談會計電算化形式下的會計覈算和會計稽覈

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談會計電算化形式下的會計覈算和會計稽覈

 

  會計覈算,是指會計憑證、會計賬簿、會計報表和賬務處理流程相互結合的方式,它規定了憑證、賬簿、報表之間的關係,採用適當的會計覈算形式,是提高會計覈算工作質量和效率的重要前提。原手工會計採用的會計覈算形式主要有:記賬憑證覈算形式、彙總記賬憑證覈算形式、科目彙總表覈算形式、多欄式日記賬覈算形式、日記總賬覈算形式和通用日記賬覈算形式等。這些會計覈算形式的共同點主要表現在:①處理環節多,處理內容分散;②處理流程重複,數據覈對工作複雜;③處理週期長,信息傳遞、反饋慢,財務報告的時效性差。會計電算化覈算形式是將現代信息技術應用於會計工作,會計電算化系統實現了從記賬憑證到會計報表編制過程的自動化。提供更爲真實、可靠、及時的會計信息,以滿足投資者等各方的需要。會計軟件公司也提出“讓管理更簡單”爲核心設計理念,面向企業管理需求開發設計,旨在提高管理能力,完善規範業務流程,全面覆蓋企業管理的5大關鍵環節:老闆查詢,財務管理,採購管理,銷售管理,倉存管理於一體的企業管理軟件。

 

  1會計電算化下的會計覈算與手工會計覈算的區別

 

  1.1賬簿本質的變化

 

  賬簿作爲存放經分類彙總的會計數據的載體,是一個承前啓後、不可缺少的橋樑與紐帶,手工會計賬務處理的中心問題就是賬簿問題。賬簿的內容則是賬戶記錄。賬戶就是對會計數據進行分類、歸集而設置的單元。在電算化系統中,會計信息的生成仍然離不開賬戶,但賬戶的存儲載體確是多樣的。實踐已經證明,在磁、電、光等介質保存會計數據的可靠性得以保證的前提下,人們需要的各種覈算資料儘可通過調用這些介質上的數據庫文件並加以顯示。電算化系統中的“賬”是憑證庫文件及相關數據(主要是各會計賬戶的期初餘額數據)自動地、準確無誤地派生出來的。保留了憑證庫文件及相關數據,也就保證了賬簿的存在。在電算化系統中,“賬簿”僅僅是沿襲了傳統會計的概念,其本質是虛擬化的。

 

  1.2記賬過程發生的改變

 

  記賬,是手工會計賬務處理流程的核心環節。從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序。在電算化系統中,記賬過程卻是一個虛過程,因爲並沒有生成實際的賬。這裏所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫文件中審覈通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬後憑證庫文件,表明該記賬憑證已入賬,不允許再對其進行無痕跡修改或作廢、刪除操作。如果有錯誤,只能採用類似於手工會計下的紅字沖銷法,通過輸論文聯盟入“更正憑證”予以糾正。在電算化系統中,平時不登記日記賬、明細賬及總賬,只將記賬憑證保存在一起,在需要時再採用瞬間成賬的做法:根據科目餘額庫文件的期初餘額數據和記賬憑證庫文件的科目發生額數據,當即形成所需的“賬簿”並予以輸出。以前手工記賬漫長的過程現在只需瞬間完成。

 

  1.3對賬環節不復存在

 

  在手工會計中,分類賬分爲總分類賬和明細分類賬。其登記的原則是“平行登記”,即把來源於記賬憑證的信息一方面記入有關總賬賬戶,同時還要記入該總賬所屬的有關明細賬賬戶,並通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽覈來換取數據處理的正確性與可靠性是手工會計覈算形式的一個重要特徵。然而,對賬是設置賬簿的產物。計算機本身是不會發生遺漏、重複及計算錯誤的。只要會計軟件的程序正確且運行正常,賬證、賬賬一定是相符的;只要報表公式定義正確,賬表也一定相符。這樣,就使手工會計下的對賬環節不復存在了。

 

  會計電算化對會計覈算形式的影響是深遠的,會計覈算工作要從所要達到的目標出發,重新構造會計模式,設計出適合計算機處理的,效率更高、數據處理流程更加合理的會計覈算形式,以充分發揮現代信息技術的優勢,進一步滿足會計覈算與管理的需求。

 

  會計覈算電算化後,會計覈算變得快捷的同時,隨着財務工作重心的轉移,除日常的會計覈算業務外,財務人員需要更多地把精力投入到財務管理工作和企業的經營活動中,工作領域和內容的變化要求稽覈工作也隨之變化以適應新的工作要求。會計稽覈是會計機構本身對於會計覈算工作進行的一種自我檢查或審覈工作。建立會計機構內部稽覈制度,其目的在於防止會計覈算工作上的差錯和有關人員的舞弊。通過稽覈,對日常會計覈算工作中出現的疏忽、錯誤等及時加以糾正或者制止,以提高會計覈算工作的質量。會計稽覈是會計工作的重要內容,也是規範會計行爲、提高會計資料質量的重要保證,是企業內部管理進一步完善、不可或缺的組成部分,可有效地避免各種不應有的經濟損失,防範財務風險和經營風險。強化會計稽覈工作,將使會計工作更快地走上正軌,從而有效提升財務管理水平。

