爲信息工作的章程和準則，使信息管理規範化。建立完善的信息管理制度主要包括以下幾個方面：
1.建立原始信息收集制度。一切與組織活動有關的信息，都應準確毫無遺漏地收集。爲此，要建立相應的制度，安排專人或設立專門的機構從事原始信息收集的工作。在組織信息管理中，要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵，對那些因不負責任造成信息延誤和失真，或者出於某種目的胡編亂造、提供假數據的人，要給予必要的處罰。
2．規定信息渠道。在信息管理中，要明確規定上下級之間縱向的信息通道，同時也要明確規定同級之間橫向的信息通道。建立必要的制度，明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務，在組織內部進行合理地分工，避免重複採集和收集信息。
3．提高信息的利用率。信息的利用率，一般指有效的信息佔全部原始信息的百分率。這個百分率越高，說明信息工作的成效越大。反之，不僅在人力、物力上造成浪費，還使有用的信息得不到正常的流通。因此，必須加強信息處理機構和提高信息工作人員的業務水平，健全信息管理體系，通過專門的訓練，使信息工作人員具有識別信息的能力。同時，必須重視用科學的定量分析方法，從大量數據中找出規律，提高科學管理水平，使信息充分發揮作用。
4．建立敏感的信息反饋系統。信息反饋是指及時發現計劃和決策執行中的偏差，並且對組織進行有效地控制和調節，如果對執行中出現的偏差反應遲鈍，在造成較大失誤之後才發現，這樣就會給工作帶來損失。因此，組織必須把管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位，嚴格規定監督反饋制度，定期對各種數據、信息作深入地分析，通過多種渠道，建立快速而靈敏的信息反饋系統。
二、企業信息管理系統的內涵與特徵
企業信息管理系統(EIMS)就是運用現代化的管理思想和方法，採用電子計算機、軟件及網絡通訊技術，對企業管理決策過程中的信息進行收集、存儲、加工、分析，以輔助企業日常的業務處理直到決策方案的制定和優選等工作，以及跟蹤、監督、控制、調節整個管理過程的人機系統。
從目前已經大量應用的各種企業信息管理系統來看，其普遍具有以下特性:
1.除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計劃)、OA(辦公自動化)、WFS(工作流系統)外，大多軟件都需要做大量的需求分析，諮詢顧問(多數都是行業內的專家)和企業各級員工在認真總結以往經驗和企業發展要求的基礎上，根據企業實際量身定做或在標準版本的基礎上根據企業實際做大量的修改，所以具有行業專家特性及實際應用特性。
2.多數系統是從企業戰略的角度出發，在全局和總體考慮的前提下設計企業的信息管理系統，是從企業的人員機構管理、產品管理、系統權限管理、銷售管理、採購管理、生產管理、質量管理等系統的角度，考慮戰略的實現性和信息之間的關聯性、制約性的，具有系統性和整體性。
3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業的信息管理系統能夠將各個部門和各位員工的日常工作的關鍵數據，存儲在數據庫中，並能根據人員的權限方便查閱和調用。
4.具有決策的支持性。所有的各種數據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果，並通過報警提醒的方式，使決策者在第一時間得到相關信息。
5.動態特性。由於信息的時效性和關聯性，當系統中某一信息要素髮生變化時，與之相關聯的其他信息均發生變化。同時，由於企業的內部環境和內部要素均在動態發生變化，系統要求也要求能適應這種變化。
三、企業信息管理系統的作用
提到企業信息管理系統，人們就會想到企業資源計劃(ERP)，客戶關係管理(CRM)，供應鏈管理(SCM)，產品壽命週期管理(PLM)，製造執行系統(MES)，產品數據管理(PDM)等管理概念、理論和方法，以及各種各樣品牌的應用解決方案與信息管理系統，如用友ERP、海艾迪C一EMS和M一EMS及SAP信息管理系統等等。這些信息系
統可以減少庫存佔用、降低成本、加快新品上市時間獲得更多收益、整合企業業務流程、提高企業運營效率等。
今天，市場競爭機制正在將信息系統的新的戰略作用帶入人們關心的焦點。透過那些成功地應用了現代信息管理系統的企業，我們看到了一個事實，信息系統能夠影響企業的效益、新的產品、新的市場和獲得。尤其重要的是它可能導致機構結構的改變，促進企業革新，極大地改變機構發展的方向和速度。事實上，信息系統正在承擔着三個重要的戰略作用或目標，即：
（一）參與市場競爭的工具
許多企業正在考慮如何通過應用信息管理系統改善其在本行業中的競爭地位。通常可供企業採納的全面競爭戰略是:
A全面的價格領導地位；B產品的分異作用；C恰當的市場定位
全面的價格領導地位是低價產品生產經營企業所採用的.戰略。通過遠低於競爭對手的經營費用來擴大市場佔有率和增加利潤。藉助信息系統可以有效降低各項主要費用，更好地利用現有資源、壓縮庫存、減少原材料利用中的損耗和浪費，支持這一戰略的實現。
產品分異作用則是基於採取與競爭公司的同類產品不同的服務的戰略，利用信息系統爲客戶提供及時的和有價值的信息服務，幫助他們更好地經營自身，更快地開發新產品，從而及時地和預見性地響應市場發展的新趨勢，提高企業針對快速變化的市場環境的競爭能力。
恰當的市場定位戰略可以指導企業尋找和確定特定的市場。利用價格的領導地位或產品分異作用佔領市場。
總之，採用全面的市場競爭戰略需要得到現代管理技術和計算機技術構成的信息系統的支持，確定企業與競爭者、供應商以及客戶的關係形式，進而達成這一戰略目標的實現。
（二）對企業經營運作機制和結構的影響
企業經營戰略與目標是確定企業內部結構的決定因素，我們稱之爲“結構服從戰略”。事實上，處於市場競爭中的企業，都在經常地調整內部結構以充分支持戰略。信息系統作爲競爭的工具能夠影響戰略，因此必然會影響結構。
每一位企業管理者都會注意到:改變企業的組織和管理方式，能夠極大地影響員工的工作效率、產品質量和生產率，最終影響企業的整體綜合效率、企業的成長和發展方向。特別值得指出的是，它對企業決策、生產經營的計劃和控制，以及通訊的影響極爲顯著。
在工業社會向信息社會發展的時代，外部環境的動盪和複雜性日益增長，要求企業的決策更加正規化和科學化，信息交換更加頻繁，參與決策的人員不斷增加，要求舉行更多會議的壓力同舉行更多會議的阻力的矛盾將更加突出。而信息系統可以幫助人們提高決策的效率和效果，通過系統迅速取得準確的依據，解決分歧，對各種變化作出及時的正確的反應。
制定連續的和靈活的生產經營計劃，以便保持均衡的生產，更是企業目前和今後成敗的關鍵之一。建立在現代生產管理理論基礎上的信息系統，可以幫助生產管理人員做出正確的安排，並對整個過程進行有效地控制。
四、企業信息管理的發展過程
企業是社會生產力發展到一定階段的產物，以系統的觀點來看，它是由若干要素按照一定聯繫結合所構成的開放性的轉換系統，其構成要素包括人、財、物和信息。企業的日常運作及發展，必須以獲取所必需的信息爲前提，而對信息的有效管理及充分開發利用，會提高企業自身的競爭力，進而提高生產效益。
企業中的信息管理應該包括信息收集、加工整理、分析研究、利用等，其目的是保證企業所需信息的可用性。
（一）傳統手工階段
在傳統的手工方式中，信息管理的方式就是使用紙、筆來存儲，以人員接觸和交談來傳遞，用語言、文字來輸入和輸出信息;管理工具無非就是文件夾、資料袋、以及各種標籤、摘要卡片等。此時的企業管理主要面向物流與商流，信息因依附在其中而沒有單獨被企業加以管理，信息管理還沒作爲企業管理重要組成部分。
（二）業務信息管理系統階段
隨着社會化大生產和科學技術特別是信息技術的發展，信息在企業運營中的作用越來越明顯。企業開始不斷地應用信息技術，深入開發和利用信息資源，從最初的財務電算化到辦公自動化，再到信息管理系統以至較複雜的客戶關係管理系統和供應鏈管理系統等，此時信息管理己經成爲企業管理的重要組成部分。這個階段也是企業逐步信息化的過程，企業使用信息技術、網絡技術、自動化技術、通信技術及相應設備，對企業進行多角度的改造，以實現通過信息流來控制物流和能源流，進而通過信息資源開發，如利用OA、CAD、CAM、MIS、MRP、ES等來提高企業的經營管理水平。
（三）信息集成階段
由於在各種信息管理系統開發過程中，並無統一規劃和標準，再加上系統開發對技術的依賴以及其它經濟和人爲因素，以至即使在一個企業內部，採用的信息管理系統也大不相同，比如系統所採用的數據庫從簡單的文件數據庫到複雜的數據庫都有，它們共同構成了企業的異構信息源。儘管這些信息管理系統能分別支持企業的各個業務系統，但企業高層在多數情況下，爲完成一項工作，可能需要訪問分佈在不同信息管理系統中的信息。而這些信息管理系統很明顯難以滿足這種需求。而在現代商業活動中，企業兼併、併購非常普遍的。在這種情況下，兩個企業的信息系統能否實現交互，如何實現也就成了企業信息管理面臨的問題。同時，在現代全球化競爭環境下，無論商務信息如何變化，企業管理層都要能迅速獲取關於商務的任何一方面、任何一層次、任何一個角度的信息。而要解決上述問題，必須在基於企業業務集成的基礎上，通過信息集成實現企業整體各部的信息共享，在這個階段人們開始從企業的整體商務環境出發來整合業務及相關信息系統，如，BPR、ERP、CIMS等。
五、結束語
信息管理系統對企業的發展有着非常重要的作用，這一觀點越來越爲我國企業所認同，企業要發展，要想飛速發展，一套適合自身的、具有前瞻性的信息管理系統是企業的必然選擇。
未來的企業信息管理系統一定會應用得更加廣泛，是企業發展的必然選擇，也註定會爲企業的發展做出更大的貢獻。