 

  2會計電算化下會計稽覈的必要性

 

  (1)通過會計稽覈工作,對日常會計覈算工作中出現的疏忽、錯誤等及時得到糾正或者制止,提高會計覈算工作的質量,有效防止舞弊行爲的發生,是規範會計行爲的有效手段。

 

  (2)會計業務處理是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿,再到報表這樣的流程來展開的,每一步驟都需要會計人員進行收集、整理、記錄、計算,記賬過程更避免不了許多重複轉抄工作,原先的手工操作通常是在重複繁瑣的工作過程中發現問題和糾正問題,而應用會計軟件後,財會人員僅需將數據一次錄入,其他的過程均可由計算機進行處理且瞬間即可完成,這時人們容易忽視了原先操作過程的細節,完全信賴於計算機,以致不能及時發現問題、解決問題。同時,電算化如果程序權限設置不當也爲舞弊提供了條件,且更隱蔽,防範更加困難,那麼針對電算化處理過程進行完整細緻的稽覈是完全必要的。

 

  (3)規範的會計覈算離不開自身的正確稽覈。企業開展財務管理,在財務工作逐步從會計覈算向財務管理轉型的時期,企業的各項財務管理活動進行監督檢查和控制,以提升財務管理水平。所以,強化會計稽覈工作是提升財務管理水平的需要。

 

  3目前會計電算化過程中會計稽覈應注意的問題

 

  (1)稽覈工作本身未受到企業領導應有的重視,稽覈結果和提出問題與建議不被重視,稽覈人員素質、業務水平沒有保證。

 

  (2)內部稽覈的廣度和深度不夠。目前仍有多數企業停留在賬目基礎上的稽覈監督,未將重點轉移到對內部控制制度的制定及執行上,既不利於對經營活動進行事前監督分析,也不利於對經濟效益、內控機制進行有效評估。

 

  (3)稽覈人員自身素質不高,缺乏複合型人才。目前稽覈人員大多來自財務與業務部門,對電腦系統不熟悉,很難適應內部稽覈現代化的要求;有些稽覈人員怕得罪人,工作敷衍了事,這些都影響了內部稽覈工作的正常開展。

 

  (4)現行的稽覈方法、程序大多針對單純的會計覈算業務,而很少涉及對財務管理工作的`稽覈檢查。

 

  4加強企業內部會計覈算和稽覈的措施

 

  (1)培養高素質覈算和稽覈人才,整合隊伍。

 

  (2)通過不同形式提高覈算和稽覈人員的綜合素質。一是採取輪崗方式,提高綜合業務水平;二是加強會計準則知識和業務技能學習,提高覈算和稽覈人員業務能力。

 

  (3)完善企業內控制度,使稽覈工作有法可依,有章可循。對企業現有內控制度進行梳理。首先,完善制度體系,提高可操作性,以規範企業經濟行爲;其次,細化完善企業財務會計制度的操作內容,使會計覈算及財務管理工作有章可循,避免因制度不完善造成的漏洞。

 

  (4)強化稽覈分析與評價工作,提高財務管理水平。財務稽覈是一種手段,目的是爲了有效提升財務管理水平,那麼稽覈工作不能僅僅停留在糾錯上,更重要的是稽覈發現問題的處理,及時糾正會計業務處理錯誤。可以藉助日常的稽覈分析,分析錯誤出現的原因和方式,提醒財務人員應該怎樣處理,不再出現類似錯誤;對於發現的財務管理流程問題,應及時提醒財務管理人員予以解決,以優化流程;同時稽覈部門、人員能夠獲取豐富的關於內部控制狀況和有效性方面信息,從而改進稽覈的程序,使內部稽覈更具有針對性,提高內部稽覈的效用。

 

  中國經濟現在處在快速發展時期,會計人員知識結構的不斷調整,會計管理職能的不斷深化,會計人員的知識更新與補充,不論是對於會計職業的發展,還是對於會計人員個人的發展都日趨迫切,會計人員應通過多種學習途徑,不斷完善自我。會計人員應提高綜合素質:

 

  (1)具有紮實的會計基礎。會計工作專業性比較強,無論單位大小,業務繁簡,其會計工作的基礎都必須要紮實過硬。在會計信息化條件下,經濟管理工作對財務覈算、財務分析和財務信息反饋的依賴性越來越大,會計工作將向更高層次發展。要熟悉基本的賬務處理程序和財產清查方法,熟練編制財務會計報告,熟知各種會計檔案的保管年限等。每個會計人員都必須有高度的責任感和使命感。

 

  (2)對會計人員的知識結構有新的要求。會計電算化要求會計人員的知識結構不能只侷限本專業,而是既要有一定的深度,又要有一定的廣度,特別是電算化條件下,網絡技術的革命帶來企業管理、營銷方式、財務管理的革命,財務軟件向網絡化、管理型發展,迫切需要會計人員掌握必要的網絡和應用軟件知識。

 

  5結語

 

  每個財會計人員要熟練掌握本專業必備的基礎知識、基本方法和基本技能。會善於運用經濟管理及現代管理知識、方法和手段,解決會計工作中的各種問題,對處理各種具體問題要具有較強的應變能力,向多能型方向發展。